Skip to main content
Inhaltsverzeichnis

Veröffentlichung von Prozessen / Dokumenten

Damit ein Prozess oder eine Prozessgruppe auch von Benutzern ohne Bearbeitungsrechte eingesehen werden kann, muss dieser veröffentlicht sein. Wenn Prozesse über die Baumstruktur des Prozess-Explorers…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle
Inhaltsverzeichnis

Damit ein Prozess oder eine Prozessgruppe auch von Benutzern ohne Bearbeitungsrechte eingesehen werden kann, muss dieser veröffentlicht sein.

Wenn Prozesse über die Baumstruktur des Prozess-Explorers eingesehen werden sollen, muss sichergestellt sein, dass ggf. übergeordnete Prozessgruppen ebenfalls veröffentlicht sind.
Nutzen Sie zur Überprüfung der momentan sichtbaren Prozesse z. B. den Button Viewer-Ansicht im Anwendungskopf von SmartProcess.

Sobald sich der Prozess entweder im Status "Nicht veröffentlicht" oder "Unveröffentlichte Änderungen" befindet, werden oberhalb des Prozessmodells verschiedene Möglichkeiten für die Veröffentlichung angeboten.

Die Beschreibungen zur Veröffentlichung gelten ebenso für Dokumente.

Veröffentlichung mit dem Freigabe-Workflow

Mit dem Freigabe-Workflow wird der Prozess in zwei Schritten zunächst geprüft und dann freigegeben.

Der Freigabe-Workflow stellt die ordnungsgemäße und normkonforme Lenkung von Prozessen und Dokumenten nach der Norm ISO 9001:2015 sicher.

Freigabe-Workflow starten

Mit einem Klick auf <Mit Freigabe-Workflow veröffentlichen> öffnet sich das Startformular zur Erstellung des Vorgangs.

Prüfende und Freigebende eintragen

Mit einem Klick auf + Neu aus Katalog öffnet sich eine Benutzerliste, aus der beliebig viele Personen als Prüfende ausgewählt werden können. Nach Speichern des Startformulars wird von allen ausgewählten Benutzern parallel die Prüfaufgabe angefordert.

Gleichermaßen kann bei der Auswahl der Freigebenden verfahren werden. Wenn alle Prüfenden den zu veröffentlichenden Prozess für In Ordnung befunden haben, wird von allen ausgewählten Benutzern parallel die Freigabeaufgabe angefordert.

Mit einer Einstellung am Workflow kann dafür gesorgt werden, dass die Prüfenden und Freigebenden aus der vorherigen Version in die beiden Listen übernommen werden.
Anschließend können die Einträge in den Listen noch bearbeitet werden (Ergänzen weiterer oder Entfernen bisheriger Prüfender und Freigebender), bevor der Vorgang gespeichert wird und damit die Prüfaufgaben angefordert werden.

Durch Aktivieren der Checkbox Bearbeitungsfrist für Prüfer festlegen? erscheinen 2 Felder, mit denen ein Zeitraum festgelegt werden kann, nachdem die Prüfenden eine automatische Erinnerungs-E-Mail aus SmartProcess erhalten, sofern sie zum Ablauf der Frist ihre Prüfaufgabe noch nicht abgeschlossen haben.

Details zum Bearbeiten dieser Aufgaben werden unten im Abschnitt Prüfung & Freigabe erläutert.
Versionsbeschreibung & Information der relevanten Personen

Daten zum Prozess, wie der Name, die Nummer sowie die aktuellste Version werden automatisch in das Startformular des Freigabe-Workflows übertragen.

Die wichtigsten Änderungen zur Vorgängerversion bzw. der Hinweis auf eine Erstveröffentlichung werden in das Feld Versionsbeschreibung eingetragen.

Die Versionsbeschreibung wird bei der Information an die Prozessbeteiligten / Dokumenten-Anwender übermittelt und sollte daher die wichtigsten Änderungen am Prozess kurz zusammenfassen.

