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Workflow-Objekt: Timer

Das Timer-Objekt kann in Workflows dazu verwendet werden, um Fristen, Erinnerungen und Eskalationen zu konfigurieren. Der Timer berechnet automatisch Fristen und kann dadurch den Vorgang steuern. Fun…

Christoph Lemos
geändert von Christoph Lemos

Das Timer-Objekt kann in Workflows dazu verwendet werden, um Fristen, Erinnerungen und Eskalationen zu konfigurieren. Der Timer berechnet automatisch Fristen und kann dadurch den Vorgang steuern.

Funktion eines Timers

Ein Timer muss immer zwischen zwei Ereignisse modelliert werden. Erreicht der Vorgang den Status von dem aus der Timer abgeleitet ist, wird der Timer ausgeführt und die Frist bis zur Erreichung des Ereignisses, auf das der Timer zeigt, berechnet.

In unten stehendem Beispiel wird ab Erzeugung des Vorgangs eine Frist von 2 Wochen für das Erreichen des Geschlossen Status gesetzt. Ist der Status Geschlossen nach 2 Wochen nicht erreicht, wird der Vorgang als überfällig gekennzeichnet und es wird automatisch eine Eskalations-E-Mail mit einem Textbaustein aus den System-E-Mails verschickt.

Konfiguration eines Timers

In den Eigenschaften des Objekts sollte der Timer immer eine Bezeichnung enthalten, damit man im Prozessmodell auf die Konfiguration schließen kann.

Im Feld "Terminberechnung" kann ausgewählt werden, ab welchen Zeitpunkt oder auf Grundlage welchen Datums die Fristberechnung stattfinden soll. Über das Zahlenfeld und die Auswahlliste kann ein Zeitraum festgelegt werden.

Zeitpunkt

Beschreibung

Aktueller Zeitpunkt

Es wird der Zeitpunkt gewählt, an dem der Vorgang den Status, von dem der Timer startet, erreicht hat. Das heißt, das Datum und die Uhrzeit. Gemäß der Konfiguration des Timers wird von diesem Zeitstempel startend die Frist berechnet.

Datumsfeld aus dem Hauptformular

Wenn sich im Hauptformular ein Datumsfeld befindet, wird es in dieser Liste angezeigt. Eine Frist wird dann auf Grundlage dieses Datums berechnet, unabhängig davon, wann der Vorgang den Status, von dem der Timer startet, erreicht hat.

Dies kann dazu führen, dass eine einzustellende Frist bereits erreicht oder überschritten ist, wenn ein Datum zugrunde liegt, das zum Zeitpunkt der Berechnung schon in der Vergangenheit liegt.

Zeitraum

Beschreibung

Jahr(e)

Für den Zeitraum Jahr(e) kann ein festes Datum inkl. Uhrzeit eingestellt werden.

Monat(e)

Für den Zeitraum Monat(e) kann ein fester Tag des Monats inkl. Uhrzeit eingestellt werden.

Woche(n)

Für den Zeitraum Woche(n) kann ein Fester Wochentag inkl. Uhrzeit eingestellt werden.

Tag(e)

Für den Zeitraum Tag(e) kann eine feste Uhrzeit eingetragen werden.

Stunden

Für Stunden sind keine weiteren Einstellungen vorhanden.

Minuten

Für Minuten sind keine weiteren Einstellungen vorhanden.

Das Timer-Objekt versendet automatisch Eskalations-E-Mails an folgende Empfänger:

Benachrichtigung bei Terminüberschreitung

Beschreibung

E-Mail an Vorgangsersteller

Ist diese Checkbox aktiviert, wird dem Ersteller des Vorgangs eine Eskalations-E-Mail gesendet. Auch, wenn keine individuelle E-Mail-Benachrichtigung über den Eskalationspfad eingerichtet wurde.

Um als Benutzer Termineskalationen aus dem Timer-Objekt empfangen zu können, muss die E-Mail-Einstellung "E-Mail Benachrichtigung bei Überschreitung von Terminen bei Vorgängen in eigenen Org.-Einheiten / Gruppen und weitergeleiteten Vorgängen" in den E-Mail-Einstellungen des Benutzers aktiviert sein.

E-Mail an den Vorgangsverantwortlichen

(bei Zuständigkeit eines Benutzers wird nur der Benutzer benachrichtigt / bei Zuständigkeit einer Gruppe alle Gruppenmitglieder / bei Zuständigkeit einer Rolle alle zugeordneten Personen)

Ist diese Checkbox aktiviert, wird dem derzeit zuständigen Benutzer des Vorgangs eine Eskalations-E-Mail gesendet. Auch, wenn keine individuelle E-Mail-Benachrichtigung über den Eskalationspfad eingerichtet wurde.

Befindet sich der Vorgang unzugeordnet in einer Organisationseinheit oder Rolle (er ist also keinem Benutzer direkt zugeordnet), werden alle Benutzer, die dieser Organisationseinheit oder Rolle zugeordnet sind, die Eskalations-E-Mail erhalten.

Um als Benutzer Termineskalationen aus dem Timer-Objekt empfangen zu können, muss die E-Mail-Einstellung "E-Mail Benachrichtigung bei Überschreitung von Terminen bei Vorgängen in eigenen Org.-Einheiten / Gruppen und weitergeleiteten Vorgängen" in den E-Mail-Einstellungen des Benutzers aktiviert sein.

Wird die Terminberechnung auf ein bestimmtes Datum angewendet, kann durch die Angabe einer positiven oder negativen Anzahl von Tagen, Wochen oder Monaten eine Frist nach oder noch vor Erreichung dieses Datums eingestellt werden. Diese Zahlangaben sollten nicht mit einer darunter stehenden weiteren spezifischen Zeitangabe kombiniert werden. Eine solche Konfiguration führt dazu, dass der Timer nicht wie gewünscht ausgeführt wird.

Eskalationspfad eines Timers konfigurieren.

Ein Timer kann nicht nur dafür verwendet werde, um Fristen zu berechnen. Der Timer kann bei Erreichung der Frist auch eskalieren und den Workflow automatisch zu einem bestimmten Status steuern oder z.B. eine benutzerdefinierte Eskalations-E-Mail senden. Abweichend von der automatisch versendeten Eskalations-E-Mail.

Um eine Eskalation für einen Timer zu konfigurieren, muss ein weiterer Verbinder, ausgehend von dem Timer, zu einem anderen Objekt erstellt werden.

Wird die Frist erreicht, eskaliert der Timer und der Eskalationspfad des Timers wird gültig.

Durch Verwendung des Eskalationspfads kann ein Workflow z.B. in einen anderen Ablauf umgeleitet werden, oder wie im obigen Beispiel eine Eskalations-E-Mail senden.
Wird nach einer Eskalation ein Statuswechsel vollzogen, wird der Timerablauf verlassen.
Achtung!
Die berechnete Frist wird nur dann aus dem Vorgang entfernt, wenn auch der Status erreicht wird, auf den der Timer zeigt.

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