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Benutzer Import

Importe sollten nur von Benutzern mit sehr guten SmartProcess-Kenntnissen durchgeführt werden! Außerdem sollte jeder Import zunächst mit wenigen Datensätzen getestet werden! In diesem Artikel werden…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle
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Importe sollten nur von Benutzern mit sehr guten SmartProcess-Kenntnissen durchgeführt werden!

Außerdem sollte jeder Import zunächst mit wenigen Datensätzen getestet werden!
In diesem Artikel werden die Besonderheiten und Achtungspunkte für den Import von Benutzern beschrieben.

Eine generelle Beschreibung für die Konfiguration eines Datenimports finden Sie im Artikel Import von Daten.

Kennung für Duplikate

In der Importmaske kann mit der Checkbox <Duplikate ersetzen> gesteuert werden, wie SmartProcess handeln soll, wenn es beim Datenimport auf Duplikate stößt.

Bei Benutzern wird ein Duplikat erkannt, wenn es im System bereits einen Benutzer mit identischem Inhalt in dem Feld Benutzername gibt.

Benutzerdetails durch Import aktualisieren

Verwenden Sie die oben genannte Funktion <Duplikate ersetzen>, um die Details eines Benutzers durch einen Import zu verändern oder zu aktualisieren. Durch dieses Vorgehen können Sie z.B. die Zuordnung zu einer Organisationseinheit im Organigramm ändern.
Importieren Sie nur die Daten eines Benutzers, die Sie ändern wollen, um unerwünschte Änderungen an anderen Details zu vermeiden. Wenn Sie Daten aktualisieren, müssen nicht alle Pflichtfelder importiert werden.

Benötigte Spalten

Benutzer mit Login-Möglichkeit

Um einen lokalen Benutzer per Import zu erstellen, der sich anschließend in SmartProcess einloggen kann, werden mindestens folgende Spalten in der Importdatei benötigt:

  • Benutzername
  • Nachname
  • E-Mail
  • Produktlizenz
  • Berechtigungsprofil
  • Eigene Organisationseinheit (Hauptorganisationseinheit) *
  • Benutzer ohne Login-Möglichkeit (mit dem Wert 'Nein')
  • Zugangsdaten an neuen Benutzer senden (nur beim Erstellen neuer Benutzer mit dem Wert 'Ja')
* Die einzutragene Eigene Organisationseinheit (Hauptorganisationseinheit) muss im Organigramm vorhanden und der Name sollte eindeutig sein. Wenn keine eindeutigen Namen für Organisationseinheiten im Organigramm verwendet werden, sollte der gesamte Pfad zum Objekt eingetragen werden (z. B. Geschäftsführung / QM)

Benutzer ohne Login-Möglichkeit

Es können auch Benutzer erstellt werden, die keine Möglichkeit haben sich in SmartProcess anzumelden (z. B. um Qualifikationsprofile für Benutzer zu erstellen, die nicht aktiv in SmartProcess arbeiten sollen).

Um Benutzer ohne Login-Möglichkeit per Import zu erstellen, werden mindestens folgende Spalten in der Importdatei benötigt:

  • Nachname
  • Benutzer ohne Login-Möglichkeit (mit dem Wert 'Ja')

Benutzerimport bei AD-Anbindung

Wenn SmartProcess an ein Active Directory angebunden wurde, ist die Voraussetzung für einen manuellen Import, dass die Benutzer nicht automatisch aus dem Active Directory importiert werden.

Ist diese Voraussetzung erfüllt, werden mindestens folgende Spalten in der Importdatei benötigt, um einen Benutzer mit Anbindung zum Active Directory zu erstellen:

  • Benutzername (Muss für eine erfolgreiche Synchronisierung dem Benutzernamen im Active Directory entsprechen)
  • Produktlizenz
  • Berechtigungsprofil
  • Eigene Organisationseinheit (Hauptorganisationseinheit) *

Importvorlagen

Die hier angebotenen Importvorlagen sind für SmartProcess ab der Version 22.3 ausgelegt.

Importvorlage für lokale Benutzer mit Login-Möglichkeit

import-benutzer-mit-login-template.xlsx

Importvorlage für lokale Benutzer ohne Login-Möglichkeit

import-benutzer-ohne-login-template.xlsx

Importvorlage für Benutzer mit AD-Anbindung

import-benutzer-mit-ad-anbindung-template.xlsx

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