Inhaltsverzeichnis

Informationen in der Prozessbeschreibung
Prozessbeschreibung anpassen
- Zusätzliche Inhalte für die Prozessbeschreibung
  - Informationen in Tabellen hinzufügen
Platzhalter für die Prozessbeschreibung

Alle Kategorien

Prozesse

Prozessdetails

Prozessbeschreibung

Prozessbeschreibung

Informationen in der Prozessbeschreibung. In der Standard-Vorlage der Prozessbeschreibung werden alle Informationen eines Prozesses in einer PDF-Datei zusammengefasst. Sie kann über den entsprechend…

geändert 21/5/2025 von Dennis Reichle

Informationen in der Prozessbeschreibung

In der Standard-Vorlage der Prozessbeschreibung werden alle Informationen eines Prozesses in einer PDF-Datei zusammengefasst. Sie kann über den entsprechend beschrifteten Button oberhalb vom Prozessmodell generiert werden.

Darüber hinaus können mehrere Prozessbeschreibungen auch aus einer Übersicht heraus ausgewählt und dann gesammelt heruntergeladen werden:

Zu den Informationen, die aufgelistet werden können, zählen z.B.:

Die Prozessdetails bestehend aus Zweck und Beschreibung, Geltungsbereich und Allgemeinen Regelungen zum Prozess.
Die hinterlegten Begriffe & Abkürzungen sowie Anforderungen & Normen zum Prozess.
Die Werte der benutzerdefinierten Felder.
Eine Darstellung des Prozessmodells.
Die modellierten Aufgaben und Sub-Prozesse inklusive Beschreibung und ggf. verknüpfter Artefakte.
Eine tabellarische Auflistung aller Artefakte, unterschieden in eine gemeinsame Tabelle für IT-Systeme und Betriebsmittel sowie jeweils separate Tabellen für Kennzahlen, Risiken, Kontrollen, Chancen und Mitgeltende Dokumente.
Eine tabellarische Auflistung aller jemals veröffentlichten Versionen des Prozesses inklusive Veröffentlichungsdatum und Versionsbeschreibung.

Prozessbeschreibung anpassen

Bei der Prozessbeschreibung handelt es sich um ein Word-Dokument, das mithilfe von Platzhaltern (Mergefields) auf die Daten des Prozesses in SmartProcess zugreift und diese als PDF-Datei ausgibt. Diese Prozessbeschreibung kann über Einstellungen -> Anwendung konfigurieren -> Word Report Designer für Ausdrucke angepasst werden.

In diesem Menü kann der Eintrag 'Prozessbeschreibung' ausgewählt und anschließend die momentan hinterlegte Prozessbeschreibung heruntergeladen und in Microsoft Word geöffnet werden.

Sie können die aktuelle Dateivorlage als Ausgangspunkt für Ihre Änderungen herunterladen. Mit <Download Beispieldokument> erhalten Sie ein Dokument mit allen verfügbaren Platzhaltern, das Sie für Ihre Beschreibung verwenden können (siehe auch Liste weiter unten).

In Word geöffnet, werden die hinterlegten Mergefields sichtbar.

Hier kann nun die Reihenfolge und die Formatierung der Inhalte geändert werden. Bei Bedarf können auch Inhalte gelöscht werden. Nach den Anpassungen wird das Word-Dokument gespeichert und anschließend im Menü Word Report Designer für Ausdrucke in SmartProcess über den Button <Durchsuchen> wieder vom Laufwerk hochgeladen.

Wenn das Extra-Modul Word Report Designer erworben wurde, können in dem entsprechenden Menü auch mehrere Vorlagen für die Prozessbeschreibung hinterlegt werden, um z.B. zwischen einer kompakten und einer ausführlichen Variante mit allen Details unterscheiden zu können.

Zusätzliche Inhalte für die Prozessbeschreibung

In dem Beispieldokument mit Platzhaltern sind nicht alle Informationen des Prozesses aufgelistet, die sich über Mergefields ausgeben lassen. Um weitere Informationen hinzuzufügen, müssen Sie an der Stelle im Word-Dokument, an der der Inhalt erscheinen soll, zunächst ein neues Mergefield anlegen (siehe Artikel Word Report Designer für Ausdrucke)

Informationen in Tabellen hinzufügen

Um Mergefields zu Tabellen, wie z.B. der Kennzahlen-Tabelle hinzuzufügen, sollte in der Mitte der Tabelle eine zusätzliche Spalte eingefügt werden.

Ohne weitere Kenntnisse im Umgang mit dem Word Report Designer sollten Sie darüber hinausgehend nichts an der Struktur der Tabelle ändern.

