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Risikomanagement
Mit der Standard-Anwendung Risiko können Sie Ihre Unternehmensrisiken zentral erfassen, in regelmäßigen Abständen überprüfen und bewerten sowie bei Bedarf Maßnahmen zur Risikobehandlung einleiten. De…
Mit der Standard-Anwendung Risiko können Sie Ihre Unternehmensrisiken zentral erfassen, in regelmäßigen Abständen überprüfen und bewerten sowie bei Bedarf Maßnahmen zur Risikobehandlung einleiten.
Die Abfolge der Workflow-Schritte und die Formulare (Eingabemasken) können im Menü Prozesse jedoch auch flexibel an die individuellen Unternehmensanforderungen angepasst werden.
Ablauf des Risikoworkflows
Erstellen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten einen neuen Risiko-Vorgang zu erstellen:
- Über das Startseitenfenster Meine Anwendungen -> Risiko -> Neu erstellen
- Über das Menü Vorgänge -> Neu erstellen -> Risiko
- Über das Menü Risiko -> Neu erstellen
Sollten Sie den Menüpunkt auch dort nicht finden, fehlt Ihnen die Berechtigung neue Risiken zu erstellen.
Wenn ein neuer Risikovorgang erstellt wird, öffnet sich zunächst das Hauptformular, in dem die Stammdaten eingetragen werden. Die entscheidenden Felder für den weiteren Ablauf des Risikos sind dabei:
- Risikoeigner -> Mit einem Klick auf die Lupe kann ein Benutzer aus SmartProcess ausgewählt werden. An diesen Benutzer wird der Risikovorgang nach der Erstellung weitergeleitet.
- Überprüfungsintervall -> Nachdem der Risikoeigner die erste Risikobewertung durchgeführt hat, wird er in dem angegebenen Intervall per E-Mail von SmartProcess daran erinnert die zuletzt getätigte Bewertung zu überprüfen. Im Beispiel wird der Risikoeigner also jede Woche um eine Prüfung der Bewertung gebeten.
- Erinnerung vor Fälligkeit + Einheit -> Mit dieser Auswahl kann gesteuert werden, wie viele Tage/Wochen/Monate vor Ablauf des nächsten Fälligkeitstermins der Risikoeigner an die Überprüfung des Risikos erinnert werden soll. Es wird neben einem Fälligkeitstermin also auch ein Erinnerungstermin von SmartProcess berechnet.
- Erstbewertung sofort durchführen + Datum -> Diese Auswahl ist lediglich für den Zeitraum direkt nach der Erstellung des Risikos relevant. Bei der Auswahl Ja wird sofort die nächste Aktivität Risiko bewerten sofort nach Risikoerstellung angesteuert. Bei der Auswahl Nein wartet der Workflow im Status "Warten auf Termin für Erstbewertung" und stellt die Aktivität Risiko bewerten erst bei Erreichen des angegebenen Datums zur Verfügung.
Die weiteren Felder eignen sich bei späteren Auswertungen zur Filterung (Bereich) oder dienen zur Beschreibung des Risikos (Beschreibung & Ursache).
Risiko bewerten
Nach der Erstellung und Weiterleitung besteht die erste Aufgabe des Risikoeigners darin das Risiko erstmalig zu bewerten. Beim Klick auf die Aufgabe 'Risiko bewerten' sind folgende Eingaben möglich:
- Auswirkung -> Dies ist der 1. Teil der Risikobewertung. Die Auswirkung beschreibt in 5 Bewertungsstufen, wie gravierend die negativen Folgen für das Unternehmen wären, wenn das Risiko eintritt.
- Eintrittswahrscheinlichkeit -> Dies ist der 2. Teil der Risikobewertung. Die Eintrittswahrscheinlichkeit beschreibt in 5 Bewertungsstufen, wie wahrscheinlich es zum Zeitpunkt der Bewertung ist, dass das Risiko eintreten wird.
- Risikoprioritätszahl (RPZ) -> Aus dem Produkt von Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit wird die RPZ berechnet. Diese Zahl ermöglicht auf dem ersten Blick eine Vergleichbarkeit, wie akut die Bedrohung des Unternehmens durch verschiedene Risiken ist.
- Risikoklasse -> Anhand der Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit wird von SmartProcess automatisch eine Risikoklasse ermittelt. Diese wirkt sich vor allem im Reporting bei der Risiko-Matrix aus (siehe Abschnitt zur Auswertung)
- Finanzielle Auswirkung (EUR) -> Wenn möglich oder notwendig kann hier der mögliche finanzielle Schaden bei Eintritt des Risikos erfasst werden.
- Zeitpunkt der Bewertung -> Ob die Bewertung vor oder nach der Durchführung von Maßnahmen erfasst wurde, gibt Aufschluss darüber, wie dringend Handlungsbedarf bezüglich des Risikos besteht. So kann z. B. eine schlechte Bewertung dadurch etwas relativiert werden, dass sie vor Maßnahmen zu Reduzierung des Risikos stattfand.
