Version 22.3 - Release Notes

Berechtigungen

Prozesse / Dokumente

• Ein Symbol über der Aufgabe im Prozessmodell zeigt nun an, wenn innerhalb der Aufgabe manuell weitere Prozessbeteiligte hinzugefügt wurden (so wie es bisher schon bei Artefakten der Fall ist).

• Mit den Funktionen 'Schieber' und 'Magnet' können im Prozessdesigner mehrere Objekte ausgehend von einem ausgewählten Punkt gleichzeitig verschoben werden, um einen variablen Platz im Prozessmodell einzufügen.

• Wird eine Swimlane während der Prozessmodellierung vergrößert oder verkleinert, werden direkt daran angrenzende Swimlanes mit verschoben, um das Überlappen unterschiedlicher Swimlanes zu verhindern.

• Die Nummerierung von Aktivitäten im Prozessmodell wurde verbessert - Der Klick auf den Button <Nr.> im Prozessdesigner aktiviert nun einen Nummerierungsmodus, in dem die modellierten Aufgaben und Sub-Prozesse per Drag & Drop verschoben werden können, um ihnen eine Nummer zuzuordnen. Die bisherigen Möglichkeiten zur manuellen Nummerierung außerhalb des Prozessdesigners bleiben erhalten.

• Mit dem Button <Benutzerdefinierte Felder sortieren> kann nun die Reihenfolge der Anzeige von benutzerdefinierten Feldern angepasst werden.

• Bei einer manuellen Veröffentlichung ohne Freigabe-Workflow können Prüfer und Freigebende aus der letzten veröffentlichten Version übernommen werden.

• Bei einer manuellen Veröffentlichung ohne Freigabe-Workflow können Prüfer und Freigebende aus der Benutzerverwaltung ausgewählt werden.

• Das Auswahlfeld 'Schulungsrelevant' wird in den Details von Prozessen und Dokumenten nur noch angezeigt, wenn auch das Modul Qualifikationsmanagement genutzt wird.

• Für im Prozessmodell verwendete Gateways stehen nun Platzhalter zur Verfügung, um diese in der Prozessbeschreibung mit auszugeben.

• Im Inhaltsbereich des Menüs Dokumente stehen nun die Spalten Gültig ab, Gültig bis und Gültigkeit überschritten als Spalten für die Listenansicht zur Verfügung.

• Bei der Erstellung eines Dokuments mit einer .docx- oder .doc-Datei als Anlage kann nun entschieden werden, ob diese Datei als Textdatei oder als PDF veröffentlicht werden soll.

• Beim Import von Metadaten zu einem Dokument können nun auch Organisationseinheiten und Rollen als Dokumenten-Anwender per Import hinzufügen.

• Beim Erstellen neuer Objekte im Organigramm werden nur noch die drei Objekte Organisationseinheit, Rolle und Person angeboten. Die Auswahl eines Typs für das Objekt Organisationseinheit (z. B. Gruppe, Firma) erfolgt anschließend in den Eigenschaften der Organisationseinheit.

• In den Eigenschaften von Organisationseinheiten und Rollen gibt es einen neuen Reiter 'Prozesse und Dokumente'. In der dortigen Tabelle 'Anwender von' wird aufgelistet, bei welchen Prozessen diese Organisationseinheit / Rolle als Prozessbeteiligter und bei welchen Dokumenten als Dokumenten-Anwender eingetragen wurde.

Vorgangsbearbeitung

• Im Menü der einzelnen Workflow-Anwendungen ist jetzt eine neue Liste "Geschlossene" verfügbar. Im Menü Maßnahme werden in dieser Liste z. B. alle abgeschlossenen Maßnahmen angezeigt, auf die der angemeldete Benutzer Leserechte besitzt.

• Wenn man einen geschlossenen Vorgang wieder eröffnet, wird der Workflow jetzt erst nach einem zusätzlichen manuellem Speichern der Vorgangsdetails wieder gestartet, so dass man den Vorgang editieren kann, bevor ggf. automatisierte Workflow-Schritte ausgeführt werden.

• Wenn die Workflow-Schritte Vorgang weiterleiten oder E-Mail senden manuell im Vorgangsfenster ausgeführt werden, wird nun ein Symbol im Aufgabenlink angezeigt, um diese Aktionen optisch besser von normalen Aktivitäten zu unterscheiden. Bei E-Mails wird zusätzlich statt dem bisherigen Standardtext 'Nachricht erstellen' der Name der Aktivität im Prozessmodell angezeigt.

• Beim Versand von Ad-hoc E-Mails aus dem Vorgangsfenster werden Kontakte oder Benutzer nun über die Buttons <An> und <Cc> ausgewählt, statt über das Lupensymbol.

• Die Fehlermeldung bei Eingabefehlern in Formularen wird nun direkt unterhalb des betroffenen Felds angezeigt (Dies gilt neben Workflow-Formularen auch für alle weiteren Menüs). Bei Workflow-Formularen wird zusätzlich in einem Banner zusammengefasst, welche Eingabefehler getätigt wurden.

