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Vorgangsimport

Importe sollten nur von Benutzern mit sehr guten SmartProcess-Kenntnissen durchgeführt werden! Außerdem sollte jeder Import zunächst mit wenigen Datensätzen getestet werden! In diesem Artikel werden…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle
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Importe sollten nur von Benutzern mit sehr guten SmartProcess-Kenntnissen durchgeführt werden!

Außerdem sollte jeder Import zunächst mit wenigen Datensätzen getestet werden!
In diesem Artikel werden die Besonderheiten und Achtungspunkte für den Import von Vorgängen und Aktivitäten beschrieben.

Eine generelle Beschreibung für die Konfiguration eines Datenimports finden Sie im Artikel Import von Daten.

Auswahl der Vorgangsart

Mit dem Vorgangsimport können Vorgänge oder Aktivitäten erstellt und deren Formularfelder direkt mit den gewünschten Werten befüllt werden. Alternativ kann der Import genutzt werden, um Werte in Formularfeldern von bestehenden Vorgängen oder Aktivitäten zu ändern.

Auch Daten in Feldgruppen von Vorgängen lassen sich per Import erstellen / verändern. Eine Feldgruppe wird bei der Auswahl der Vorgangsart als untergeordnetes Element angezeigt (so wie eine Aktivität des Vorgangs).

Hierzu wird zunächst ausgewählt, für welche Vorgangsart bzw. welche Aktivitätsart Daten importiert werden sollen.

Der Vorgangsimport wird hauptsächlich für die Übernahme von Altdaten aus anderen Systemen in SmartProcess genutzt.

Er können aber auch fehlende oder falsche Daten von bestehenden Vorgängen verändert werden.

Benötigte Spalten

Die benötigten Spalten in der Importdatei unterscheiden sich, je nachdem ob mit dem Import neue Vorgänge / Aktivitäten erstellt werden sollen oder ob Felddaten bestehender Vorgänge / Aktivitäten verändert werden sollen.

  • Zum Erstellen neuer Vorgänge wird keine bestimmte Spalte benötigt.
  • Zum Erstellen neuer Aktivitäten bzw. Feldgruppeneinträge wird die Spalte Übergeordneter Vorgang (Vorgangsnummer) benötigt, damit die Aktivitäten bzw. die Feldgruppeneinträge dem gewünschten übergeordneten Vorgang zugeordnet werden.
Unabhängig von den benötigten Spalten ist es natürlich sinnvoll für jedes Formularfeld des Vorgangs / der Aktivität (vor allem für die Pflichtfelder) eine Spalte in der Importdatei bereitzustellen und zu füllen, damit sich nach dem Import auch Daten in den Formularfeldern befinden.
Darüber hinaus sollten vor der Durchführung des Imports zur Erstellung von Vorgängen die Hinweise des Abschnitts Prozessmodell für Vorgangserstellung per Import vorbereiten beachtet werden.
  • Zum Ändern der Daten von Vorgängen oder Aktivitäten per Import kommt es darauf an, welche Information SmartProcess nutzt, um einen Vorgang oder eine Aktivität als Duplikat zu erkennen (siehe folgender Abschnitt).

Kennung für Duplikate

In der Importmaske kann mit einer Radiobutton-Auswahl bestimmt werden, ob SmartProcess Bestehende Datensätze aktualisieren soll, wenn es beim Datenimport auf Duplikate stößt.

Beim Vorgangsimport gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, wie SmartProcess Duplikate von Vorgängen bzw. Aktivitäten feststellt.

  1. Vorgangsnummer - Wenn es nicht anders konfiguriert wurde, nutzt SmartProcess zur Feststellung eines Duplikats die Vorgangsnummer. In dem Fall wird zum Aktualisieren von Formulardaten bestehender Vorgänge bzw. Aktivitäten die Spalte Vorgangsnummer benötigt.
Beispiel:
Zur Veränderung der Daten des Audits Nr. 12345 muss in der Importdatei also die Spalte Vorgangsnummer existieren und in einer Zeile den Wert 12345 enthalten.
  1. Eindeutig gekennzeichnete Formularfelder - Bei der Gestaltung des Formulars im Formulardesigner, kann in den Eigenschaften eines Felds festgelegt werden, ob dieses 'Eindeutig (für Import)' sein soll. Wenn diese Option bei mindestens einem Feld aktiviert wurde, wird statt der Vorgangsnummer der Wert in diesem Feld als Kennung für Duplikate herangezogen.
Beispiel:
- Im Formulardesigner des Audit-Workflows wurde das Feld 'Prozess' als eindeutig für den Import gekennzeichnet, damit durch einen Import nicht zusätzliche Audit-Vorgänge für ein und denselben Prozess angelegt werden.
- Wenn in der Importdatei in der Spalte Prozess nun z. B. der Wert 'Angebotserstellung' steht, wird der Eintrag als Duplikat erkannt, sofern es in SmartProcess schon einen Audit-Vorgang mit dem Wert 'Angebotserstellung' im Prozess-Feld gibt.

Prozessmodell für Vorgangserstellung per Import vorbereiten

Jeder Vorgang in SmartProcess benötigt eine Zuständigkeit und einen Status. Wenn Vorgänge per Import erstellt werden, müssen diese beiden Informationen ebenfalls bestimmt werden.

Dabei wird empfohlen diese Informationen nicht in der Importdatei als Spalte aufzuführen, sondern das Prozessmodell des Workflows vor dem Import so anzupassen, dass der Vorgang einerseits automatisch an die gewünschte Organisationseinheit weitergeleitet und anschließend in den gewünschten Status übergeben wird.

Wenn z. B. per Import erstellte Audits der Organisationseinheit QM zugeordnet und sich anschließend im Status 'Audit geplant' befinden sollen, könnte das folgendermaßen aussehen.

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