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Objekt: Artefakt Mitgeltendes Dokument

Mitgeltendes Dokument Mitgeltende Dokumente (Dokumentenordner) Mitgeltendes Dokument. Das Artefakt Mitgeltendes Dokument wird im Prozessmodell genutzt, um zu kennzeichnen, dass bei der Durchführung e…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Mitgeltendes Dokument

Mitgeltende Dokumente (Dokumentenordner)

Mitgeltendes Dokument

Das Artefakt Mitgeltendes Dokument wird im Prozessmodell genutzt, um zu kennzeichnen, dass bei der Durchführung eines Prozesses oder einer Aufgabe ein Dokument benutzt / ausgefüllt werden muss.

Mit dem Artefakt wird das Dokument für den Anwender sichtbar im Prozessmodell abgelegt und kann durch diesen geöffnet und zur Bearbeitung heruntergeladen werden.

In Prozessmodellen werden immer die aktuell veröffentlichten Versionen von Dokumenten angezeigt.

Wenn ein Dokument zu einem Prozess oder einer Aufgabe verknüpft wurde, ist dieser Bezug an verschiedenen Stellen in SmartProcess sichtbar:

  • In den Details eines Dokuments wird im Bereich 'Verwendet in' angezeigt, in welchen Prozessen das Dokument als mitgeltendes Dokument eingefügt wurde
  • Im Menü Dokumente in dem Ordner 'Mitgeltende Dokumente' ist anhand der Struktur des Prozess-Explorers aufgelistet, in welchen Prozessen welche Dokumente verknüpft wurden
  • In den Details eines Prozesses unterhalb vom Prozessmodell sind alle verknüpften Dokumente in der Liste 'Dokumente' aufgelistet
  • In den Menüs Reporting und Dokumente kann der gespeicherte Report 'Dokumentenverwendung' aufgerufen werden, um anwendungsweit für alle Dokumente einzusehen, in welchen Prozesse sie verknüpft wurden

Bereits erstellte Dokumente im Prozess verknüpfen

Voraussetzung für die in diesem Abschnitt beschriebenen Schritte ist, dass im Menü 'Dokumente' bereits die zu verknüpfenden Dokumente erstellt wurden.

Öffnen Sie den gewünschten Prozess und wechseln über <Prozessmodell bearbeiten> in den Prozessdesigner. Bereits erstellte Dokumente können auf verschiedene Wege im Prozessmodell verknüpft werden:

  1. Objekt 'Mitgeltendes Dokument' aus dem Symbolbereich
  1. Das Objekt 'Mitgeltendes Dokument' aus dem Symbolbereich per Drag & Drop an der gewünschten Position im Prozessmodell ablegen.
  2. Mit einem Klick auf die Lupe in dem sich öffnenden Fenster wird eine Liste aller bestehenden Dokumente in SmartProcess geladen.
  1. Das gewünschte Dokument in der Liste suchen, auswählen und anschließend mit <OK> bestätigen.
Das Mitgeltende Dokument kann vom Anwender mit einem Klick auf das Symbol direkt geöffnet werden.
  1. Reiter 'Dokumente' im Symbolbereich
  1. Den Reiter Dokumente im Symbolbereich des Prozessdesigners öffnen. Es wird eine Liste aller Dokumente in SmartProcess angezeigt.
  1. Das gewünschte Dokument in der Liste suchen und per Drag & Drop an der gewünschten Position im Prozessmodell ablegen.
Das Mitgeltende Dokument kann vom Anwender mit einem Klick auf das Symbol direkt geöffnet werden.
  1. Tabelle 'Artefakte' in den Eigenschaften einer Aufgabe
Diese Methode eignet sich nur, wenn ein Dokument direkt mit einer Aufgabe verknüpft werden soll, statt nur mit dem Prozess generell.
  1. Mit einem Doppelklick auf ein Aufgabensymbol die Eigenschaften der Aufgabe öffnen, zu der das Dokument hinzugefügt werden soll.
  2. In der Tabelle 'Artefakte' den Button <Hinzufügen> klicken und in der Dropdownliste 'Dokument' auswählen.
  1. Das anschließende Vorgehen ist identisch zu dem Eintrag Nr. 1: Objekt 'Mitgeltendes Dokument' aus dem Symbolbereich
  2. Nach dem Hinzufügen wird im Prozessmodell an der Aufgabe über ein Mini-Symbol darauf hingewiesen, dass dort ein mitgeltendes Dokument verknüpft wurde.
Der Anwender kann das verknüpfte Dokument in diesem Fall über die Tabelle 'Artefakte' in den Eigenschaften der Aufgabe einsehen und öffnen.
Bisher tauchte das Dokument im Menü 'Dokumente' lediglich in der beliebig erstellbaren Ordnerstruktur 'Dokumente' auf, in der es auch erstellt wurde.
Nach der Verknüpfung erscheint es auch in dem Ordner 'Mitgeltende Dokumente', in dem anhand der Prozess-Struktur im Prozess-Explorer aufgelistet ist, welches Dokument in welchen Prozessen verknüpft wurde.

