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Workflow-Objekt: Aufgabe

Das Objekt Aufgabe wird in einem Workflow dazu verwendet, um einen Arbeitsschritt bzw. eine Aktivität darzustellen, die nach Ausführung in der Aktivitätenliste des Vorgangs gespeichert wird. So ein A…

Christoph Lemos
geändert von Christoph Lemos

Das Objekt Aufgabe wird in einem Workflow dazu verwendet, um einen Arbeitsschritt bzw. eine Aktivität darzustellen, die nach Ausführung in der Aktivitätenliste des Vorgangs gespeichert wird. So ein Arbeitsschritt besteht in der Regel daraus, ein Formular auszufüllen.

Aufgabenformular

Das Formular wird mit dem Formulardesigner gestaltet, der direkt mit dem Symbol über der Aufgabe geöffnet werden kann oder über einen Button in der Aufgabe.

Eine Aufgabe wird in einem Vorgang später als Arbeitsschritt über den Details des Vorgangs angezeigt. Das Formular wird mit einem Klick auf den Link geöffnet.

Workflow Engine für weitere Einstellungen

Workflow-Hinweis

Für jede Aufgabe kann ein Bearbeitungshinweis hinterlegt werden, der im Vorgang unter der durchzuführenden Aufgabe angezeigt wird und als Erklärung dienen kann. Es handelt sich um ein frei formatierbares Textfeld, sodass z. B. auch Bilder eingebettet werden können.

Aufgabenanforderung

Statt mit dem Objekt Weiterleitung den gesamten Vorgang weiterzuleiten, kann mit dieser Option nur die Aufgabe von einer anderen Person oder Stelle angefordert werden. So verbleibt der Vorgang weiter in der Liste "Meine Vorgänge" beim letzten Zuständigen, während der Empfänger die Aufgabe erhält. So angeforderte Aufgaben werden im Modell gekennzeichnet:

Es gelten die im Artikel Weiterleitung beschriebenen Möglichkeiten der Empfängerauswahl mit einem Zusatz:

Wird der Empfänger aus einem Feld gewählt, kann dieses Feld auch aus einer Feldgruppe kommen. So kann man in der Feldgruppe eine Liste von Adressaten erstellen, die alle gleichzeitig / parallel die Aufgabe erhalten.

Option

Beschreibung

E-Mail-Benachrichtigung unterdrücken

Das Anfordern einer Aufgabe erzeugt immer automatisch eine vom System generierte E-Mail, die gesendet wird, um den oder die Empfänger über den Eingang der Aufgabe zu informieren. Wenn diese E-Mail nicht gesendet werden soll, kann diese Option genutzt werden.

Es kann dann auch kein individueller Textbaustein verwendet werden.

Individuelle E-Mail-Benachrichtigung

Soll eine individuelle Vorgangseingangsbenachrichtigung an den oder die Empfänger gesendet werden, kann diese Option aktiviert werden. Nach der Aktivierung erscheint ein Auswahlfenster, in dem der Textbaustein neu erstellt oder, falls bereits vorhanden, ausgewählt werden kann.

E-Mail-Benachrichtigung bei Abschluss unterdrücken

Wenn die Aufgabe abschließend bearbeitet und dann zurückgesendet wird, wird eine vom System automatisch generierte E-Mail erzeugt, um die für den Gesamtvorgang zuständige Person über den Abschluss zu informieren. Wenn diese E-Mail nicht gesendet werden soll, kann diese Option genutzt werden.

Automatisch ausführen

Der Vorgang wird automatisch an den konfigurierten Empfänger weitergeleitet.

Ist diese Option nicht aktiviert, muss die Aufgabenanforderung durch einen Klick im Vorgang manuell angestoßen werden.

Workflow wird nach Anforderung der Aktivität nicht direkt fortgesetzt. Auf die Erstellung der Aktivität wird gewartet.

Wenn aktiviert, bleibt der Vorgang an dieser Stelle solange stehen, bis die Aufgabe vom Empfänger erledigt wurde. Wenn deaktiviert, wird direkt der nächste Schritt ausgelöst.

Wenn nicht an dieser Stelle gewartet werden soll, aber an einem späteren Punkt, kann dort eine Verzweigung genutzt werden, um den Fortschritt zu prüfen.

Aktivität sofort zwischenspeichern

Die Aufgabe samt Formular wird direkt erzeugt und leer bzw. mit den ausgewählten Standardwerten gespeichert. Sie ist damit in der Aktivitätenliste vorhanden und wird quasi nachträglich bearbeitet.

Wir empfehlen die Standardeinstellungen zu übernehmen.

Termin aktivieren

Mit der Option ist es möglich, die Aufgabe mit einem Fälligkeitstermin zu verbinden, ohne diesen im Modell extra zu modellieren. Er lässt sich genauso einstellen wie ein Timer und verhält sich ähnlich: Überfällige Aufgaben werden in der Aktivitätenliste hervorgehoben. Im Workflow-Modell werden angeforderte Aufgaben mit aktivem Timer so angezeigt:

Aktivität wird im Workflow übersprungen und daher nicht ausgeführt

Eine so gekennzeichnete Aufgabe wird im Workflow-Ablauf nicht berücksichtigt. Solche Aufgaben, die für die Ablaufsteuerung nicht relevant sind, können zur besseren Visualisierung im Prozessmodell eingefügt werden, wenn das Modell z.B. zu Lehrzwecken genutzt wird.

Katalog für die Aktivitätserzeugung

Wenn in einem Aufgabenformular Katalogfelder genutzt werden, kann hier eingestellt werden, dass über den Aufgaben-Link im Vorgang automatisch der ausgewählte Katalog anstatt der Aktivität aufgerufen wird. Für jede gewählte Position im Katalog wird dann eine Aktivität bzw. Aufgabe erzeugt.

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Workflow-Objekt: Verzweigung

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