Anschließend wird definiert, wie die Prozessbeteiligten bzw. Dokumenten-Anwender nach der erfolgten Veröffentlichung informiert werden sollen:

Lesebestätigung von Beteiligten erforderlich

In diesem Artikel erfolgt lediglich eine Kurzbeschreibung der Lesebestätigung im Rahmen des Freigabe-Workflows.
Eine ausführliche Beschreibung zum Umgang mit der Lesebestätigung als Nachweis zur Kenntnisnahme einer neuen Prozessversion finden Sie im Artikel Lesebestätigung.

Alle Prozessbeteiligten bzw. Dokumenten-Anwender erhalten eine E-Mail Benachrichtigung mit einem Link.

Dieser Link führt zu einem Formular in SmartProcess, in dem die veränderte Prozessversion eingesehen werden kann und der Mitarbeitende aktiv bestätigen muss, dass die Änderungen zur Kenntnis genommen wurden.

Zusätzlich werden dem Benutzer die von ihm angeforderten Lesebestätigungen in SmartProcess unter Meine Vorgänge angezeigt.

Für jeden Prozess kann über Weitere Aktionen -> Lesebestätigungen eingesehen werden, welche Lesebestätigungen bereits eingegangen bzw. noch offen sind.

Für jeden Mitarbeiter kann zudem in dessen Benutzerprofil im Reiter Prozesse und Dokumente eingesehen werden, ob bereits Lesebestätigungen zu allen erforderlichen Prozessen abgegeben wurden.
Details sind im Artikel Lesebestätigung beschrieben.

Info an Beteiligte

Falls bei der Radiobutton-Auswahl zur Lesebestätigung Nein ausgewählt wird, erscheint das Feld Info an Beteiligte.

Wird hier Ja ausgewählt, erhalten alle Prozessbeteiligten bzw. Dokumenten-Anwender eine E-Mail Benachrichtigung mit den wichtigsten Informationen zu dem veröffentlichten Prozess und einem Link zu SmartProcess, über den die neue Prozessversion eingesehen werden kann. Anders als bei der Lesebestätigung ist keine Aktion des Benutzers erforderlich.

Gültigkeitsdaten festlegen

In diesem Abschnitt kann festgelegt werden, nach welchen Parametern sich nach der erfolgreichen Veröffentlichung die Gültigkeitsdaten des Prozesses ergeben sollen.

Die Bedeutung der Gültigkeit und die Konsequenzen bei Ablauf werden in diesem separaten Hilfeartikel näher erläutert.

Sowohl zum Bestimmen des Starts als auch des Endes der Gültigkeit kann über Radio-Buttons aus zwei verschiedenen Optionen gewählt werden:

Gültig ab

Sofort nach Veröffentlichung

  • Bei dieser Auswahl wird das Gültig ab Datum des Prozesses automatisch auf das Datum gesetzt, an dem der Freigabe-Workflow den Status Veröffentlicht erreicht hat (also nachdem alle Prüfenden und Freigebenden der Veröffentlichung zugestimmt haben)

Individuell

  • Bei dieser Auswahl erscheint das Feld Gültig ab im Formular. In diesem kann ein individuelles Datum für den Gültigkeitsstart ausgewählt werden. Liegt dieses nach der Veröffentlichung noch in der Zukunft, wird den Benutzern in SmartProcess ein entsprechender Hinweis auf die aktuell gültige und die zukünftig gültige Version angezeigt (Details siehe Artikel Gültigkeit)

Gültig bis

Nach Gültigkeitsdauer

  • Bei dieser Auswahl kann das Feld Gültigkeitsdauer (in Monaten) gefüllt werden. Die dort eingetragene Monatsanzahl wird auf das ermittelte Gültig ab Datum addiert und stellt das Gültigkeitsende des Prozesses dar.
In den Einstellungen für das Prozessmanagement kann die Gültigkeitsdauer und die Erinnerung vor Ablauf der Gültigkeit voreingestellt und so konfiguriert werden, dass keine längere Gültigkeit eingetragen werden darf, als vom Administrator vorgegeben.

Individuell

  • Bei dieser Auswahl wird das Feld Gültigkeitsdauer (in Monaten) ausgegraut und das Feld Gültig bis erscheint im Formular. In diesem kann ein individuelles Datum für das Gültigkeitsende festgelegt werden, das nach erfolgreicher Veröffentlichung des Prozesses gilt.
Wird im Feld Gültigkeitsdauer der Wert "0" eingetragen bzw. kein Gültig bis Datum angegeben, läuft die Gültigkeit des Prozesses nach der Veröffentlichung nie ab.

