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Reports teilen

Wenn ein Report von einem Benutzer gespeichert wird, ist dieser zunächst nur für diesen Benutzer sichtbar. Wenn dieser gespeicherte Report auch anderen Organisationseinheiten, Rollen und Benutzern zu…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle
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Wenn ein Report von einem Benutzer gespeichert wird, ist dieser zunächst nur für diesen Benutzer sichtbar. Wenn dieser gespeicherte Report auch anderen Organisationseinheiten, Rollen und Benutzern zugänglich gemacht werden soll, kann er geteilt werden.

Nur Benutzer mit der Berechtigung Teilen von Reports mit anderen Benutzern können diese Funktion verwenden.

Report teilen

Der Button Report teilen kann für gespeicherte Reports auf 2 Wegen aufgerufen werden:

  1. Im Navigationsbereich des Reporting-Menüs per Rechtsklick auf den gespeicherten Report
  2. Nach der Ausführung eines Reports wird der Button oberhalb des Report-Ergebnisses angezeigt

In dem sich öffnenden Fenster stehen unterschiedliche Optionen zur Auswahl:

Der Report ist für alle geteilt

Ist die Checkbox aktiviert, wird der Report allen Benutzern angezeigt, welche die allgemeine Berechtigung Zugriff auf geteilte Reports besitzen. Die Einträge in der unteren Tabelle haben in diesem Fall keine Bedeutung und der Button zum Hinzufügen weiterer Elemente zu der Tabelle wird ausgegraut.

Ist die Checkbox nicht aktiviert, wird der Report nur den in der Tabelle eingetragenen Organisationseinheiten, Rollen und Benutzern angezeigt, sofern diese die allgemeine Berechtigung Zugriff auf geteilte Reports besitzen.

Ist die Checkbox nicht aktiviert und in der Tabelle kein Eintrag ausgewählt, ist der gespeicherte Report nur für den Ersteller sichtbar.

Das Reportergebnis wird mit den Leserechten des Reporterstellers angezeigt

Diese Checkbox steht nur bei Reports für Vorgänge zur Verfügung und steuert lediglich die angezeigten Ergebnisse. Sie hat keinen Einfluss darauf, wer den gespeicherten Report in der Liste angezeigt bekommt.

Ist die Checkbox nicht aktiviert, hängen die angezeigten Ergebnisse vom Benutzer ab, der den gespeicherten Report ausführt. Es werden bei der Ausführung die Rechte von dem Benutzer berücksichtigt, der den Report anklickt.

Beispiel: Ein Admin hat häufig Leserechte für alle Vorgänge des Systems. Ein "normaler" Benutzer darf i. d. R. nur die Vorgänge sehen, die er erstellt oder an denen er mitgearbeitet hat.

Bei insgesamt 50 Maßnahmen im Tool bekommt der Admin beim Ausführen des Reports also 50 Maßnahmen angezeigt.
Wenn der normale Benutzer nur an 10 von diesen Maßnahmen mitgearbeitet hat, werden beim Ausführen des gespeicherten Reports auch nur diese 10 Maßnahmen angezeigt.

Ist die Checkbox aktiviert, hängen die angezeigten Ergebnisse vom Benutzer ab, der den Report erstellt und abgespeichert hat. Unabhängig davon von welchem Benutzer der Report anschließend ausgeführt wird, werden die Ergebnisse immer mit den Leserechten des Reporterstellers angezeigt.

Wenn im oberen Beispiel also der Admin den Report gespeichert hat, würde der "normale" Benutzer beim Ausführen des gespeicherten Reports ebenfalls alle 50 Maßnahmen in der Ergebnisliste sehen können, weil er für das Ausführen dieses einen Reports die Leserechte des Admins übertragen bekommen hat.

Anders als bei sonstigen Reports beschränkt sich die Ansicht in diesem Fall dann allerdings auf die Ergebnisliste und es kann kein einzelner Vorgang geöffnet werden, um dessen Details einzusehen.

Hinzufügen

Wenn die Checkbox "Der Report ist für alle geteilt" inaktiv ist, können über den Button Hinzufügen nacheinander beliebig viele Organisationseinheiten, Rollen oder Benutzer ausgewählt werden, für die der gespeicherte Report in der Liste angezeigt wird.

Damit ein Benutzer den geteilten Report sehen kann, muss als zusätzliche Voraussetzung immer sichergestellt sein, dass er die Berechtigung Zugriff auf geteilte Reports besitzt.
  • Mit der Lupe kann eine Organisationseinheit, Rolle oder ein Benutzer ausgewählt werden, für die der Report eingeblendet werden soll (z. B. die Organisationseinheit Produktion).
  • Wird die Checkbox Link zum Report per E-Mail versenden aktiviert ist, werden die Benutzer, mit denen der Report geteilt wird, per System E-Mail darüber informiert.
Diese Aktion kann nur beim Hinzufügen von neuen Organisationseinheiten, Rollen oder Benutzern ausgeführt werden.

Der Wortlaut der versendeten E-Mails kann bei Bedarf im Einstellungspunkt Textbausteine - System E-Mails geändert werden. Die an dieser Stelle verwendeten Textbausteine sind:
-> Report teilen - Prozesse/Dokumente - E-Mail
-> Report teilen - Vorgänge - E-Mail
  • Die Checkbox Untere Organisationseinheiten einbeziehen wird nur angezeigt, wenn im Feld Geteilt mit eine Organisationseinheit ausgewählt wurde. Ist diese aktiviert, wird der Report nicht nur Benutzern der Produktion zugänglich gemacht, sondern auch den Benutzern aus Organisationseinheiten, die im Organigramm unterhalb der Produktion angesiedelt sind (im Beispiel also auch Benutzern aus der Arbeitsvorbereitung, Montage und dem Wareneingang).

Löschen

Mit dem Button Löschen können ausgewählte Organisationseinheiten, Rollen oder Benutzer wieder aus der Tabelle entfernt werden.

Anzeige geteilter Reports

In Abhängigkeit davon, ob und mit wem ein Report geteilt wurde, wird dies in der Liste der gespeicherten Reports mit einem Symbol und MouseOver-Text gekennzeichnet.

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Bedeutung

Kein Symbol + Text "Report ist nicht geteilt"

Nur der Ersteller des Reports kann diesen sehen

Symbol + Text "Report ist geteilt"

Im "Report teilen"-Fenster wurden Organisationseinheiten, Rollen und Benutzer ausgewählt, die den Report zusätzlich zum Ersteller sehen können

Symbol + Text "Report ist für alle geteilt"

Im "Report teilen"-Fenster wurde die Checkbox "Der Report ist für alle geteilt" ausgewählt, wodurch alle Benutzer mit Zugriffsrechten auf geteilte Reports auch diesen Report sehen können

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