- Maßnahmen erforderlich? -> Hier können Sie auswählen, ob anhand der aktuellen Bewertung Maßnahmen erforderlich sind.
- Bei Nein ist der nächste Schritt die Aufgabe 'Risiko überprüfen' (siehe unten)
- Bei Ja wird als nächster Schritt der Maßnahmenworkflow angesteuert. Bei einer zu schlechten Risikobewertung können Sie damit einem Benutzer Aufgaben zuteilen, um das Risiko zu behandeln. Nach Erstellung der Maßnahme ist die nächste Aufgabe beim Risikovorgang dann ebenfalls 'Risiko überprüfen'. Währenddessen kann die Maßnahme unabhängig vom Risiko von einem anderen Benutzer bearbeitet werden
In dem Bereich 'Anzeige der vorherigen Bewertung' werden die zuletzt erfassten Risikowerte dargestellt, sofern schon mal eine Bewertung stattgefunden hat.
Risiko überprüfen
Nach der ersten Bewertung wird anhand des Überprüfungsintervalls ein Termin berechnet, an dem der Risikoeigner automatisch per E-Mail an die Überprüfung des Risikos erinnert wird (im Beispiel aus diesem Hilfe-Artikel also eine Woche nach der Erstbewertung).
Damit kann bei Bedarf flexibel auf veränderte Gegebenheiten reagiert werden, die eine Überprüfung und Neubewertung des Risikos schon vor dem regelmäßigen Intervall erfordern.
Sofern ein solch akuter Fall nicht vorliegt, kann die Aufgabe allerdings ignoriert werden, bis der nächste Überprüfungs-Turnus ansteht.
Wenn der Risikovorgang geöffnet wird, kann die Aufgabe 'Risiko überprüfen' mit folgenden Eingaben durchgeführt werden:
- Neubewertung erforderlich?
- Wählen Sie Ja, wenn die aktuelle Bewertung überarbeitet werden muss. In dem Fall wird erneut die Aufgabe 'Risiko bewerten' angesteuert und durchlaufen (siehe oben).
- Wählen Sie Nein, wenn die aktuelle Bewertung nicht überarbeitet werden muss. In dem Fall wird die Aufgabe 'Risiko bewerten' nicht erneut angesteuert und es taucht zusätzlich das Feld 'Maßnahmen erforderlich?' auf.
- Maßnahme erforderlich?
- Wählen Sie Ja, wenn zwar keine neue Bewertung erforderlich ist, aber anhand der aktuellen Bewertung nun doch Maßnahmen eingeleitet werden sollen.
- Wählen Sie Nein, wenn die aktuelle Risikobewertung in Ordnung ist und keine Maßnahmen erforderlich sind.
Nach der Aufgabe 'Risiko überprüfen' kann also entweder eine Neubewertung des Risikos, das Erstellen einer Maßnahme oder keine weitere Aktivität durchgeführt werden.
Unabhängig von den initiierten Tätigkeiten wird der Vorgang letztendlich wieder vor der Aufgabe 'Risiko überprüfen' landen und den Risikoeigner zum festgelegten Termin an die nächste fällige Überprüfung erinnern.
- In Überwachung (Grün) -> Die nächste Überprüfung steht noch nicht an. Es wird gewartet bis der Termin des Feldes "Erinnerung am" erreicht wurde
- Überprüfung erforderlich (Orange) -> Der Erinnerungstermin wurde bereits erreicht und der Risikoeigner erstmalig benachrichtigt. Der Fälligkeitstermin ist aber noch nicht erreicht.
- Überprüfung fällig (Rot) -> Der Fälligkeitstermin wurde erreicht und der Risikoeigner das zweite Mal benachrichtigt.
Auswertung
Risiko Matrix
Mit der Installation des Moduls Risikomanagement wird Ihnen auch der gespeicherte Report Risiko-Matrix zur Verfügung gestellt.
In der dargestellten 5x5 Matrix werden alle Risikovorgänge anhand ihrer letzten Bewertung von Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit in ein Quadrat eingeordnet. Die Zahl in dem Quadrat spiegelt die Anzahl der Risiken wider, die in dem entsprechenden Bereich einzuordnen sind.
Im Screenshot sind z. B. 2 Risiken aktuell mit einer Auswirkung von 3 und Eintrittswahrscheinlichkeit von 1 bewertet.
Mit dem Button 'Zur Listenansicht' lassen sich mehr Details, wie die Namen und die RPZ der Risiken einsehen.
Entwicklung von Risiken im Zeitverlauf
Dadurch, dass die Aufgabe 'Risiko bewerten' häufiger durchgeführt werden kann, ist es möglich die Entwicklung von Kennziffern, wie der RPZ, im Zeitverlauf zu verfolgen.
Folgende Reportkonfiguration stellt z. B. die RPZ pro Jahr von dem Risiko 'Gesetzesänderungen' grafisch dar.
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