Prozesse ex- und importieren

Prozessgruppen und Prozesse inklusive mitgeltender Dokumente können von einer SmartProcess-Installation in andere SmartProcess-Installationen ex- und wieder importiert werden.

Exportieren

Um einen Prozess zu exportieren, öffnen sie ihn im Prozess-Explorer. Anschließend wählen Sie im Navigationsbereichs den Pfad Import/Export -> Export -> SmartProcess.

Importieren

Wenn Sie einen zuvor exportierten Prozess wieder importieren möchten, wählen Sie im Navigationsbereich den Pfad Import/Export -> Import -> SmartProcess.

Je nachdem, ob im Zielsystem die automatische Dokumentennummerierung aktiviert ist oder nicht, werden werden die in den Prozessen enthaltenden Dokumente unterschiedlich behandelt:

• Automatische Dokumentennummerierung aktiv: Mitgeltende Dokumente erhalten eine neue automatische Dokumentennummer
• Automatische Dokumentennummerierung deaktiviert: Mitgeltende Dokumente behalten die Dokumentennummer aus dem Ursprungssystem

Klicken Sie auf <Durchsuchen> und wählen Sie die Datei von Ihrem Laufwerk aus, die Sie importieren möchten. Danach klicken Sie auf <Importieren>.

Der Prozess ist nun importiert und befindet sich im Status Nicht veröffentlicht.

Wichtige Hinweise zum Import von Prozessen

Während eines Exports und Imports gehen die Verlinkungen von Prozesselementen zum Organigramm verloren. Wird ein Prozess exportiert und importiert ist daher folgendes zu beachten:

• Die Zuordnung von Objekten aus dem Organigramm (Rollen, Organisationseinheiten, Gruppen, etc.) muss in den Swimlanes neu definiert bzw. aktualisiert werden.
• Gab es eine Zuordnung von Prozessbeteiligten so müssen diese neu zugeordnet bzw. aktualisiert werden.
• Der Prozesseigner sowie der Prozessmanager müssen neu gesetzt werden.
• Sofern der Prozess angrenzende Prozesse enthält müssen diese neu verlinkt werden.
• Katalogverknüpfungen für Begriffe und Abkürzungen oder Normen und Anforderungen und Bilder müssen erneuert werden.
• Dokumentenanwender müssen neu gesetzt werden.
• Der Prozess muss neu veröffentlicht werden.
• Nach Möglichkeit sollte man auf das Wiederverwenden von Prozessen als Aktivität verzichten. Da man ggf. diese vor dem Export/Import löschen und nach dem Import neu setzten muss