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Word Report Designer für Ausdrucke (Zusatzmodul)

Im Menü Einstellungen > Anwendung konfigurieren > Word Report Designer für Ausdrucke finden Sie den Word Report Designer mit dem Sie Reportvorlagen erstellen können. Der Word Report Designer für Ausd…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Im Menü Einstellungen > Anwendung konfigurieren > Word Report Designer für Ausdrucke finden Sie den Word Report Designer mit dem Sie Reportvorlagen erstellen können.

Der Word Report Designer für Ausdrucke kann dazu genutzt werden die Prozessbeschreibung zu ändern oder um für Workflows Druckvorlagen mit Vorgangsinhalten zu verwalten.

Zum Erstellen von neuen eigenen Druckvorlagen z. B. für selbst erstellte Workflows muss das optionale Modul "Word Report Designer" erworben und im System freigeschaltet werden. Vorlagen, die bei Auslieferung bereits vorhanden sind (z. B. Prozessbeschreibung) oder die durch die Aktivierung von Standard-Workflows hinzukommen (z. B. Auditberichte) können auch ohne Erwerb des Zusatzmoduls verändert werden.

Neuen Report erstellen

Über den Button <Neuer Eintrag> können Sie einen neuen Word Report erstellen und für ein bestimmtes Objekt (Prozess oder Vorgang) hinterlegen.

Report für Prozesse/Prozessgruppen

Report für Vorgänge

Feld

Beschreibung

Name

In diesem Feld wird der Name der Vorlage definiert.

Wenn SmartProcess mehrsprachig verwendet wird, achten Sie darauf, den Namen auch in allen anderen Sprachen zu definieren.

Beschreibung

In diesem Feld muss für die Vorlage eine Beschreibung hinterlegt werden.

Vorlageart

Über die Vorlageart kann bestimmt werden, ob eine Vorlage für einen Vorgang, einen Prozess, eine Prozessgruppe oder einen Textbaustein angelegt werden soll.

Die Vorlagearten "Vorgang" und "Textbaustein" sind nur verfügbar, wenn das optionale Modul "Word Report Designer" erworben und im System aktiviert wurde.

Sprache

In diesem Feld wird die Sprache der Anwendung definiert, in der die Vorlage verfügbar sein soll.

In diesem Feld sind nur die Sprachen verfügbar, die auch als Anwendungssprache einstellbar sind.

Standard-Auswahl

Es ist möglich für Prozesse mehrere Prozessbeschreibungen zu hinterlegen. Über diese Option kann eine Beschreibung als Standard definiert werden.

Dateivorlage

Wenn eine bestehende Vorlage geöffnet wird, zeigt dieses Feld die derzeit hinterlegte Dateivorlage an.

Mit einem Klick auf den Dateinamen kann die derzeit gespeicherte Vorlage heruntergeladen werden.

Beispieldokument mit Platzhaltern

Nähere Informationen hierzu finden Sie im nächsten Abschnitt.

Dateinamenmuster

Ein Dateinamenmuster kann nur bei Word Reports für Vorgänge vergeben werden.

In diesem Feld kann ein Dateinamenmuster definiert werden. Dieses wird angezeigt, wenn der angezeigte Report im Vorgangsfenster heruntergeladen wird. In diesem Feld können alle Platzhalter des ausgewählten Vorgangs verwendet werden.

Beispiel für ein Dateinamenmuster:

Report für Maßnahme <Processnumber>

Wenn der Report aus dem Vorgang heraus aus dem Fenster "Reports und Ausdrucke" aufgerufen und gespeichert wird, wird der Dateiname entsprechend dem Dateinamenmuster vorgeschlagen.

Neue Datei hochladen

Über dieses Feld kann eine neue Dateivorlage hochgeladen werden.

Ausgabe-Format

In diesem Feld können Sie das Aufgabeformat für Reports bestimmen.

Es stehen .docx und .pdf zur verfügung.

Vorgang

In diesem Feld muss bestimmt werden für welchen Vorgang der Report im Vorgangsfenster verfügbar sein soll.

Anhand des ausgewählten Vorgangs wird über den Button <Download Beispieldokument mit Platzhaltern> ein Dokument angeboten, das alle Platzhalter für die ausgewählte Vorgangsart enthält.

Berechtigungsprofile

Über dieses Feld kann eingeschränkt werden, welches Berechtigungsprofil Zugriff auf diesen Report im Vorgangsfenster hat.

Report automatisch beim Beenden des Vorgangs anhängen

Wird diese Option ausgewählt, wird der Report automatisch an den Vorgang als Dateianhang angefügt, wenn der Vorgang geschlossen wird.

Beispieldokument mit Platzhaltern

Über den Button <Download Beispieldokument mit Platzhaltern> kann für Vorgänge ein Word-Dokument heruntergeladen werden, das alle Platzhalter enthält, die in dem Vorgang zur Verfügung stehen. Dieses Dokument kann in Word an die eigenen Bedürfnisse angepasst und als Dateivorlage wieder hochgeladen werden.

Für Prozesse steht als Beispieldokument die Standard-Prozessbeschreibung für den Download bereit.

Diese Vorlage enthält nicht alle Platzhalter, die es für Prozesse gibt. Diese sind im Kapitel Prozessbeschreibung übersichtlich aufgelistet.

Platzhalter in Word-Dateien verwenden

Die Platzhalter werden in Microsoft Word als Felder vom Typ Mergefield eingefügt. Wie Sie dieses Feld erstellen können, ist abhängig von Ihrer Word-Version.

Einfügen eines neuen Platzhalters

  1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle in der Datei, an der das neue MergeField eingefügt werden soll.
  2. Wählen Sie im Menüband den Menüpunkt Einfügen, öffnen Sie das Untermenü Schnellbausteine und wählen Sie Feld.
  3. Wählen Sie anschließend in der Liste auf der linken Seite den Eintrag MergeField und tragen Sie auf der rechten Seite im Feld Feldname den Platzhalter-Namen ein.
  4. Bestätigen Sie die Eingabe mit <OK>, um das Mergefield hinzuzufügen.

Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt an der Position einen anderen Inhalt ausgeben möchten, können Sie die Eigenschaften des Mergefields anpassen.

Zum Ändern eines Mergefields reicht es nicht aus, den grau hinterlegten Feldnamen zu überschreiben.

Führen Sie stattdessen einen Rechtsklick auf das Mergefield aus und öffnen über <Feld bearbeiten> erneut das Eigenschaftenfenster des Mergefields. An dieser Stelle können Sie den Feldnamen nun anpassen oder auf Fehler kontrollieren.

Sie können Mergefields auch formatieren. Achten Sie dabei darauf, das gesamte Mergefield zu markieren.

Platzhalter-Listen

Für die Prozessbeschreibung

Für Dokumente

Allgemeine Platzhalter für Word Reports in Workflows

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