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Workflow-Objekt: E-Mail senden

Das Objekt "E-Mail" senden kann in einem Workflow dazu verwendet werden, um individuelle E-Mails aus dem erzeugten Vorgang zu senden. Es können vordefinierte Textbausteine in den E-Mails verwendet we…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Das Objekt "E-Mail" senden kann in einem Workflow dazu verwendet werden, um individuelle E-Mails aus dem erzeugten Vorgang zu senden. Es können vordefinierte Textbausteine in den E-Mails verwendet werden, oder man kann eine E-Mail ad-hoc verfassen und aus SmartProcess senden. Wenn ein Textbaustein verwendet wird, können Feldinhalte des Vorgangs in die E-Mail übertragen werden. Das Senden der E-Mail kann automatisch erfolgen oder manuell.

In den Eigenschaften des Objektes sollte immer eine Bezeichnung eingetragen werden, damit andere Personen schon bei Ansicht des Prozessmodells darauf schließen können, welche E-Mail versendet wird.

Konfigurationsoptionen

Option

Beschreibung

Automatisch ausführen

Soll eine E-Mail automatisch durch den Workflow gesendet werden, muss diese Option aktiviert werden.

Eine Automatische Ausführung erfordert auf jeden Fall einen vordefinierten Textbaustein, der dann automatisch gesendet wird.

Absender

In diesem Feld muss das Absender-Konto für die E-Mail eingetragen werden. Im Standard ist hier das E-Mail-Konto aufgelistet, das bei der Installation von CWA in den Einstellungen vorkonfiguriert und als Standard definiert wurde.

Es muss immer ein Absender-Konto angegeben werden!

Antwort an User-E-Mail

Wenn eine E-Mail-Antwort des Empfängers nicht an die eingestellte Absender-Adresse gesendet werden soll, sondern an die E-Mail-Adresse des Benutzers, der die E-Mail versendet hat, kann diese Option aktiviert werden.

Diese Option funktioniert nur, wenn eine E-Mail manuell versendet wird. Bei automatischem Senden wird immer die konfigurierte Absender-Adresse als Antwort-Adresse verwendet.

Textbaustein

In dieser Auswahlbox werden alle Textbausteine angezeigt, die im Menü Einstellungen unter "E-Mail und Textbausteine" definiert wurden. Ist ein Textbaustein in diesem Feld ausgewählt, wird dieser in der E-Mail automatisch eingefügt.

Die Sprache, die für das automatische versenden von Textbausteinen gewählt wird, richtet sich danach, mit welcher Sprache der Benutzer sich das letzte Mal angemeldet hat.

Senden an Mitglieder der Organisationseinheit

Diese Option muss aktiviert sein, damit die E-Mail an die Benutzer des Organigramm-Objekts gesendet werden kann, das im Feld "Organisationseinheit" ausgewählt wurde.

Organisationseinheit

In diesem Feld kann ein Organigramm-Objekt ausgewählt werden, deren zugeordnete Benutzer die E-Mail erhalten, sofern die Option "Senden an Mitglieder der Organisationseinheit" aktiviert wurde.

An >

In diesem Feld können die E-Mail-Empfänger fest mit E-Mail-Adresse eingetragen werden. Mehrere Empfänger können mit einem Semikolon getrennt angegeben werden.

Empfänger aus Feld im Formular auswählen

In diesem Auswahlfeld werden alle Felder des Hauptformulars aufgelistet.

Ein Feld, das hier ausgewählt wird, muss im Vorgang eine E-Mail-Adresse enthalten, damit die E-Mail gesendet werden kann.

Benutzer, denen eine E-Mail zugeordnet ist, können auch im Format Nachname, Vorname ausgewählt werden z.B. per Textfeld mit Datenquelle Benutzerverwaltung.
Zusätzlich stehen einige festgelegte Empfänger zur Auswahl, wie z. B.:
- Der Vorgangsersteller
- Der Zuständige für den Vorgang (falls zum Zeitpunkt des E-Mail Versands eine Organisationseinheit / Rolle für den Vorgang verantwortlich ist, erhalten alle Benutzer dieser Organisationseinheit / Rolle die E-Mail)
- Die Prozessbeteiligten (falls der Vorgang zu einem Prozess / Dokument verknüpft ist)
- Der Prozesseigner / Dokumentenverantwortliche (falls der Vorgang zu einem Prozess / Dokument verknüpft ist)

Cc >

In diesem Feld können die Cc-E-Mail-Empfänger fest mit E-Mail-Adresse eingetragen werden. Mehrere Empfänger können mit einem Semikolon getrennt angegeben werden.

Cc-Empfänger aus Feld im Formular auswählen

In diesem Auswahlfeld werden alle Felder des Hauptformulars aufgelistet. Ein Feld, das hier ausgewählt wird, muss im Vorgang eine E-Mail-Adresse enthalten, damit die E-Mail gesendet werden kann.

Es reicht nicht, ein Feld auszuwählen in dem nur der Name eines Benutzers steht.

Bcc >

In diesem Feld können die Bcc-E-Mail-Empfänger fest mit E-Mail-Adresse eingetragen werden. Mehrere Empfänger können mit einem Semikolon getrennt angegeben werden.

Bcc-Empfänger aus Feld im Formular auswählen

In diesem Auswahlfeld werden alle Felder des Hauptformulars aufgelistet. Ein Feld, das hier ausgewählt wird, muss im Vorgang eine E-Mail-Adresse enthalten, damit die E-Mail gesendet werden kann.

Es reicht nicht, ein Feld auszuwählen in dem nur der Name eines Benutzers steht.

Workflow-Hinweis

Im Feld "Hinweis" können Sie einen Hinweistext eintragen, der unter dem manuell auszuführenden E-Mail-Nachricht-Schritt angezeigt wird.

Der Hinweis wird nicht angezeigt, wenn die E-Mail automatisch ausgeführt wird.

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