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Allgemeine Platzhalter für Word Reports in Workflows

Bei der Erstellung von Word Reports für Workflows gibt es neben den individuellen Platzhaltern (unterscheiden sich je nach Workflow), die über die Beispieldatei des Word Report Designers herunter geladen werden können, auch einige, die immer zu Verfügung stehen und allgemeine Informationen bereitstellen.

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Bei der Erstellung von Word Reports für Workflows gibt es neben den individuellen Platzhaltern (unterscheiden sich je nach Workflow), die über die Beispieldatei des Word Report Designers heruntergeladen werden können, auch einige, die immer zu Verfügung stehen und allgemeine Informationen bereitstellen.

Eine Anleitung, wie Sie Platzhalter in Word-Dateien einfügen finden Sie im Artikel Word Report Designer für Ausdrucke.

Zugriff auf Felder des Startformulars

Bedeutung

Feldname

Logo für PDF-Ausdruck

Image:applicationLogo

Prozessname (od. Workflowname)

Processname

Vorgangsnummer

Processnumber

Status

Processstate

Priorität

Processpriority

Termin

ProcessTargetDate

Vor- und Nachname des Erstellers

firsteditor

Nachname des Erstellers

firsteditor_name

Vorname des Erstellers

firsteditor_firstname

Firma des Erstellers

firsteditor_company

Telefonnummer des Erstellers

firsteditor_phone

E-Mail-Adresse des Erstellers

firsteditor_email

Abteilung des Erstellers

firsteditor_department

Erstellungsdatum

firstdate

Erstellungszeit

firstdate_time

Vor- und Nachname des letzten Bearbeiters

lasteditor

Nachname des letzten Bearbeiters

lasteditor_name

Vorname des letzten Bearbeiters

lasteditor_firstname

Firma des letzten Bearbeiters

lasteditor_company

Telefonnummer des letzten Bearbeiters

lasteditor_phone

E-Mail-Adresse des letzten Bearbeiters

lasteditor_email

Abteilung des letzten Bearbeiters

lasteditor_department

Datum der letzten Bearbeitung

lastdate

Bild der Unterschrift (Nur verfügbar, wenn in den Workflow-Einstellungen aktiviert wurde, dass zum Speichern eines Vorgangs oder einer Aufgabe eine Unterschrift zur Bestätigung erforderlich ist.

Image:lastSignature

Aktuelles Datum

currentdate

Aktuelles Datum und aktuelle Zeit

currentdatetime

Signatur Reportersteller mit aktuellem Datum und aktueller Zeit

ReportCreationData

Zuständiger

CaseResponsible

Wert des Formularfeldes

<Name des Formularfeldes>

Zugriff auf Felder aus Aktivitäten

Um auf Felder aus Aktivitäten (also Aufgaben oder Sub-Prozessen) zuzugreifen, muss zum Start dieses Blocks der Befehl «TableStart:<Name der Aktivität>» und zum Ende des Blocks der Befehl «TableEnd:<Name der Aktivität>» als Mergefield eingefügt werden.

Vor TableStart und nach TableEnd kann auf die Felder des Hauptvorgangs zugegriffen werden. Innerhalb der beiden Befehle kann auf die Felder der jeweiligen Aktivität zugegriffen werden.

Beispiel für Zugriff auf Aktivitätsfelder

Innerhalb von TableStart und TableEnd ist der Zugriff auf die speziellen Felder aus dem Aktivitätsformular und auf die allgemeinen Felder, wie z. B. die Vorgangsnummer möglich.

Innerhalb der Befehle wird der Platzhalter Processnumber also z. B. die Nummer der Aktivität ausgeben - außerhalb der Befehle wird der gleiche Platzhalter die Nummer des Hauptvorgangs ausgeben.