Im Feld Erinnerung vor Ablauf kann definiert werden, ob und wann eine Erinnerungsmail vor Ablauf der Gültigkeit an den Prozesseigner und Prozessmanager bzw. Dokumentenverantwortlichen gesendet werden soll. Als mögliche Einheit stehen Tage, Wochen und Monate zur Verfügung.

Auch wenn die Gültigkeit abgelaufen ist, bleibt der Prozess veröffentlicht. Die Funktion bewirkt einerseits die Benachrichtigung vor Gültigkeitsablauf des Prozesseigners und Prozessmanagers per E-Mail und andererseits einen Statuswechsel des Prozesses / Dokuments auf "Gültigkeit überschritten" nach Ablauf der Gültigkeit.

Seit der Version 26.7 kann bei drohendem Ablauf der Gültigkeit auch ein eigener Workflow ausgelöst werden, um die Gültigkeitsverlängerung zu handhaben. Details dazu gibt es im Artikel Gültigkeit.

Mit einem Klick auf Speichern wird der Workflow gestartet und die Aufgaben an die ausgewählten Prüfpersonen gesendet.

Der Vorgangsersteller behält den Freigabe-Workflow zur Beobachtung in seiner Liste Meine Vorgänge und kann dort den Fortschritt verfolgen. Der Prozess befindet sich von diesem Zeitpunkt an im Status In Freigabe.

Wenn sich ein Prozess im Status In Freigabe befindet, sollte dieser nicht mehr bearbeitet werden, da die Änderungen nicht automatisch an den Freigabe-Workflow übermittelt werden.

Nur wenn der Vorgangsersteller durch ein negatives Prüfungs- oder Freigabeergebnis die Aufgabe "Änderungen durchführen" zugeteilt bekommt, sollten Änderungen vorgenommen werden.

Prüfung & Freigabe

Die Prüfpersonen werden per E-Mail über den Eingang einer neuen Aufgabe zur Prüfung informiert. In der E-Mail und im Menü Vorgänge ist ein Link zur Prüfaufgabe. Auch über das Fenster Meine Vorgänge oder Meine Aufgaben auf der Startseite wird der Vorgang angezeigt.

Die Prüfung wird parallel durchgeführt. Wurde also mehr als eine Prüfperson festgelegt, erhalten alle Prüfenden gleichzeitig ihre Aufgabe zugeteilt. Der Workflow fährt erst mit dem nächsten Schritt fort, wenn alle ausgewählten Prüfpersonen ihre Aufgabe abgeschlossen haben.

Im Fenster des Freigabe-Workflows kann der Prüfende die durchzuführende Aufgabe mit dem Klick auf den Aufgabenlink öffnen.

Auf der rechten Seite wird der Prüfperson das Prozessmodell inklusive aller Details angezeigt. Mit dem Button <Versionsvergleich> werden die Änderungen der aktuellen Version zu dem bisher veröffentlichten Stand verdeutlicht. Auf der linken Seite kann anschließend das Prüfergebnis und ggf. einen Kommentar eintragen.

Falls als Ergebnis Nicht in Ordnung ausgewählt, ist ein Kommentar verpflichtend, um dem Prozessmodellierer Hinweise zur Verbesserung zu geben.

Mit einem Klick auf <Speichern und zurückleiten> wird die Prüfung abgeschlossen. Wenn alle ausgewählten Prüfpersonen zu einem positivem Ergebnis gekommen sind ("In Ordnung"), wird die Aufgabe zur Freigabe von allen im Startformular ausgewählten Personen angefordert.

Fällt das Ergebnis der Überprüfung von einem der Prüfenden oder einem der Freigebenden negativ aus ("Nicht in Ordnung" / "Nicht freigegeben"), wird der Vorgang zur Überarbeitung zurück an den Ersteller des Vorgangs gesendet. In dem Fall kann Vorgangsersteller im Aufgabenschritt "Änderungen durchführen" direkt das Prozessmodell überarbeiten und bekommt dort die Kommentare der Prüfenden bzw. Freigebenden angezeigt.

Die Freigabe findet analog zur Prüfung statt.

