Version 21.3 - Release Notes

Prozesse / Dokumente

• Teilen-Funktion - Der neue Teilen-Button ermöglicht es andere SmartProcess-Benutzer an einem Prozess oder Dokument teilhaben zu lassen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
  • Link zum Dokument teilen -> Öffnet eine neue Nachricht in der E-Mail Software, die Sie als Standard definiert haben (z. B. Outlook). Die Mail enthält den Link zur aktuellsten Version des Prozesses / Dokuments, die der Empfänger sehen darf.
  • Datei per E-Mail versenden (nur für Dokumente) -> Bei Dokumenten kann zusätzlich die momentan veröffentlichte Version der Dateianlage per E-Mail versendet werden.
  • Link anzeigen -> Öffnet ein Fenster, in dem der Link zum Prozess / Dokument angezeigt wird.
  • Für Feedback / Kommentare einladen -> Öffnet die Funktion, um von anderen Benutzern ein Feedback zu dem Prozess / Dokument anzufordern.

• In den Einstellungen für das Prozessmanagement kann festgelegt werden, dass der Navigationsbereich im Menü Prozesse initial ausgeblendet sein soll.

• In den Einstellungen für das Prozessmanagement kann festgelegt werden, dass Anmerkungen zu einem Prozess ausschließlich über den dafür vorgesehenen Workflow 'Feedback / Kommentar' möglich sind. In dem Fall wird die ursprüngliche Kommentarfunktion deaktiviert. Wenn zu einigen Prozessen bereits Kommentare existierten, bleiben diese erhalten und können weiter verwaltet werden.

• Änderungen in der Ansicht zum Erstellen eines neuen Dokuments über den Button <+ Neu erstellen>:
  • Für Dokumentenvorlagen im Wordformat wird eine Vorschau angezeigt.
  • Über das Download-Icon in der Vorschauansicht kann die Dokumentenvorlage heruntergeladen werden.
  • Es wurde eine Suchleiste integriert, um alle Dokumentenvorlagen zu durchsuchen.

  

• Für alle Artefakte können benutzerdefinierte Felder erstellt werden, um z. B. individuelle Informationen zu IT-Systemen zu erfassen.

• Im Fenster Versionen sind die neuen Spalten 'Gültig von' und 'Gültig bis' verfügbar, mit denen betrachtet werden kann, in welchem Zeitraum eine veröffentlichte Version des Prozesses / Dokuments gültig war.

Workflows / Vorgänge

• Formulardesigner - In den Eigenschaften eines Felds können die Einträge für Auswahllisten nun per Drag & Drop sortiert werden.

• Formulardesigner - Bei Sichtbarkeitsbeschränkungen kann festgelegt werden, dass ein Feld unter den gleichen Bedingungen wie ein anderes Feld ausgeblendet werden soll ('Sichtbarkeit genau wie Feld').

• Formulardesigner - Feldgruppen können im Vorgang in Abhängkeit zu anderen Feldern ausgeblendet werden.

• Der automatische Versand von Eskalationsmails kann für jedes Timer-Objekt individuell deaktiviert werden.

• Textbausteine für Vorgangs E-Mails können kopiert werden.

• Bei Textbausteinen für Vorgangs E-Mails und Signaturen stehen weitere Platzhalter für Informationen zum Absender der Mail zur Verfügung (z. B. die Mobilnummer).

• Wenn sich in einem Vorgang mehrere Kontaktfelder mit E-Mail Adressen befinden, kann aus diesen E-Mail Adressen der Empfänger einer Ad-hoc E-Mail aus einer Dropdownliste ausgewählt werden.

• Bei Aufgaben, die über das Workflow-Objekt Formular per E-Mail senden verschickt werden, wird nun die Signatur über ein Unterschriftenfeld unterstützt.

Allgemeines

• News-Einträge auf der Startseite können nun bereits mit einer Editor-Lizenz erstellt werden (zuvor war eine Designer-Lizenz notwendig)

• Beim Import von Benutzern kann über die neue Spalte 'Zugangsdaten an neuen Benutzer senden' festgelegt werden, ob der neue Benutzer nach dem Import seine Anmeldedaten per E-Mail zugeschickt bekommen soll.

• Die Eigenschaften einer Rolle können als PDF-Datei exportiert werden.

• Menü Kontakte - Es lassen sich per Checkbox mehrere Kontakte auswählen, um diese bspw. gleichzeitig zu löschen.

• Menü Kontakte - In der Kontaktauflistung lässt sich anhand eines Symbols schnell erkennen, ob es sich bei dem Kontakt um eine Firma oder eine Kontaktperson handelt.

• SAML 2.0 - Unterstützung (Security Assertion Markup Language) für die Authentifizierung (Single Sign On) von Benutzern in der Cloud-Anwendung. SmartProcess kann so konfiguriert werden, dass ein externer Identitätsanbieter (IdP) für die Authentifizierung von Benutzern mithilfe von SAML 2.0 verwendet wird.