In die obere Zeile können Sie eintragen, welche Information in der Spalte angezeigt werden soll, z. B. der festgelegte Grenzwert der Kennzahl. In der unteren Zeile erstellen Sie ein neues Mergefield mit dem entsprechenden Feldnamen.

Platzhalter für die Prozessbeschreibung

Einfache Felder

Inhalt	Feldname
Logo für PDF-Ausdruck	Image:applicationLogo
Prozessname	processName
Prozessnummer	processNumber
ID des Prozesses	processID
Prozessversion	processVersion
Prozessstatus	processState
Prozesseigner	processResponsible
Prozessmanager	processManager
Zweck und Beschreibung	processPurpose
Geltungsbereich	processScope
Allgemeine Regelungen zum Prozess	processGeneralRule
Prozessmodell	Image:workflowImage
Prozessbeteiligte (alphabetisch, kommagetrennt)	processParticipants
Gültig von	processReleaseDate
Gültig bis	processValidTill
Veröffentlichungsdatum	processVersionPublicationDate
Datum der letzten Änderung	processVersionEditDate
Abteilung des Versionserstellers	creatorFunction
Name des Versionserstellers	creatorName
Datum der Versionserstellung	creationDate

Tabellen

Tabellen müssen mit dem Befehl „TableStart:<Tabellennename>“ geöffnet und mit dem Befehl „TableEnd:<Tabellenname>“ wieder geschlossen werden.

Mitwirkende am Freigabe-Workflow

Tabellenname: Editors

Inhalt	Feldname
Typ	editType
Funktion	editorFunction
Name	editorName
Datum	editDate
Bestätigung	editState

Begriffe und Abkürzungen

Tabellenname: TermsAndAbbreviations

Inhalt	Feldname
Begriff/Abkürzung	Begriff / Abkürzung
Beschreibung	Beschreibung

Normen und Anforderungen

Tabellenname: Requirements

Inhalt	Feldname
Anforderungstyp	Anforderungstyp
Anforderung / Norm	Anforderung / Norm
Abschnitt	Abschnitt
Bezeichnung der Anforderung	Bezeichnung Anforderung

Da die Kataloge für Begriffe und Abkürzungen und Normen und Anforderungen frei konfigurierbar sind, beziehen sich Inhalt und Feldname nur auf den Auslieferungszustand. Wenn Umbenennungen bei den Feldern stattfinden oder ein ganz anderer Katalog zugeordnet wird, muss eine Anpassung der Prozessbeschreibung an den jeweiligen Katalog erfolgen.

Benutzerdefinierte Felder

Tabellenname: ExtraField

Inhalt	Feldname
Name des Feldes	extraFieldName
Inhalt des Feldes	extraFieldValue

Bild oder Beschreibung aus den Prozessdetails

Tabellenname: ProcessImages

Inhalt	Feldname
Titel	ProcessImageTitle
Beschreibung	ProcessImageDescription
Bild	Image:ProcessImage

Der Button Bild oder Beschreibung in den Prozessdetails steht Kunden mit einer Erstinstallation ab 2020 oder älteren Installationen, in denen diese Funktion nie eingesetzt wurde, nicht zur Verfügung, da Bilder seitdem direkt in die Felder Zweck und Beschreibung, Geltungsbereich und Allgemeine Regelungen zum Prozess eingebunden werden können.

Aktivitäten (Aufgaben)

Tabellenname: ProcessActions

Inhalt	Feldname
Name der Aktivität	actionDisplayname
Beschreibung	actionDescription
Prozesseigner des Sub-Prozesses	actionSubProcessOwner
Durchführung	actionRaciResponsible oder actionRasciResponsible
Entscheidung	actionRaciAccountable oder actionRasciAccountable
Unterstützung	actionRaciSupportive oder actionRasciSupportive
Beratung	actionRaciConsulted oder actionRasciConsulted
Information	actionRaciInformed oder actionRasciInformed
Kennzahl	actionBusinessRatio
Risiko	actionRisk
Chance	actionOpportunity
Kontrolle	actionControl
IT-System	actionItSystem
Betriebsmittel	actionResource
Mitgeltende Dokumente	actionAttachment
Input	actionInput
Output	actionOutput
Input mit Beschreibung	actionInputWithDescription
Output mit Beschreibung	actionOutputWithDescription

Bild oder Beschreibung aus Aktivität

Tabellenname: ProcessActionImages

Inhalt	Feldname
Titel	ImageTitle
Beschreibung	ImageDescription
Bild	Image:Image

Der Button Bild oder Beschreibung in den Aufgabendetails steht Kunden mit einer Erstinstallation ab 2020 oder älteren Installationen, in denen diese Funktion nie eingesetzt wurde, nicht zur Verfügung, da Bilder seitdem direkt in das Feld Beschreibung eingebunden werden können.

