Workflow-Objekt: Sub-Prozess

Ein Sub-Prozess kann in einem Workflow verwendet werden, um einen untergeordneten Workflow zu modellieren. So ist es zum Beispiel möglich aus diversen unterschiedlichen Workflows einen anderen Workflow aufzurufen.

In SmartProcess wird die Maßnahme so verwendet. Die Maßnahme kann immer als eigener Workflow gestartet werden. Sie wird aber z. B. auch aus den Workflows "Risiko", "Feedback und Kommentar" oder "Audit" aufgerufen. Indem die Maßnahme hier als Sub-Prozess wiederverwendet wird, ist es möglich ein ganzheitliches Maßnahmenmanagement aufzusetzen.

Ablauf und Darstellung in der Vorgangsbearbeitung

Wird die Maßnahme aus dem Beispiel oben im Vorgang erreicht, muss ein Bearbeiter zunächst nur deren Hauptformular ausfüllen. Ab diesem Punkt läuft die Maßnahme parallel und unabhängig vom Hauptvorgang weiter. Das Risiko wechselt nach dem Speichern des Hauptformulars der Maßnahme direkt in den Status "In Überwachung".

Wenn auf den Abschluss des Sub-Vorgangs gewartet werden soll, kann eine Warteverzweigung genutzt werden, die dessen Status beobachtet.

In der Aktivitätenliste des Hauptvorgangs kann der Fortschritt des Sub-Vorgangs verfolgt werden:

Die Nummer eines Subvorgangs setzt sich aus der Nummer des Hauptvorgangs und der Position im Ablauf zusammen:

Übernahme von Daten in einen Sub-Prozess

Es können Daten aus dem Hauptformular des Hauptworkflows in das Hauptformular des Sub-Workflows übernommen werden, wenn die Felder der beiden Hauptformulare vom gleichen Typ sind und den gleichen Namen haben. Wird der Sub-Workflow später aus dem Vorgang aufgerufen, sind die Felder des Sub-Vorgangs dann mit den Daten der Felder des Hauptformulars bereits gefüllt.

Enthält also das Hauptformular des Risikos ein Textfeld "Auslöser" mit dem Standardwert "Risiko" (das man auch verstecken kann), wird diese Information beim Aufruf der Maßnahme in deren Formular übernommen, da hier ebenfalls ein Textfeld "Auslöser" vorhanden ist.

Workflow Engine für weitere Einstellungen

Workflow-Hinweis

Für jeden Sub-Prozess kann ein Bearbeitungshinweis hinterlegt werden, der im Vorgang unter der durchzuführenden Aufgabe angezeigt wird und als Erklärung dienen kann. Es handelt sich um ein frei formatierbares Textfeld, sodass z. B. auch Bilder eingebettet werden können.

Aufgabenanforderung

Statt mit dem Objekt Weiterleitung den gesamten Vorgang weiterzuleiten, kann mit dieser Option nur die Aufgabe (Ausfüllen des Hauptformulars des Sub-Prozesses) von einer anderen Person oder Stelle angefordert werden.

Die Funktionsweise ist analog zu angeforderten Aufgaben. Die zusätzlichen Einstellungspunkte werden hier umfänglich erklärt: Umgang mit angeforderten Aufgaben

Automatisch ausführen

Statt den Sub-Prozess über einen Aufgabenlink im Vorgang manuell zu starten, kann er auch automatisch ausgeführt werden. Auf diesem Weg wird das Hauptformular des Sub-Prozesses im Hintergrund geöffnet, direkt gespeichert und geschlossen. So können im Hintergrund parallele Aktivitäten gestartet werden.

Wird diese Option genutzt, sollte das Hauptformular entsprechend vorbereitet werden, da es von keiner Person zum Start ausgefüllt wird. Auch ggf. vorhandene Pflichtfelder werden leer gespeichert. Hier kann man gut mit der oben beschriebenen Übernahme von Daten arbeiten.

Aktivität wird im Workflow übersprungen und daher nicht ausgeführt

Ein so gekennzeichneter Sub-Prozess wird im Workflow-Ablauf nicht berücksichtigt. Solche Sub-Prozesse, die für die Ablaufsteuerung nicht relevant sind, können zur besseren Visualisierung im Prozessmodell eingefügt werden, wenn das Modell z. B. zu Lehrzwecken genutzt wird.

Katalog für die Aktivitätserzeugung

Wenn im Hauptformular des Sub-Prozesses Katalogfelder genutzt werden, kann hier eingestellt werden, dass über den Aufgaben-Link im Vorgang automatisch der ausgewählte Katalog anstatt der Aktivität aufgerufen wird. Für jede gewählte Position im Katalog wird dann ein eigener Sub-Vorgang erzeugt.