Skip to main content
Inhaltsverzeichnis

Gültigkeit

Für Prozesse kann entweder manuell oder im Rahmen einer Veröffentlichung mit oder ohne den Freigabe-Workflow ein Gültigkeitszeitraum festgelegt werden. Die Beschreibungen in diesem Artikel gelten gle…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Für Prozesse kann entweder manuell oder im Rahmen einer Veröffentlichung mit oder ohne den Freigabe-Workflow ein Gültigkeitszeitraum festgelegt werden.

Die Beschreibungen in diesem Artikel gelten gleichermaßen auch für Dokumente.

Anzeige und Bedeutung

Die aktuelle Gültigkeit eines Prozesses lässt sich in der Liste Details unterhalb des Prozessmodells einsehen.

In den Einstellungen für das Prozessmanagement kann festgelegt werden, dass die Gültigkeitsdaten für Benutzer mit einer Viewer-Lizenz nicht angezeigt werden sollen.

Die Gültigkeit wird in der Anwendung genutzt, um den Prozesseigner (bei Dokumenten dem Dokumentenverantwortlichen) nach einem festgelegten Zeitraum eine Erinnerungsmail zu senden und damit die regelmäßige Prüfung der Prozesse auf Aktualität sicherzustellen.

Reagieren der Prozesseigner nicht auf die Erinnerung und die Gültigkeit eines veröffentlichen Prozesses läuft ab, bleibt dieser dennoch veröffentlicht.
Über das Reporting kann nach Prozessen mit dem Status "Gültigkeit überschritten" gefiltert werden.

Nach der Erinnerung hat der Prozesseigner verschiedene Möglichkeiten:

  1. Sind Änderungen am Prozess notwendig, werden diese durchgeführt und der geänderte Prozess mit einem neuen Freigabe-Workflow veröffentlicht.
  2. Sind keine Änderungen notwendig, kann die Gültigkeit manuell verlängert werden. Dies wird im Folgenden beschrieben.

Gültigkeit manuell verlängern

Vor Ablauf

Neben der Anzeige der momentanen Gültigkeit befindet der Button <Details>, über den die Historie der bisherigen Gültigkeitszeiträume eingesehen werden kann.

Im oberen Bereich des Fensters kann bei veröffentlichten Prozessen ein neuer Gültigkeitszeitraum eingetragen werden. Bei Änderung der Felder "Gültig ab" und "Gültig bis" erscheint ein verpflichtendes Kommentarfeld. Wird lediglich die Erinnerungsfunktion bearbeitet ist kein Kommentar erforderlich. Über <Speichern und Schließen> ist die Gültigkeit bis zum angegeben Datum verlängert und der Eintrag wird in der Historie vermerkt.

Nach Ablauf

Wenn die Gültigkeit des Prozesses bereits abgelaufen ist, wird Benutzern mit Bearbeitungsrechten für den Prozess oberhalb des Prozessmodels ein Banner angezeigt, das auf die abgelaufene Gültigkeit hinweist und dem Anwender mit dem Button Gültigkeit verlängern eine direkte Verlinkung zum Fenster der Gültigkeitshistorie anbietet.

Anzeige der aktuell gültigen Version für Viewer

Es gibt die Möglichkeit den Wert "Gültig ab" von veröffentlichten Prozessen auf ein Datum in der Zukunft zu setzen, um Versionen, die erst demnächst gültig werden, bereits im Vorwege bereitstellen zu können.

Anhand der Gültigkeitsdaten aller veröffentlichten Versionen ermittelt SmartProcess automatisch, welche Version des Prozesses einem Viewer (Benutzer ohne Bearbeitungsrechte für den Prozess) initial angezeigt wird:

  • Wenn die aktuellste veröffentlichte Version des Prozesses anhand von "Gültig ab" und "Gültig bis" momentan gültig ist, wird dem Viewer initial diese Version angezeigt.

  • Wird die aktuellste veröffentlichte Version allerdings erst in der Zukunft gültig, durchsucht SmartProcess die vergangenen veröffentlichten Versionen und zeigt dem Viewer initial diejenige an, die anhand von "Gültig ab" und "Gültig bis" momentan gültig ist.
    Zusätzlich wird dem Viewer oberhalb des Prozessmodells ein Banner angezeigt, das darauf hinweist, dass es eine neuere Version gibt, die in Zukunft gültig wird. Über einen in dem Banner platzierten Link kann der Viewer sich diese demnächst gültig werdende Version bei Bedarf bereits ansehen.
Beispiel für die Anzeige zukünftig gültiger Versionen
- Heute ist der 22.11.2024
- Die aktuellste Veröffentlichung eines Prozesses ist Version 3.00. Diese Version hat eine Gültigkeit von 01.01.2025 bis 31.12.2026 - Sie wird also erst in der Zukunft gültig.
- Die zuvor veröffentliche Version 2.00 hat eine Gültigkeit von 01.01.2023 bis 31.12.2024 - Sie ist also aktuell gültig.
- Dem Viewer wird beim Öffnen des Prozesses nun initial Version 2.00 angezeigt mit einem Hinweisbanner, dass die Version 3.00 ab dem 01.01.2025 gültig wird.
Benutzern mit Bearbeitungsrechten für einen Prozess wird unabhängig von der Gültigkeit initial immer die aktuellste verfügbare Version angezeigt. Mit einem Klick auf den Button Vieweransicht im Anwendungskopf von SmartProcess kann der Benutzer mit Bearbeitungsrechten die Ansicht des Viewers bei Bedarf prüfen.

War der Artikel hilfreich?

Veröffentlichung von Prozessen / Dokumenten

Lese- und Bearbeitungsrechte

Kontakt