• In Formularen wurde die Bedienung von Datumsfeldern mit Uhrzeit optimiert. Das Datum und die zugehörige Uhrzeit werden nun in zwei getrennten Feldern eingetragen.

• In Dropdown-Listen mit Einfachauswahl ist es nun möglich, die Listeneinträge durch Tastatureingabe zu filtern (Dies gilt neben Workflow-Formularen auch für nahezu alle weiteren Menüs, in denen Dropdown-Listen vorkommen).

Workflowmodellierung

• Formulardesigner - Wenn eine Checkbox in den Feldeigenschaften als Pflichtfeld konfiguriert wurde, muss diese Checkbox vor dem Speichern des Formulars nun aktiviert werden.

• Formulardesigner - Mit der neuen Funktion Validierung in den allgemeinen Feldeigenschaften können Bedingungen definiert werden, die zutreffen müssen, damit sich das Formular speichern lässt (z. B. dass ein Enddatum nicht vor dem Startdatum liegen darf oder dass ein Feld unter bestimmten Bedingungen ausgefüllt werden muss)

• Formulardesigner - In den Eigenschaften eines Feldes kann nun ein Eingabehinweis eingetragen werden, der dem Anwender beim Ausfüllen des Formulars direkt unterhalb des Feldes angezeigt wird.

• Formulardesigner - Im Bereich der verfügbaren Felder gibt es den neuen Feldtyp "Datenquelle für Prozesse und Dokumente". Hiermit können von jedem Objekt, das sich im Reporting für Prozesse und Dokumente auswerten lässt, die Informationen als Felder in das Workflow-Formular eingebaut werden, um z. B. einen Prozess, Dokument oder IT-System wie aus einem Katalog auszuwählen.

• Formulardesigner - Mit der Funktion 'Sichtbarkeit genau wie Feld' können Freitextfelder zusammen mit einem anderen Feld oder einer Feldgruppe ein-/ausgeblendet werden.

• Formulardesigner - Für Katalogfelder gibt es nun die Feldeigenschaft 'Neue Aktivität aus Katalog erstellen'. Damit kann bestimmt werden, ob die Anwender neue Aktivitäten durch die Auswahl mehrerer Katalogeinträge auf einmal erstellen können sollen oder nicht (Bsp. Auditfragen beim Audit)

• Formulardesigner - Im Arbeitsbereich des Formulardesigners werden nur noch freie Bereiche mit einem gestrichelten Rahmen gekennzeichnet. Wenn in einem Bereich bereits ein Feld platziert wurde, entfällt der gestrichelte Rahmen.

• Formulardesigner - Felder im Bereich "Unsichtbarer Felder" lassen sich über das Kontextmenü (Rechtsklick) nun auch direkt löschen.

• Der Workflow-Hinweis für Aktivitäten, Weiterleitungen und Verzweigungen kann nun mit einem HTML-Editor formatiert werden.

• Im Menü Vorgänge und auf der Startseite im Element 'Meine Anwendungen' kann über den neuen Button <Workflows konfigurieren> in die Konfiguration aktiver Workflows gewechselt oder ein neue Workflow erstellt werden.

• Das Design des Fensters Workflow-Einstellungen wurde überarbeitet und in dem Zuge die Auswahl des Symbols für den Workflow verbessert.

• Für Word Reports von Vorgängen wurden neue Platzhalter hinzugefügt, u. a. für die aktuelle Zuständigkeit des Vorgangs, für den Erzeuger des Word Reports und für Vorgangsanlagen inklusive Bildern aus E-Mail Verkehr.

• Beim Import von Workflows werden nun auch Textbausteine mit importiert, die für den Workflow konfiguriert wurden.

• Beim Import von Workflows werden nun auch Word Reports mit importiert, die für den Workflow konfiguriert wurden.

• Beim Import von Workflows werden nun auch Katalogkonfigurationen mit importiert, wenn Katalogfelder in den Formularen verwendet werden.

Mobile Web-App

• Mobile Web-App - Datumsfelder mit Uhrzeitangabe werden nun in der mobilen Web-App unterstützt.

• Mobile Web-App - Textfelder mit der Datenquelle 'Organisationseinheit' werden nun in der mobilen Web-App unterstützt, damit eine Organisationseinheit oder Rolle z. B. für eine anschließende Weiterleitung ausgewählt werden kann.

• Mobile Web-App - In Workflow-Formularen werden nun die Feldeigenschaften Sichtbarkeitsbeschränkung, Wertzuweisung und Validierung unterstützt.

• Mobile Web-App - Die manuelle Weiterleitung von Vorgängen wird nun unterstützt.

• Mobile Web-App - In den Details eines Vorgangs wird nun angezeigt, wer aktuell für den Vorgang zuständig ist und von wem und wann der Vorgang erstellt bzw. zuletzt geändert wurde.

• Mobile Web-App - Eindeutige URLs zu Prozessen, Dokumenten und Vorgängen können nun auch direkt über die mobile Web-App geöffnet werden.

