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Textbausteine - System E-Mails
Im Menü Einstellungen > E-Mails und Textbausteine können Sie die E-Mail-Konten und Textbausteine konfigurieren. In diesem Menü finden Sie die Textbausteine des Systems. Sie können diese Textbausteine…
Im Menü Einstellungen > E-Mails und Textbausteine können Sie die E-Mail-Konten und Textbausteine konfigurieren.
In diesem Menü finden Sie die Textbausteine des Systems. Sie können diese Textbausteine genauso bearbeiten, wie die Vorgangs-E-Mails.
Es können ausschließlich die Standard-Druckvorlagen als Anhang angefügt werden.
Allgemeine System E-Mails
Name | Ereignis, das zum Versand führt | Empfänger |
Import Log E-Mail | Es wurde ein zeitgesteuerter Import von Daten durchgeführt. | Die E-Mail Adresse, die beim Erstellen des zeitgesteuerten Imports zur Benachrichtigung hinterlegt wurde. |
Passwortanfrage | Ein Benutzer hat im Anmeldebildschirm von SmartProcess den Button <Passwort vergessen?> geklickt, um sein Passwort zurückzusetzen. | Die E-Mail Adresse des Benutzers, der das Zurücksetzen des Passworts angefordert hat. |
Registrierungs-Zugangsdaten-E-Mail | In der Benutzerverwaltung wurde manuell ein neuer Benutzer erstellt. Oder Per Import wurden Benutzer erstellt und für den importierten Benutzer war in der Spalte 'Zugangsdaten an neuen Benutzer senden' Ja eingetragen. | Die E-Mail Adresse, die in dem Profil des neuen Benutzers hinterlegt wurde. |
System E-Mails Prozesse / Dokumente
Name | Ereignis, das zum Versand führt | Empfänger |
Dokumentenmanagement - Dokument veröffentlicht | Ein Dokument wurde ohne den Freigabe-Workflow veröffentlicht und die Checkbox zum Unterdrücken der E-Mail Benachrichtigung nicht ausgewählt. |
Die erwähnten Benutzer werden nur benachrichtigt, wenn in ihrem Benutzerprofil die E-Mail Benachrichtigungseinstellung 'E-Mail Benachrichtigung bei der Veröffentlichung von zugeordneten Prozessen, Dokumenten und Favoriten' auf Ja gestellt ist. |
Dokumentenmanagement - Gültigkeitsgrenze erreicht | Ein Dokument wurde bei der Veröffentlichung mit einer Gültigkeit und einem Erinnerungszeitraum versehen. Sobald das Erinnerungsdatum erreicht wurde, wird die E-Mail ausgelöst. | Der Dokumentenverantwortliche (Bei einer Org.-Einheit oder Rolle alle zugeordneten Benutzer) Der Dokumentenverantwortliche wird nur benachrichtigt, wenn in seinem Benutzerprofil die E-Mail Benachrichtigungseinstellung 'E-Mail Benachrichtigung bei Überschreitung des Gültigkeitsdatums bei Prozessen und Dokumente' auf Ja gestellt ist. |
Dokumentenmanagement - Gültigkeitsgrenze überschritten | Ein Dokument wurde bei der Veröffentlichung mit einer Gültigkeit versehen. Sobald die Gültigkeit abgelaufen ist, wird die E-Mail ausgelöst. | Der Dokumentenverantwortliche (Bei einer Org.-Einheit oder Rolle alle zugeordneten Benutzer) Der Dokumentenverantwortliche wird nur benachrichtigt, wenn in seinem Benutzerprofil die E-Mail Benachrichtigungseinstellung 'E-Mail Benachrichtigung bei Überschreitung des Gültigkeitsdatums bei Prozessen und Dokumente' auf Ja gestellt ist. |
Einladung zum Kommentieren eines Dokuments - E-Mail | Ein Benutzer hat bei einem Dokument die Funktion 'Für Feedback / Kommentare einladen' genutzt. | Alle Benutzer, die der Einladende ausgewählt hat. |
Einladung zum Kommentieren - E-Mail | Ein Benutzer hat bei einem Prozess die Funktion 'Für Feedback / Kommentare einladen' genutzt. | Alle Benutzer, die der Einladende ausgewählt hat. |
Neuer Kommentar - E-Mail | Ein Benutzer hat einen Kommentar zu einem Prozess verfasst. | Der Prozesseigner und der Prozessmanager (Bei einer Org.-Einheit oder Rolle alle zugeordneten Benutzer) |
Kommentar beantwortet - E-Mail | Der Prozesseigner / Prozessmanager hat auf den Kommentar eines Benutzers geantwortet. | Der Verfasser des ursprünglichen Kommentars. |