Am Beispiel des Workflows Risiko mit den Aktivitäten Risiko bewerten und Maßnahme lässt sich dies zeigen. Die Aktivitätenliste eines bespielhaften Risiko-Vorgangs sieht folgendermaßen aus:

Die Vorlage eines Word Reports, in dem neben Stammdaten aus dem Startformular des Risikos auch Daten aus den Aktivitäten Risiko bewerten und Maßnahme angezeigt werden sollen, könnte so aussehen:

Das Ergebnis dieser Vorlage ist, dass zunächst einmalig der Name und die Kategorie des Risikos aus dem Startformular abgebildet werden. Anschließend wird für jede Maßnahme, die zu diesem Risiko existiert, der gesamte Block zwischen «TableStart:Maßnahme» und «TableEnd:Maßnahme» abgebildet. Da es im Beispielvorgang 2 Maßnahmen gibt, wird dieser Block also 2x mit den jeweiligen Maßnahmendaten ausgegeben. Analog dazu wird der Block zwischen «TableStart:Risiko bewerten» und «TableEnd:Risiko bewerten» 3x ausgegeben, weil diese Aktivität in dem Beispielvorgang 3x existiert.

Die Befehle TableStart und TableEnd selbst werden im Ergebnis nicht dargestellt. Sie diesen dem Word Report lediglich als Orientierung, dass er ab TableStart auf die Felder einer Aktivität zugreifen soll und ab TableEnd wieder auf die Felder des Startformulars.

Auflistung unterschiedlicher Aktivitäten nach Erstelldatum sortieren

Das Standardverhalten bei der Auflistung von Aktivitäten in Word Reports ist, dass die Aktivitäten blockweise abgebildet werden.

Im oberen Beispiel des Risikos werden also zunächst alle Aktivitäten Maßnahme und anschließend alle Aktivitäten Risiko bewerten dargestellt - unabhängig von der Reihenfolge, in der diese Aktivitäten im Rahmen der Risikoüberwachung erstellt wurden.

Wenn man die Blöcke an Aktivitäten chronologisch sortieren möchte, muss der gesamte Abschnitt der aufgelisteten Aktivitäten in die Befehle «TableStart:activities» und «TableEnd:activities» eingeschlossen werden. Diese Befehle sorgen dafür, dass sämtliche Aktivitäten chronologisch nach ihrem Erstelldatum von oben nach unten sortiert werden. In der nachstehenden Tabelle sind die angepasste Datei und das entsprechende Ergebnis dargestellt.

Bildanhänge

Tabellenname: ProcessImages (exklusive Bilder aus E-Mailanhängen)

Tabellenname: ProcessImagesIncludingEMailAttachments (inklusive Bilder aus E-Mailanhängen)

Bedeutung

Feldname

Bildanhang

Image:processAttachment

Bildanhang für zweispaltige Tabellen

Image:processAttachmentWithSkip

Konfiguration für Bilder in einer zweitspaltigen Tabelle

Bildanhänge aus bestimmten Aktivitäten

Über diesen Platzhalter können Bilder gezielt aus bestimmten Aktivitäten abgerufen werden. Hierbei werden nur solche Bilder berücksichtigt, die direkt in der Aktivität hinterlegt wurden. Bilder, die aus dem übergeordneten Vorgang vererbt werden, sind ausgeschlossen.

Dafür muss die jeweilige Aktivität vorher mit TableStart:<Name der Aktivität> aufgerufen worden sein.

Tabellenname: ActivityImages

Bedeutung

Feldname

Bildanhang aus Aktivität

Image:processAttachment

Beispiel: Im Audit wurden zu einzelnen Auditfragen Bilder erfasst, die im Bericht auch der jeweiligen Frage zugeordnet werden sollen. Das könnte dann so aussehen:

Sortierungsoption für die Auflistung von Aktivitäten

Über den Zusatz #sortBy=<Kriterium> kann die Sortierung der Aktivitäten bestimmt werden. Als Kriterium können Felder oder andere Werte wie etwa das Bearbeitungsdatum verwendet werden.

Beispiel: TableStart:activities#sortBy=lastdate // TableEnd:activities#sortBy=lastdate

Der Zusatz zum Sortieren muss sowohl bei TableStart als auch bei TableEnd erfolgen.

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