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Feedback und Kommentare

Über das Feedback und die Kommentare können auch Benutzer ohne Bearbeitungsrechte Auffälligkeiten und Fehler melden oder sich mit Ideen an der Weiterentwicklung des Prozesses beteiligen. Der Zugang z…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Über das Feedback und die Kommentare können auch Benutzer ohne Bearbeitungsrechte Auffälligkeiten und Fehler melden oder sich mit Ideen an der Weiterentwicklung des Prozesses beteiligen.

Der Zugang zum Starten eines Feedback-Workflows befindet sich oberhalb des Prozessmodells im Menü <Feedback und Kommentare>

Zugang zu Feedback und Kommentar in Prozessgruppen und Prozessen

bzw. oberhalb der Eigenschaften eines Dokuments:

Feedback und Kommentar-Workflow

Der Feedback-Workflow ist sowohl für Prozessgruppen und Prozesse als auch für Dokumente einsetzbar.

Eine Möglichkeit der Mitarbeit an einem Prozess oder einem Dokument ist die Nutzung des Feedback-Workflows. Mit einem Klick auf <Neu> öffnet sich das Feedback-Formular:

Es sind Fragen zum Prozess hinterlegt, um das Feedback einfach zu erfassen. Das Feedback-Formular ist frei konfigurierbar und kann durch eine Workflow-Anpassung um weitere Felder ergänzt werden.

Der Benutzer bzw. alle Benutzer der Org.-Einheit / Rolle, die in dem Feld "Verantwortlich" eingetragen wurde, werden per E-Mail benachrichtigt und bekommen den Feedback-Vorgang zur Bearbeitung in SmartProcess weitergeleitet.

In das Feld "Verantwortlich" wird bei Prozessen automatisch der Prozesseigner und bei Dokumenten der Dokumentenverantwortliche eingetragen, sofern diese hinterlegt wurden.

Der Verantwortliche kann bewerten, ob aufgrund des Feedbacks eine Maßnahme abgeleitet werden sollte. Anschließend kann dem Feedbackgeber per E-Mail eine Rückmeldung gegeben werden. Die erstellten Maßnahmen werden im System unabhängig vom Feedback-Workflow als separater Vorgang bearbeitet.

Da es sich beim Feedback um einen Workflow handelt, sind die Feedback-Vorgänge im Menü Reporting auswertbar. So kann z. B. der aktuelle Stand aller noch nicht bearbeiteten Feedbacks zu Prozessen und Dokumenten eingesehen werden.

Für Feedback und Kommentare einladen

Sie können andere Benutzer dazu einladen, sich einen Prozess oder ein Dokument anzuschauen und einen Feedback-Workflow zu starten. Klicken Sie dazu in der Vorgangsliste auf <Für Feedback und Kommentare einladen>.

Es öffnet sich die Benutzerauswahl. Hier können Sie die Benutzer auswählen, die eine Einladung für ein Feedback erhalten sollen und bestätigen anschließend die Auswahl mit einem Klick auf <Auswahl übernehmen>.

Den ausgewählten Benutzern wird eine E-Mail mit einem Link zum entsprechenden Prozess zugesendet. Auch Benutzer, die eigentlich keine Bearbeitungsrechte für den Prozess haben, können mit diesem Link die neueste Version des Prozesses sehen, zu dem Sie eingeladen wurden, und einen Kommentar dazu hinterlassen. Der Link aus der E-Mail ist für 8 Wochen ab dem Versand der Einladung gültig. Er bleibt es auch dann, wenn innerhalb der jeweiligen Hauptversion parallel schon Anpassungen vorgenommen wurden.

Versendete Einladungen können über den Button <Einladungen> verwaltet und bei Bedarf zurückgezogen werden:

Weitere Vorgänge

Neben dem Reiter Feedback und Kommentar gibt es noch weitere Reiter, die alle offenen und abgeschlossenen Vorgänge mit Bezug zu dem entsprechenden Prozess oder Dokument auflisten. Dies umfasst z. B. Freigabe-Workflows.

Der Status der Vorgänge sowie Details zu deren Verlauf kann hier nochmals eingesehen werden.

Integrierte Kommentar-Funktion

In den Einstellungen für das Prozessmanagement kann eine weitere integrierte Kommentarfunktion aktiviert werden. Diese ist standardmäßig deaktiviert, da die Nutzung der oben beschrieben Workflow-Kommentarfunktion empfohlen wird, da der Workflow „Feedback und Kommentar“ auch im Reporting ausgewertet werden kann und es können hieraus direkt Maßnahmen initiiert werden.
Die Kommentarfunktion steht ausschließlich für Prozessgruppen und Prozesse zur Verfügung.

Wählen Sie eine Prozessgruppe oder einen Prozess aus und klicken Sie <Kommentare und Vorgänge> und anschließend <Kommentare>.

In der aufgerufenen Ansicht können fortlaufend neue Kommentare geschrieben werden und bestehende Kommentare beantwortet werden.

Benutzer mit einer Viewer-Lizenz sehen stets nur die Kommentare, die sich auf die aktuell veröffentlichte Version des Prozesses beziehen.

Der Prozesseigner, Prozessmanager und Benutzer mit Bearbeitungsrechten für den Prozess können in der Liste auch alle Kommentare zu älteren Versionsständen einsehen.

Es kann festgelegt werden, ob der Kommentar für alle Benutzer sichtbar sein soll oder für ausgewählte Gruppen, die den Prozess verwalten (Prozesseigner / Prozessmanager) oder bearbeiten können (Benutzer mit Bearbeitungsrechten für den Prozess). Wird keine der Optionen ausgewählt, ist der Kommentar lediglich für den Prozesseigner sichtbar.

Bei neuen Kommentaren werden der Prozesseigner und der Prozessmanager bzw. alle Personen einer Org.-Einheit / Rolle (wenn eine Org.-Einheit / Rolle als Eigner oder Manager eingetragen ist) per E-Mail benachrichtigt.

Wird auf einen Kommentar geantwortet, wird der Kommentator darüber per E-Mail informiert.

Zum Kommentieren einladen

Genau wie beim Feedback-Workflow, können sie andere Benutzer dazu einladen, sich einen Prozess anzuschauen und einen Kommentar zu hinterlassen. Klicken Sie dazu im Kommentare-Fenster auf den Link <Zum Kommentieren einladen>.

Es gelten hier die gleichen Hinweise zu Funktion und Berechtigungen, wie bereits im Feedback-Workflow beschrieben.

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