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Kontakte Import

Importe sollten nur von Benutzern mit sehr guten SmartProcess-Kenntnissen durchgeführt werden! Außerdem sollte jeder Import zunächst mit wenigen Datensätzen getestet werden! In diesem Artikel werden…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle
Importe sollten nur von Benutzern mit sehr guten SmartProcess-Kenntnissen durchgeführt werden!

Außerdem sollte jeder Import zunächst mit wenigen Datensätzen getestet werden!
In diesem Artikel werden die Besonderheiten und Achtungspunkte für den Import von Kontakten beschrieben.

Eine generelle Beschreibung für die Konfiguration eines Datenimports finden Sie im Artikel Import von Daten.

Unterschied Firma & Kontaktperson

Kontakte werden in die beiden Kontaktklassen Firma und Kontaktperson unterteilt. Einer Firma können mehrere Kontaktpersonen zugeordnet werden, aber nicht andersherum. Zudem können Kontaktpersonen ohne Zuordnung zu einer Firma erstellt werden.

Dieser Umstand muss bei der Gestaltung der Importdatei berücksichtigt werden.

  • Entweder werden zuerst in einer Datei alle Firmen importiert und anschließend in einer zweiten Datei die zugehörigen Kontaktpersonen.
  • Oder in einer gemeinsamen Importdatei müssen zunächst alle Firmen aufgelistet werden und darunter die zugehörigen Kontaktpersonen, damit SmartProcess zunächst den Firmenkontakt in der Importdatei findet und erstellt und anschließend dieser erstellten Firma die Kontaktpersonen zuordnen kann.
Wenn eine Firma zu einer übergeordneten Firma zugeordnet werden soll, muss beim Import zunächst die übergeordnete Firma erstellt werden.

Benötigte Spalten

SmartProcess stellt anhand der ausgefüllten Spalten in der Importdatei fest, ob es einen Kontakt als Firma, Kontaktperson mit Firmenzuordnung oder Kontaktperson ohne Firmenzuordnung behandelt.

  • Für das Erstellen oder Bearbeiten einer Firma müssen die Spalten Kontakt-Nr., Kontakttyp und Firma gefüllt sein.
  • Für das Erstellen oder Bearbeiten einer Kontaktperson, die einer Firma zugeordnet wird, müssen die Spalten Kontakt-Nr., Firma und Name gefüllt sein.
  • Für das Erstellen oder Bearbeiten einer Kontaktperson ohne Zuordnung zu einer Firma müssen die Spalten Kontakt-Nr., Kontakttyp und Name gefüllt sein.
Beispielhafter Aufbau einer Importdatei:

Kennung für Duplikate

In der Importmaske kann mit der Checkbox <Duplikate ersetzen> gesteuert werden, wie SmartProcess handeln soll, wenn es beim Datenimport auf Duplikate stößt.

Bei Kontakten (Firma) wird ein Duplikat erkannt, wenn es im System bereits einen Kontakt (Firma) mit identischem Inhalt in dem Feld Kontakt-Nr. gibt.

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