Workflow-Objekt: E-Mail senden
Das Objekt "E-Mail" senden kann in einem Workflow dazu verwendet werden, um individuelle E-Mails aus dem erzeugten Vorgang zu senden. Es können vordefinierte Textbausteine in den E-Mails verwendet we…
Das Objekt "E-Mail" senden kann in einem Workflow dazu verwendet werden, um individuelle E-Mails aus dem erzeugten Vorgang zu senden. Es können vordefinierte Textbausteine in den E-Mails verwendet werden, oder man kann eine E-Mail ad-hoc verfassen und aus SmartProcess senden. Wenn ein Textbaustein verwendet wird, können Feldinhalte des Vorgangs in die E-Mail übertragen werden. Das Senden der E-Mail kann automatisch erfolgen oder manuell.
In den Eigenschaften des Objektes sollte immer eine Bezeichnung eingetragen werden, damit andere Personen schon bei Ansicht des Prozessmodells darauf schließen können, welche E-Mail versendet wird.
Konfigurationsoptionen
Option | Beschreibung |
Automatisch ausführen | Soll eine E-Mail automatisch durch den Workflow gesendet werden, muss diese Option aktiviert werden. Eine Automatische Ausführung erfordert auf jeden Fall einen vordefinierten Textbaustein, der dann automatisch gesendet wird. |
Absender | In diesem Feld muss das Absender-Konto für die E-Mail eingetragen werden. Im Standard ist hier das E-Mail-Konto aufgelistet, das bei der Installation von CWA in den Einstellungen vorkonfiguriert und als Standard definiert wurde. Es muss immer ein Absender-Konto angegeben werden! |
Antwort an User-E-Mail | Wenn eine E-Mail-Antwort des Empfängers nicht an die eingestellte Absender-Adresse gesendet werden soll, sondern an die E-Mail-Adresse des Benutzers, der die E-Mail versendet hat, kann diese Option aktiviert werden. Diese Option funktioniert nur, wenn eine E-Mail manuell versendet wird. Bei automatischem Senden wird immer die konfigurierte Absender-Adresse als Antwort-Adresse verwendet. |
Textbaustein | In dieser Auswahlbox werden alle Textbausteine angezeigt, die im Menü Einstellungen unter "E-Mail und Textbausteine" definiert wurden. Ist ein Textbaustein in diesem Feld ausgewählt, wird dieser in der E-Mail automatisch eingefügt. Die Sprache, die für das automatische versenden von Textbausteinen gewählt wird, richtet sich danach, mit welcher Sprache der Benutzer sich das letzte Mal angemeldet hat. |
Senden an Mitglieder der Organisationseinheit | Diese Option muss aktiviert sein, damit die E-Mail an die Benutzer des Organigramm-Objekts gesendet werden kann, das im Feld "Organisationseinheit" ausgewählt wurde. |
Organisationseinheit | In diesem Feld kann ein Organigramm-Objekt ausgewählt werden, deren zugeordnete Benutzer die E-Mail erhalten, sofern die Option "Senden an Mitglieder der Organisationseinheit" aktiviert wurde. |
An > | In diesem Feld können die E-Mail-Empfänger fest mit E-Mail-Adresse eingetragen werden. Mehrere Empfänger können mit einem Semikolon getrennt angegeben werden. |
Empfänger aus Feld im Formular auswählen | In diesem Auswahlfeld werden alle Felder des Hauptformulars aufgelistet. Ein Feld, das hier ausgewählt wird, muss im Vorgang eine E-Mail-Adresse enthalten, damit die E-Mail gesendet werden kann. Benutzer, denen eine E-Mail zugeordnet ist, können auch im Format Nachname, Vorname ausgewählt werden z.B. per Textfeld mit Datenquelle Benutzerverwaltung. Zusätzlich stehen einige festgelegte Empfänger zur Auswahl, wie z. B.: - Der Vorgangsersteller - Der Zuständige für den Vorgang (falls zum Zeitpunkt des E-Mail Versands eine Organisationseinheit / Rolle für den Vorgang verantwortlich ist, erhalten alle Benutzer dieser Organisationseinheit / Rolle die E-Mail) - Die Prozessbeteiligten (falls der Vorgang zu einem Prozess / Dokument verknüpft ist) - Der Prozesseigner / Dokumentenverantwortliche (falls der Vorgang zu einem Prozess / Dokument verknüpft ist) |
Cc > | In diesem Feld können die Cc-E-Mail-Empfänger fest mit E-Mail-Adresse eingetragen werden. Mehrere Empfänger können mit einem Semikolon getrennt angegeben werden. |
Cc-Empfänger aus Feld im Formular auswählen | In diesem Auswahlfeld werden alle Felder des Hauptformulars aufgelistet. Ein Feld, das hier ausgewählt wird, muss im Vorgang eine E-Mail-Adresse enthalten, damit die E-Mail gesendet werden kann. Es reicht nicht, ein Feld auszuwählen in dem nur der Name eines Benutzers steht. |
Bcc > | In diesem Feld können die Bcc-E-Mail-Empfänger fest mit E-Mail-Adresse eingetragen werden. Mehrere Empfänger können mit einem Semikolon getrennt angegeben werden. |
Bcc-Empfänger aus Feld im Formular auswählen | In diesem Auswahlfeld werden alle Felder des Hauptformulars aufgelistet. Ein Feld, das hier ausgewählt wird, muss im Vorgang eine E-Mail-Adresse enthalten, damit die E-Mail gesendet werden kann. Es reicht nicht, ein Feld auszuwählen in dem nur der Name eines Benutzers steht. |
Workflow-Hinweis
Im Feld "Hinweis" können Sie einen Hinweistext eintragen, der unter dem manuell auszuführenden E-Mail-Nachricht-Schritt angezeigt wird.
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