Angrenzende Prozesse

Tabellenname: AdjacentProcesses

Inhalt	Feldname
Nummer	adjacentProcessNumber
Name	adjacentProcessName
Prozesseigner	adjacentResponsibleFullName

Startereignis

Tabellenname: EventsStart

Inhalt	Feldname
Name	name
Typ	type
Beschreibung	description

Zwischenereignisse

Tabellenname: EventsIntermediate

Inhalt	Feldname
Name	name
Beschreibung	description

Endereignis

Tabellenname: EventsEnd

Inhalt	Feldname
Name	name
Typ	type
Beschreibung	description

Kennzahlen

Tabellenname: BusinessRation

Inhalt	Feldname
Name	brName
Berechnungsbasis	brCalculationbase
Zielwert	brTargetvalue
Einheit	brUnit
Messfrequenz	brMeasurementfrequency
Beschreibung	brDescription
Grenzwert	brThresholdvalue
Inhalt des benutzerdefinierten Feldes	Name des benutzerdefinierten Feldes

Risiken

Tabellenname: Risk

Inhalt	Feldname
Name	name
Beschreibung	description
Risikoklasse	riskClass
Inhalt des benutzerdefinierten Feldes	Name des benutzerdefinierten Feldes

Chancen

Tabellenname: Opportunity

Inhalt	Feldname
Name	name
Beschreibung	description
Inhalt des benutzerdefinierten Feldes	Name des benutzerdefinierten Feldes

Kontrollen

Tabellenname: Control

Inhalt	Feldname
Name	name
Beschreibung	description
Inhalt des benutzerdefinierten Feldes	Name des benutzerdefinierten Feldes

IT-Systeme & Betriebsmittel

Tabellenname: Resource

Inhalt	Feldname
Name	name
Beschreibung	description
Inhalt des benutzerdefinierten Feldes	Name des benutzerdefinierten Feldes

Alternativ ist es möglich sich beide Objektarten in getrennten Tabellen anzeigen zu lassen. In diesem Fall lauten die Tabellennamen "ItSystem" (für IT Systeme) und "ResourceExclusive" (für Betriebsmittel).

Mitgeltende Dokumente

Tabellenname: Documents

Inhalt	Feldname
Dokumentennummer	documentNumber
Dokumentenname	documentName
Dokumentenversion	documentVersion
Beschreibung	documentDescription
Inhalt des benutzerdefinierten Feldes	Name des benutzerdefinierten Feldes

Datenobjekte

Tabellenname: DataObject

Inhalt	Feldname
Name	name
Beschreibung	description
Inhalt des benutzerdefinierten Feldes	Name des benutzerdefinierten Feldes

Skills

Tabellenname: RoleSkills

Inhalt	Feldname
Name der Zuständigkeit/Swimlane	swimlaneName
Name der Rolle	roleName
Inhalt des Skills-Katalogfeldes	Name des Skills-Katalogfeldes

Zuständigkeit/Swimlane

Tabellenname: swimlanes

Inhalt	Feldname
Name	swimlaneName
Beschreibung	swimlaneDescription

Verzweigungen

Tabellenname: Decisions

Inhalt	Feldname
Name	name
Beschreibung	description

Gateways

Tabellenname: Gateways

Inhalt	Feldname
Name	name
Beschreibung	description
Typ	type

Versionshistorie

Tabellenname: MainVersions

Nur Hauptversionen und gegebenenfalls veröffentlichte Version.

Tabellenname: Versions

Alle Versionen.

Inhalt	Feldname
Version	listVersion
Geändert am	listEditdate
Änderungen	listEdits
Gültig von	listValidFrom
Gültig bis	listValidTo

Wasserzeichen für unveröffentlichte Versionen

Unter Einstellungen -> Anwendung konfigurieren -> Prozessmanagement befindet sich eine Option, um ein Wasserzeichen zur Beschreibung von nicht veröffentlichten Versionen eines Prozesses / einer Prozessgruppe hinzuzufügen.

Ist dies aktiviert wird bei nicht veröffentlichten Prozessen / Prozessgruppen auf der ersten Seite der Prozessbeschreibung der Schriftzug 'nicht veröffentlicht' abgebildet.

War der Artikel hilfreich?

Liste: Prozessbeteiligte