Dokumente während der Prozessmodellierung neu erstellen

Wenn die zu verknüpfenden Dokumente noch nicht im Menü 'Dokumente' erstellt wurden, gibt es auch die Möglichkeit während der Modellierung im Prozessdesigner neue Dokumente zu erstellen:

  1. Dokument neu erstellen - Objekt 'Mitgeltendes Dokument' aus dem Symbolbereich
  1. Das Objekt 'Mitgeltendes Dokument' aus dem Symbolbereich des Prozess-Designers per Drag & Drop an der gewünschten Position im Prozessmodell ablegen.
  2. Den Namen des gewünschten neuen Dokuments eingeben und mit <OK> bestätigen.
    Sollte bereits ein Dokument mit diesem Namen existieren, schlägt SmartProcess die Wiederverwendung des bereits existierenden Dokuments vor.
    Existiert noch kein gleichnamiges Dokument, öffnet sich ein Fenster, um ein neues Dokument zu erstellen.
Wenn Dokumentenvorlagen in SmartProcess angelegt sind, kann ein neues Dokument über <Vorlage auswählen> auch basierend auf einer Vorlage erstellt werden.
  1. Nach der Erstellung ist das neue Dokument direkt im Prozessmodell eingefügt.
Das Mitgeltende Dokument kann vom Anwender mit einem Klick auf das Symbol direkt geöffnet werden.
  1. Dokument neu erstellen - Tabelle 'Artefakte' in den Eigenschaften einer Aufgabe
Diese Methode eignet sich nur, wenn ein Dokument direkt mit einer Aufgabe verknüpft werden soll, statt nur mit dem Prozess generell.
  1. Mit einem Doppelklick auf ein Aufgabensymbol die Eigenschaften der Aufgabe öffnen, zu der das Dokument hinzugefügt werden soll.
  2. In der Tabelle 'Artefakte' den Button <Hinzufügen> klicken und in der Dropdownliste 'Dokument' auswählen.
  1. Das anschließende Vorgehen ist identisch zu dem Eintrag Nr. 4: Dokument neu erstellen - Objekt 'Mitgeltendes Dokument' aus dem Symbolbereich
  2. Nach dem Hinzufügen wird im Prozessmodell an der Aufgabe über ein Mini-Symbol darauf hingewiesen, dass dort ein mitgeltendes Dokument verknüpft wurde.
Der Anwender kann das verknüpfte Dokument in diesem Fall über die Tabelle 'Artefakte' in den Eigenschaften der Aufgabe einsehen und öffnen.
Nach diesem Vorgehen erscheint das neu erstellte Dokument im Menü 'Dokumente' ausschließlich in dem Ordner 'Mitgeltende Dokumente', in dem anhand der Prozess-Struktur im Prozess-Explorer aufgelistet ist, welches Dokument in welchen Prozessen verknüpft wurde.

Um das Dokument zusätzlich in einen beliebigen Unterordner des Ordners 'Dokumente' einzuordnen, kann der entsprechende Ordner geöffnet werden (im Beispiel ISO 9001:2015).