Prozessmanagement - Gültigkeitsgrenze erreicht | Ein Prozess wurde bei der Veröffentlichung mit einer Gültigkeit und einem Erinnerungszeitraum versehen. Sobald das Erinnerungsdatum erreicht wurde, wird die E-Mail ausgelöst. | Der Prozesseigner und der Prozessmanager (Bei einer Org.-Einheit oder Rolle alle zugeordneten Benutzer) Die erwähnten Benutzer werden nur benachrichtigt, wenn in ihrem Benutzerprofil die E-Mail Benachrichtigungseinstellung 'E-Mail Benachrichtigung bei Überschreitung des Gültigkeitsdatums bei Prozessen und Dokumente' auf Ja gestellt ist. |
Prozessmanagement - Gültigkeitsgrenze überschritten | Ein Prozess wurde bei der Veröffentlichung mit einer Gültigkeit versehen. Sobald die Gültigkeit abgelaufen ist, wird die E-Mail ausgelöst. | Der Prozesseigner und der Prozessmanager (Bei einer Org.-Einheit oder Rolle alle zugeordneten Benutzer) Die erwähnten Benutzer werden nur benachrichtigt, wenn in ihrem Benutzerprofil die E-Mail Benachrichtigungseinstellung 'E-Mail Benachrichtigung bei Überschreitung des Gültigkeitsdatums bei Prozessen und Dokumente' auf Ja gestellt ist. |
Prozessmanagement - Prozess veröffentlicht | Ein Prozess wurde ohne den Freigabe-Workflow veröffentlicht und die Checkbox zum Unterdrücken der E-Mail Benachrichtigung nicht ausgewählt. |
Die erwähnten Benutzer werden nur benachrichtigt, wenn in ihrem Benutzerprofil die E-Mail Benachrichtigungseinstellung 'E-Mail Benachrichtigung bei der Veröffentlichung von zugeordneten Prozessen, Dokumenten und Favoriten' auf Ja gestellt ist. |
Reportversand - Prozesse/Dokumente - E-Mail | Bei einem gespeicherten Report für Prozess- oder Dokumentendaten wurde ein Zeitplan hinterlegt (z. B. Report monatlich versenden). Jedes Mal wenn das Intervall erreicht wurde, wird die E-Mail ausgelöst. | Alle E-Mail Adressen, die als Empfänger im Zeitplan des gespeicherten Reports eingetragen wurden. |
Report teilen - Prozesse/Dokumente - E-Mail | Beim Teilen eines gespeicherten Reports für Prozesse / Dokumente wird eine neue Organisationseinheit, Rolle oder Benutzer hinzugefügt und die Checkbox "Link zum Report per E-Mail versenden" wurde aktiviert. | Der ausgewählte Benutzer bzw. alle Benutzer, die der ausgewählten Organisationseinheit oder Rolle zugeordnet sind. |
System E-Mails Vorgänge
Name | Ereignis, das zum Versand führt | Empfänger |
Aktivität-Angefordert-Benachrichtigung | Im Rahmen der Vorgangsbearbeitung wurde eine Aktivität angefordert Beispiel: Im Freigabe-Workflow wird die Aufgabe 'Dokument / Prozess prüfen' von den festgelegten Prüfern angefordert Bei der Konfiguration des Workflow-Objekts kann statt dieses Standardtextes auch ein individueller Textbaustein verwendet werden. | Der Benutzer, von dem die Aktivität angefordert wurde (Bei einer Org.-Einheit oder Rolle alle zugeordneten Benutzer) |
Angeforderte-Aktivität-Abgeschlossen-Benachrichtigung | Eine angeforderte Aktivität wurde abgeschlossen Beispiel: Im Freigabe-Workflow hat der Prüfer seine Aufgabe durchgeführt. | Der Benutzer, der die Aktivität ursprünglich von einem anderen Benutzer angefordert hat Im Beispiel: Der Ersteller des Freigabe-Workflows hat die Aktivität vom Prüfer angefordert und wird benachrichtigt, wenn der Prüfer seine Aufgabe erledigt hat. |
Benachrichtigung Formular per E-Mail angefordert | Über das Workflow-Objekt Formular per E-Mail senden wurde von einer Person eine Formulareingabe per E-Mail angefordert. Beispiel: Feedbackanforderung im Schulungs-Workflow Bei der Konfiguration des Workflow-Objekts kann statt dieses Standardtextes auch ein individueller Textbaustein verwendet werden. | Die E-Mail Adresse, die im Workflow-Objekt 'Formular per E-Mail senden' als Empfänger konfiguriert wurde |
E-Mail-Eingang-Benachrichtigung | Bei einem in SmartProcess hinterlegten E-Mail-Konto ist eine neue Mail eingegangen. Diese E-Mail wurde in das System eingelesen und einem bestehenden Vorgang zugeordnet. | Der Benutzer, der zum Zeitpunkt des Einlesens der E-Mail für den betroffenen Vorgang zuständig ist (Bei einer Org.-Einheit oder Rolle alle zugeordneten Benutzer) |
