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Benutzerdefinierte Felder

Sollten Sie zusätzlich zu den vorinstallierten Feldern in den Prozessdetails weitere Eigenschaften zu Ihren Prozessen erfassen wollen, können Sie sich hierfür beliebig viele benutzerdefinierte Felder…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Sollten Sie zusätzlich zu den vorinstallierten Feldern in den Prozessdetails weitere Eigenschaften zu Ihren Prozessen erfassen wollen, können Sie sich hierfür beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen.

Benutzerdefinierte Felder können auf die gleiche Weise auch für weitere Objekte in SmartProcess angelegt werden:
- Dokumente
- Organisationseinheiten im Organigramm
- Rollen
- Artefakte in der Prozessmodellierung
- Kontakte
- Benutzer

Benutzerdefinierte Felder anlegen

Rufen Sie dafür einen beliebigen Prozess auf und klicken im Fenster Details unterhalb vom Prozessmodell den Link <Details bearbeiten>. Wenn Sie in dem sich öffnenden Fenster ganz nach unten scrollen, sehen Sie den Bereich für benutzerdefinierte Felder. Falls noch kein Feld angelegt wurde, ist der Bereich initial eingeklappt. Über das Dropdown <Weitere Felder für diese Ansicht hinzufügen> und anschließend <Feld hinzufügen> können Sie ein neues Feld erstellen.

Durch die Auswahl des Typs (1) legen Sie fest, welche Information in dem Feld eingetragen werden soll. Als Feldtypen zur Verfügung stehen:

  • Text -> Einzeiliger Text
  • Mehrzeiliger Text
  • Zahl -> Feld, in das ausschließlich Ziffern eingetragen werden kann
  • Datum -> Feld mit einer Kalenderauswahl
  • Auswahl -> Dropdown-Liste, aus der ein eindeutiger Eintrag ausgewählt werden kann
  • Mehrfachauswahl -> Dropdown-Liste, aus der mehrere Einträge ausgewählt werden können
Der Feldtyp kann nach der Erstellung des Feldes nicht mehr geändert werden.

Anschließend können Sie einen Namen für das Feld vergeben (2) und es optional zu einem Pflichtfeld erklären, das beim Ausfüllen der Prozessdetails in jedem Fall gefüllt sein muss (3).

Wenn Sie ein (Mehrfach-)Auswahlfeld erstellen möchten, erscheint zusätzlich die Möglichkeit „Auswahlmöglichkeiten“ zu bestimmen und eine Checkbox, um diese Listeneinträge ggf. alphabetisch zu sortieren. Wenn Sie am rechten Rand dieses Felds auf den Bearbeiten-Stift klicken (4), können Sie Auswahloptionen für die Dropdown-Liste hinzufügen.

Für eine neue Auswahloption klicken Sie das Plus und vergeben einen Namen für die Auswahloption. In diesem Beispiel wird eine Option „Ja“ erstellt. Bestätigen Sie den Eintrag anschließend mit <OK>.

Mit dem <Mülleimer-Symbol> kann ein bereits erstellter Eintrag wieder gelöscht und mit dem <Stift-Symbol> ein bestehender Eintrag umbenannt werden. Vorhandene Einträge können per Drag and Drop auch individuell sortiert werden.

Benutzerdefinierte Felder bearbeiten

Sobald mindestens ein Feld angelegt wurde, ist der Bereich für Benutzerdefinierte Felder aufgeklappt. Über <Felder konfigurieren> können Sie die bestehenden Felder bearbeiten.

Per Klick auf einen der Feldnamen können die Eigenschaften eines bereits erstellten benutzerdefinierten Felds (außer dessen Typ) nachträglich geändert werden oder das gesamte Feld gelöscht werden.

Mit <Löschen> wird die Möglichkeit dieses Feld zu füllen bei allen Prozessen im System gelöscht

Per Klick auf <Felder sortieren> kann die Reihenfolge, in der die Felder zur Eingabe für den Anwender angezeigt werden, per Drag & Drop geändert werden.

Auswertung nach benutzerdefinierten Feldern

Sobald Sie ein benutzerdefiniertes Feld erstellt und sich erneut im System angemeldet haben, können Sie auch nach diesem Wert filtern. Gehen Sie hierfür in das Menü <Reporting> (1), wählen <Neu erstellen> (2) und <Report für Prozesse und Dokumente erstellen> (3).

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü anschließend als Objekt „Prozess“ aus (4) und blenden über den Link <Weitere Filter> (5) mehr Filteroptionen ein.

Dort können Sie nun auch nach Ihrem benutzerdefinierten Feld filtern (6), z. B. nach allen Prozessen, bei denen die Abfrage „Verarbeitung personenbezogener Daten?“ mit „Ja“ beantwortet wurde. Über einen Klick auf <Report anzeigen>, erhalten Sie die entsprechende Auswertung.

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