Über den Button <Verknüpfen> öffnet sich eine Liste mit allen Dokumenten aus SmartProcess, in der mit einer Schnellsuche das gewünschte Dokument gesucht und in den ausgewählten Ordner verlinkt werden kann.

Unterschied bei der Verknüpfung mit einem Prozess oder einer Aufgabe

Ein mitgeltendes Dokument kann entweder mit einem Prozess oder mit einer Aufgabe eines Prozesses verknüpft sein.

Wenn das Objekt per Drag & Drop im Prozessmodell abgelegt wurde, ist es mit dem Prozess generell verknüpft.

Die Verknüpfung eines Dokuments zu einer Aufgabe kann auf verschiedene Arten erreicht werden:

  • Das Dokument wurde direkt über die Tabelle 'Artefakte' in den Eigenschaften einer Aufgabe verknüpft (siehe Beschreibung oben)
  • Ein Dokument, das im Prozessmodell eingefügt wurde, wird nachträglich mit einem Assoziationslink mit einer Aufgabe verbunden.

Je nachdem wie das Dokument verknüpft wurde, wird es an unterschiedlichen Stellen in SmartProcess angezeigt:

Dokument mit Prozess verknüpft

Anzeige des Dokuments:

  • In der Tabelle 'Dokumente' der Prozessdetails unterhalb vom Prozessmodell
  • In der Prozessbeschreibung in der Tabelle 'Mitgeltende Dokumente'

Dokument mit Aufgabe verknüpft

Anzeige des Dokuments:

  • In der Tabelle 'Dokumente' der Prozessdetails unterhalb vom Prozessmodell
  • In den Eigenschaften einer Aufgabe in der Tabelle 'Artefakte'
  • In der Aktivitätenliste der Prozessdetails unterhalb vom Prozessmodell bei der entsprechenden Aufgabe
  • In der Prozessbeschreibung in der Tabelle 'Mitgeltende Dokumente'
  • In der Prozessbeschreibung bei den Details der entsprechenden Aufgabe

Mitgeltende Dokumente (Dokumentenordner)

Der Dokumentenordner ist nicht gelenkt!
Änderungen am Inhalt des Orders, also das Hinzufügen und das Entfernen von Dokumenten, führen nicht zu einer neuen Version des Prozesses!

Das Objekt Mitgeltende Dokumente wird im Prozessmodell z. B. genutzt, wenn mehrere Dokumente zu einer Aufgabe oder einem Prozess verknüpft werden sollen, ohne dass für jedes dieser Dokumente ein eigenes Symbol im Prozessmodell auftaucht.

Erstellt wird ein Dokumentenordner, indem das Symbol per Drag & Drop im Prozessmodell abgelegt wird. Im anschließend erscheinenden Erstellungsfenster gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Es kann über das Lupensymbol auf bereits erstellte Dokumentenordner aus anderen Prozessgruppen/Prozessen zurückgegriffen werden und dieser wiederverwendet werden
  • Durch die Eingabe eines Namens kann ein neuer Dokumentenordner erstellt werden

Wenn der Ordner neu erstellt wurde, kann er anschließend mit einem Doppelklick auf das Symbol im Prozessmodell geöffnet werden.

  • Über <Neu erstellen> können neue Dokumente in SmartProcess erstellt und direkt in dem Dokumentenordner des Prozesses abgelegt werden.
    • Die Erstellung von neuen Dokumenten ist ebenfalls möglich, in dem eine Datei per Drag & Drop in dem Fenster des Dokumentenordners abgelegt wird
  • Über <Verknüpfen> kann auf bereits erstellte Dokumente in SmartProcess zurückgegriffen und diese dem Dokumentenordner hinzugefügt werden.
Der Inhalt des Ordners Mitgeltende Dokumente wird eigens für die Verwendung in Prozessgruppen/Prozessen zusammengestellt und deckt sich nicht zwingend mit den Inhalten der Ordner im Menü Dokumente.

So ist eine alternative Darstellung von mehreren mitgeltenden Dokumenten für einen Prozess oder eine Aufgabe möglich.

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Objekt: Artefakte Kennzahl, Risiko, Kontrolle, Chance

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