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Audit-Trail

In dem Einstellungspunkt Audit-Trail wird für unterschiedliche Aktionen in SmartProcess dokumentiert, welcher Benutzer diese zu welchem Zeitpunkt durchgeführt hat. Inhalt. Folgende Aktionen lösen ein…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

In dem Einstellungspunkt Audit-Trail wird für unterschiedliche Aktionen in SmartProcess dokumentiert, welcher Benutzer diese zu welchem Zeitpunkt durchgeführt hat.

Inhalt

Folgende Aktionen lösen einen Eintrag im Audit-Trail aus:

  • Veröffentlichen einer Prozessgruppe, eines Prozesses oder Dokuments mit oder ohne den Freigabe-Workflow
  • Zurückziehen der Veröffentlichung einer Prozessgruppe, eines Prozesses oder Dokuments
  • Löschen einer Prozessgruppe, eines Prozesses oder Dokuments
  • Login eines Benutzers in SmartProcess
  • Login eines CWA-Mitarbeiters per Wartungsuser
  • Ein Benutzer hat die Einstellung Wartungszugriff verwalten angepasst
  • Wenn durch wiederholte Falscheingabe des Passworts die automatische temporäre Zugangssperrung für einen Benutzer ausgelöst wird
  • Jeder Schritt in der Vorgangsbearbeitung, für den eine Signatur des Benutzers erforderlich ist (sowohl Unterschriftenfeld als auch Passworteingabe)
    Ob für die Bearbeitung von Vorgangs- oder Aufgabenformularen eine Signatur erforderlich ist, kann in den Workflow-Einstellungen des Workflows oder der Aufgabe definiert werden.

Spalten

  • Aktion -> Die durchgeführte Aktion des Benutzers
  • Typ -> Das Objekt, für das die Aktion vom Benutzer durchgeführt wurde (Prozess, Dokument, Name des Workflows oder "Login temporär blockiert")
  • Referenz
    • Die Prozessnummer bei Prozessen
    • Die Dokumentennummer bei Dokumenten
    • Die Vorgangsnummer bei Vorgängen
  • Beschreibung
    • Bei Prozessen und Dokumenten: Name, Versionsnummer und Versionsbeschreibung bzw. Begründung, wenn die Veröffentlichung zurückgezogen wurde
    • Bei Vorgängen der Betreff

Die Einträge im Audit-Trail erfolgen automatisch und können nicht gelöscht werden. Eine Filterung der Einträge ist anhand des Datums, über die Spaltenköpfe der Tabellen oder die "Suche in Liste" möglich.

Für den Zugriff auf den Menüpunkt Audit-Trail muss der Benutzer ein Berechtigungsprofil besitzen, in dem die entsprechende Berechtigung im Reiter Administration auf "Ja" gesetzt ist.

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