Reporting

• Die Darstellung von Diagrammen im Reporting und den daraus resultierenden Excel-Exports wurde modernisiert.

• Im Reporting lassen sich Auswertungen für den Bereich Prozess- und Dokumentenmanagement nun als Diagramm darstellen.

• Bei Kreuztabellen-Reports bleibt die erste Spalte nun fixiert, wenn horizontal gescrollt wird. Dadurch bleiben z. B. bei der Qualifikationsmatrix die Mitarbeiternamen sichtbar, wenn horizontal durch die Qualifikationen gescrollt wird.

• In den Eigenschaften von Standardreports und Ordnern im Menü Reporting wird nun angezeigt, wann und von welchem Benutzer der Eintrag erstellt und zuletzt geändert wurde.

• Im Reporting für Prozesse und Dokumente lässt sich nun auch das Objekt "Mitgeltende Dokumente" (Dokumentenordner aus der Prozessmodellierung auswerten.

• Das Feld 'Aufgaben' aus den Eigenschaften einer Organisationseinheit kann nun im Reporting als Spalte angezeigt werden.

• In Listenreports wurden die Buttons für den Export und die Spaltenkonfiguration in die Fußzeile zum Blättern bei mehreren Ergebnisseiten integriert.

Allgemeines

• Die Darstellung des Hinweisfensters mit der Nachfrage, ob ungespeicherte Inhalte beim Schließen eines Fensters gespeichert werden sollen, wurde anwendungsweit vereinheitlicht.

• Für SmartProcess wurde eine REST/OData-Schnittstelle definiert, mit der Drittanwendungen Aktionen in SmartProcess auslösen können. Zum Start können über diese Schnittstelle Katalogeinträge gelesen, erstellt, geändert und gelöscht werden.

• In dem neuen Einstellungspunkt Datum und Uhrzeit lässt sich das Standardformat für die Anzeige von Datums- und Uhrzeitwerten für die gesamte Anwendung festlegen.

• Änderungen am Hauptmenü
  • Der Link zum Hilfe-Center ist nun unten links im Hauptmenü verankert.
  • Das erweiterte Hauptmenü ist nun links unten über das Symbol mit den drei Punkten aufrufbar.
  • Zudem wurde das Verhalten im Hauptmenü bei sehr vielen eingeblendeten Menüeinträgen angepasst. Es taucht nun kein Scrollbalken mehr auf - stattdessen werden Symbole, für die kein Platz mehr ist, automatisch in den erweiterten Bereich verschoben und sind über die drei Punkte aufrufbar.
  Neu:  Vorher: 
• Einzelne Wissensbasiseinträge können als PDF-Datei exportiert und gespeichert werden.

• Bei der Erstellung neuer Benutzer kann initial eine Sprache ausgewählt werden, in der die E-Mail mit den Zugangsdaten versendet wird.

• Die Zuordnung von Organisationseinheiten zu Benutzern wurde überarbeitet. Statt der Zuordnung per Drag & Drop werden Organisationseinheiten im Benutzerprofil nun in einer Liste zugeordnet.

• Die Begriffe Organisationseinheit, Org.-Einheit und Gruppe wurden anwendungsweit mit dem Begriff Organisationseinheit vereinheitlicht. Dadurch haben sich auch die Namen einiger Spalten für den Benutzerimport geändert. Bestehende Vorlagen für den Benutzerimport sollten auf diese neuen Spaltennamen geprüft werden.

• In der Benutzerverwaltung ist es nun möglich für mehrere Benutzer gleichzeitig ein Qualifikationsprofil zu erstellen (Nur verfügbar mit dem Modul Qualifikationsmanagement)

• In den Einstellungen für das Prozessmanagement bzw. das Dokumentenmanagement können die Felder Prozesseigner bzw. Dokumentenverantwortlicher nun anwendungsweit zu Pflichtfeldern deklariert werden.

• In Textbausteinen für System E-Mails und Vorgangs E-Mails gibt es einen neuen Platzhalter "Empfänger Anrede (vollständig mit Titel)", mit dem der E-Mail Empfänger inklusive seines Titels angesprochen werden kann.

• E-Mail Einstellungen - Wenn aus eingelesenen E-Mails automatisch neue Vorgänge erzeugt werden, können die Mail-Adresse des Absenders, der Empfänger und der CC-Empfänger nun in Feldern im Formular gespeichert werden, um z. B. gezielte Antworten an die Absender und alle Empfänger zu senden.

• Wenn im Formular ein eindeutiges Katalogfeld durch Vorgangserstellung per eingelesener E-Mail automatisch befüllt wird, werden die übrigen Katalogfelder im Formular automatisch mit befüllt.

• Für SaaS-Lösungen ist einstellbar, dass die URL nur von bestimmten IP-Adressen geöffnet werden kann (IP-Filter).

• Diverse Fenster wurden an das modernere Design anderer SmartProcess-Menüs angeglichen (u. a. Spaltenkonfiguration in Listen, Katalogkonfiguration sowie die Einstellungspunkte Importdialoge, Sprachen, Nichtverfügbarkeit).