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Schulungsmanagement
Mit der Standard-Anwendung Schulungsdokumentation können Schulungen dokumentiert und die geschulten Qualifikationen für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig in deren Qualifikationsprofile übertragen we…
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Mit der Standard-Anwendung Schulungsdokumentation können Schulungen dokumentiert und die geschulten Qualifikationen für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig in deren Qualifikationsprofile übertragen werden.
Schulungen dokumentieren
Um die Dokumentation einer Schulung zu starten, gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Über das Menü Vorgänge -> Neu erstellen -> Schulungsdokumentation
- Über den Menüpunkt Schulungsdokumentation -> Neu erstellen
Sollten Sie den Menüpunkt auch dort nicht finden, fehlt Ihnen die Berechtigung neue Schulungsdokumentations-Vorgänge zu erstellen.
Neben allgemeinen Stammdaten, wie dem Titel, Zeitraum, Ort und Organisator der Schulung, können weitere Daten im Startformular erfasst werden:
Externer Dozent? | Falls es sich nicht um eine interne Schulung handelt, kann die Checkbox Externer Dozent? aktiviert werden. In der Folge werden Kontaktfelder eingeblendet, mit denen die Kontaktdaten des extern beauftragten Dozenten aus der Kontaktverwaltung ausgewählt werden können. |
Zu erwerbende Qualifikationen | Über + Neu aus Katalog können Sie aus dem Qualifikationskatalog mehrere Qualifikationen auswählen, die in der Schulung behandelt wurden. Für jeden Benutzer, der im folgenden Schritt als Teilnehmer der Schulung eingetragen wird, werden diese Qualifikationen als Vorhanden bzw. Gültig in sein Qualifikationsprofil übertragen. |
Teilnehmende hinzufügen
Nach Speichern des Startformulars wurde der Vorgang erstellt. Im nächsten Schritt fordert der Workflow Sie dazu auf die teilnehmenden Personen hinzuzufügen. Scrollen Sie dafür im Vorgangsfenster nach unten zur Liste Teilnehmer und klicken den Button + Schulungsteilnehmer.
Es öffnet sich der Schulungsteilnehmer-Katalog. Dieser enthält alle Benutzer, die in SmartProcess angelegt wurden.
Falls einige Mitarbeitende nicht aktiv in SmartProcess mitwirken sollen, kann für diese auch ein Benutzer ohne Login-Möglichkeit angelegt werden.
Die Besonderheit an diesem Katalog stellen die Spalten Qualifikation erworben? und Folgeschulung erforderlich bis dar.
Qualifikation erworben? | Diese Spalte gibt Aufschluss darüber, ob die Person eine der zu schulenden Qualifikationen als Soll-Qualifikation im eigenen Profil eingetragen hat (Qualifikation benötigt) oder bereits erworben hat (Qualifikation vorhanden). Wenn der Benutzer die Qualifikation laut seinem Profil nicht benötigt und auch nicht erworben hat, wird Keine Angabe angezeigt. Wurde für den Benutzer noch kein Qualifikationsprofil angelegt, wird Kein Qualifikationsprofil angezeigt. Der Katalog hilft Ihnen somit bei der Auswahl eines sinnvollen Teilnehmerkreises für die Schulung. |
Folgeschulung erforderlich bis | In dieser Spalte wird bei gültigen Qualifikationen mit einem Prüfintervall aufgelistet, bis wann die Qualifikation des Mitarbeiters noch gültig ist. Wenn die Gültigkeit bald abläuft, kann es sinnvoll sein, den Mitarbeiter ebenfalls zur Schulung hinzuzufügen. |
Wählen Sie in dem Fenster die gewünschten Teilnehmenden aus und fügen diese über Auswahl übernehmen hinzu.
Qualifikationen der Teilnehmenden übernehmen
Nach Hinzufügen aller Teilnehmenden wird Ihnen im oberen Bereich des Vorgangsfensters der Schritt Qualifikation der Teilnehmer übernehmen angezeigt.
Mit Bestätigung dieser Aufgabe wird der Schulungs-Vorgang abgeschlossen und die Qualifikationen in die Qualifikationsprofile übernommen.
Reporting
Um die Schulungsdokumentationen auszuwerten, gehen Sie anhand der Beschreibung im Artikel Reporting für Vorgänge vor. Für die Filterung der Vorgänge stehen Ihnen dabei immer die Felder aus dem jeweiligen Workflow zur Verfügung - in diesem Fall also die Felder aus dem Startformular des Workflows Schulungsdokumentation.
Das folgende Anschauungsbeispiel zeigt die Konfiguration und Ergebnisansicht eines Listen-Reports, in dem die geschulten Qualifikationen inklusive der Anzahl der Personen, die an der Schulung teilgenommen haben, angezeigt wird.
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