Reportversand - Vorgänge - E-Mail | Bei einem gespeicherten Report für Vorgangsdaten wurde ein Zeitplan hinterlegt (z. B. Report monatlich versenden). Jedes Mal wenn das Intervall erreicht wurde, wird die E-Mail ausgelöst. | Alle E-Mail Adressen, die als Empfänger im Zeitplan des gespeicherten Reports eingetragen wurden. |
Report teilen - Vorgänge - E-Mail | Beim Teilen eines gespeicherten Reports für Vorgänge wird eine neue Organisationseinheit, Rolle oder Benutzer hinzugefügt und die Checkbox "Link zum Report per E-Mail versenden" wurde aktiviert. | Der ausgewählte Benutzer bzw. alle Benutzer, die der ausgewählten Organisationseinheit oder Rolle zugeordnet sind. |
Vorgang - Änderung des Fälligkeitsdatums | Ein bereits bestehender Termin eines Vorgangs wurde geändert (siehe Erläuterung zum Terminfeld im Artikel zum Vorgangsfenster) | Der Benutzer, der zum Zeitpunkt der Terminänderung für den Vorgang zuständig ist. |
Vorgang-Eingangs-Benachrichtigung | Ein Vorgang wurde an einen Benutzer, eine Org.-Einheit oder eine Rolle weitergeleitet Die Benachrichtigung wird sowohl bei manuellen Weiterleitungen über das Vorgangsfenster als auch durch das Workflow-Objekt Vorgang weiterleiten versendet. Bei der Konfiguration des Workflow-Objekts kann statt dieses Standardtextes auch ein individueller Textbaustein verwendet werden. | Bei Weiterleitungen an einen Benutzer wird nur dieser Benutzer benachrichtigt. Bei Weiterleitungen an einer Org.-Einheit / Rolle werden alle zugeordneten Benutzer benachrichtigt. Die Benutzer werden nur benachrichtigt, wenn in ihrem Benutzerprofil die E-Mail Benachrichtigungseinstellungen für das Empfangen neuer Vorgänge auf 'Ja' gestellt sind. |
Vorgang-Geschlossen-Benachrichtigung | Ein Vorgang wurde manuell oder durch den letzten Bearbeitungsschritt des Workflows abgeschlossen. | Alle Benutzer, die für diesen Vorgang zu irgendeinem Zeitpunkt mal zuständig waren. Die Benutzer werden nur benachrichtigt, wenn in ihrem Benutzerprofil die E-Mail Benachrichtigungseinstellung 'E-Mail Benachrichtigung beim Abschluss eines Vorgangs, wenn man an dem Vorgang mitgearbeitet hat' auf Ja gestellt ist. |
Vorgangs-Terminerinnerung | Der Termin für einen Vorgang wurde überschritten (siehe Erläuterung zum Terminfeld im Artikel zum Vorgangsfenster) | Der / Die aktuell Zuständige/n für den Vorgang mit folgender Unterscheidung:
Die Benutzer werden nur benachrichtigt, wenn in ihrem Benutzerprofil die E-Mail Benachrichtigungseinstellung 'E-Mail Benachrichtigung bei Überschreitung von Terminen bei Vorgängen in eigenen Org.-Einheiten / Gruppen und weitergeleiteten Vorgängen' auf Ja gestellt ist. Wurde der Termin durch das Workflow-Objekt Timer erstellt, kann die automatische Benachrichtigung darin unterdrückt werden. |
Vorgangs-Terminerinnerung (Eigene Termine) | Der Termin für einen Vorgang wurde überschritten (siehe Erläuterung zum Terminfeld im Artikel zum Vorgangsfenster) |
Die Benutzer werden nur benachrichtigt, wenn in ihrem Benutzerprofil die E-Mail Benachrichtigungseinstellung 'E-Mail Benachrichtigung bei Überschreitung von Terminen bei Vorgängen in eigenen Org.-Einheiten / Gruppen und weitergeleiteten Vorgängen' auf Ja gestellt ist. Wurde der Termin durch das Workflow-Objekt Timer erstellt, kann die automatische Benachrichtigung darin unterdrückt werden. |
Vorgangs-Terminerinnerung (Eskalations Postkörbe) | Der Termin für einen Vorgang wurde überschritten (siehe Erläuterung zum Terminfeld im Artikel zum Vorgangsfenster) | Wenn für den Vorgang eine Org.-Einheit verantwortlich ist, erhält jeder Benutzer, dem diese Org.-Einheit in seinem Benutzerprofil in dem Bereich "Zusätzliche E-Mail-Benachrichtigung bei Überschreitung von Terminen (Neben eigenem Arbeitsplatz)" zugeordnet wurde, diese Mail. |
Vorgangs-Terminerinnerung (Wiedervorlage) | Im Vorgangsfenster hat ein Benutzer über Weitere Aktionen -> Wiedervorlage einen Erinnerungstermin für sich selbst erstellt. Wenn dieser Termin erreicht wurde und der Vorgang noch nicht abgeschlossen ist, wird diese E-Mail versendet. | Der Benutzer, der den Wiedervorlagetermin erstellt hat. |
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