Bei der Veröffentlichung wird automatisch eine Hauptversion erstellt und die ausgewählte Information an die Anwender verschickt (Anforderung von Lesebestätigungen oder Info an Beteilgite).

Alle Freigabe-Workflows zu einem Prozess können nachträglich nochmals über Weitere Aktionen -> Veröffentlichung & Freigabe -> Alle Freigaben eingesehen werden.

Der Freigabe-Workflow ist wie alle Workflows flexibel anpassbar, sodass individuelle Abläufe definiert werden können.

Ohne Freigabe-Workflow direkt veröffentlichen

Die Veröffentlichung ohne den Freigabe-Workflow entspricht nicht der normkonformen Lenkung von Prozessen und Dokumenten gemäß der ISO 9001-2015.

Die Veröffentlichung ohne den Freigabe-Workflow kann für die Veröffentlichung von Prozessgruppen genutzt werden, da diese nach der ISO 9001:2015 i. d. R. keine lenkungswürdigen Geschäftsprozesse darstellen.

Es kann ein beliebiges Gültig-ab und Gültig-bis-Datum sowie eine Erinnerung vor Ablauf der Gültigkeit eingestellt werden (siehe Veröffentlichung mit dem Freigabe-Workflow). Optional können manuell Prüfer und Freigebende eingetragen werden, die den Prozess / die Prozessgruppe mit ausgearbeitet oder überprüft haben. Ebenfalls optional kann eine Versionsbeschreibung ergänzt werden.

Die Benachrichtigung über die Veröffentlichung kann über die Auswahl "Anwender über die Veröffentlichung benachrichtigen" auf Wunsch unterdrückt werden. Ansonsten (wenn "Ja" gewählt wird) wird an alle Prozessbeteiligten der interne Textbaustein "Prozessmanagement - Prozess veröffentlicht" versendet.

Nach dem Klick auf <Jetzt veröffentlichen> wird eine neue Hauptversion erstellt und der Prozess ist direkt veröffentlicht.

Die Veröffentlichung ohne den Freigabe-Workflow ist nur mit einer entsprechenden Berechtigung möglich.

Einstellungen zur automatischen Veröffentlichung

Im Dropdown-Menü Weitere Aktionen kann über die Einstellungen zur automatischen Veröffentlichung erreicht werden, dass alle Änderungen am Prozess / an der Prozessgruppe immer sofort veröffentlicht werden. Die Versionierung des Prozesses wird gestoppt und durch den Hinweis "Arbeitsversion veröffentlicht" ersetzt.

Diese Vorgehensweise entspricht nicht einer normkonformen Lenkung der Prozesse nach ISO 9001:2015.
Für Prozessgruppen, die nach Ihrer Beurteilung nicht gelenkt werden müssen, kann diese Option genutzt werden.
In Einstellungen für das Prozessmanagement kann eingestellt werden, dass jede neu erstellte Prozessgruppe automatisch den Status "Arbeitsversion veröffentlicht" erhält.

Veröffentlichung mitgeltender Dokumente

In den Einstellungen für das Prozessmanagement können Sie festlegen, ob mitgeltende Dokumente beim Veröffentlichen des Prozesses automatisch mitveröffentlicht werden sollen.

Ist die Einstellung aktiv, werden unveröffentlichte Dokumente, die im Prozessmodell verwendet werden, bei Veröffentlichung des Prozesses auch veröffentlicht. Dies gilt nur wenn sich das Dokument bisher im Status "Nicht veröffentlicht" befunden hat. Befindet sich das Dokument im Status "Unveröffentlichte Änderungen", ist im veröffentlichten Prozess nur die bereits veröffentlichte Version des Dokuments sichtbar.

Ist dies ausgeschaltet, werden dem Viewer nur die Symbole der unveröffentlichten Dokumente im veröffentlichten Prozessmodell angezeigt. Beim Klick auf das Symbol wird das Dokument nicht geöffnet, sondern es erfolgt ein Hinweis, dass es sich um ein unveröffentlichtes Dokument handelt und für den Benutzer ohne Bearbeitungsrechte für das Dokument die Berechtigung zum Öffnen fehlt.

War der Artikel hilfreich?

Status und Version

Gültigkeit

Kontakt