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Liste: Prozessbeteiligte

In dem Fenster 'Prozessbeteiligte' werden alle Organisationseinheiten und Rollen aufgelistet, die an der Durchführung eines Prozesses mitwirken. Objekte in die Liste 'Prozessbeteiligte' einfügen. Im…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle
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In dem Fenster 'Prozessbeteiligte' werden alle Organisationseinheiten und Rollen aufgelistet, die an der Durchführung eines Prozesses mitwirken.

Objekte in die Liste 'Prozessbeteiligte' einfügen

  1. Im Prozessmodell verknüpfen

Wenn eine Org.-Einheit / Rolle zu einer Swimlane oder als zusätzlicher Teilnehmer im Prozessmodell verknüpft wurde, werden diese Objekte automatisch in die Liste 'Prozessbeteiligte' eingetragen.

Wurde der Eintrag in der Liste 'Prozessbeteiligte' durch eine Verknüpfung im Prozessmodell erreicht, kann diese auch nur über das Lösen dieser Zuordnung im Prozessmodell wieder entfernt werden und nicht über den Button <Löschen> in der Liste.
  1. 'Hinzufügen' in der Liste 'Prozessbeteiligte'

Wenn weitere Organisationseinheiten / Rollen als Prozessbeteiligte eingetragen werden sollen, kann dies manuell über die Buttons <Prozessbeteiligte bearbeiten> und anschließend <Hinzufügen> in der Liste 'Prozessbeteiligte' erfolgen.

In dem Fall öffnet sich das Organigramm, aus dem beliebig viele weitere Organisationseinheiten / Rollen ausgewählt werden können.

Wird in der Ansicht <Unternehmensweit> ausgewählt, wird jedem einzelnen Benutzer dieser Prozess in dem Element 'Unternehmensweite Prozesse und Dokumente' auf der Startseite angezeigt. Bei einer Veröffentlichung folgt hieraus keine Info-Mail an alle Benutzer des Systems (siehe nächster Absatz).
Wenn bei einer vorhandenen Swimlane eine neue Org.-Einheit oder Rolle zugeordnet wird oder in der Liste neue Prozessbeteiligte hinzugefügt werden, sind diese im veröffentlichten Prozess sofort und ohne neue Veröffentlichung sichtbar und wirksam.

Auswirkungen für die Prozessbeteiligten

Wenn eine Organisationseinheit / Rolle in der Liste 'Prozessbeteiligte' aufgelistet ist, hat dies für alle Benutzer, die dieser Org.-Einheit als Hauptorganisationseinheit oder Weitere eigene Organisationseinheit zugeordnet wurden, folgende Auswirkungen:

  1. Anzeige in 'Meine Prozesse'

Wenn der Prozess veröffentlicht ist, wird er den Benutzern im Bereich 'Meine Prozesse' auf der Startseite und im Menü Prozesse angezeigt.

  1. Benachrichtigung bei Veröffentlichung

Wird eine neue Version des Prozesses veröffentlicht, wird der Benutzer darüber mit einer automatischen E-Mail aus dem System benachrichtigt, wenn folgende weitere Voraussetzungen erfüllt sind:

Veröffentlichung mit Freigabe Workflow

  • Der Benutzer, welcher den Freigabe-Workflow für den Prozess gestartet hat, hat im Startformular entweder ausgewählt, dass nach Veröffentlichung eine Lesebestätigung angefordert werden soll oder dass eine Info an die Prozessbeteiligten versendet werden soll

Veröffentlichung ohne Freigabe-Workflow

  • Der Benutzer, welcher die Veröffentlichung ohne den Freigabe-Workflow vornimmt, hat unter Anwender über die Veröffentlichung benachrichtigen? "Ja" ausgewählt
  • In den E-Mail Einstellungen des Benutzers, der die Information als Prozessbeteiligter empfangen soll, ist die Option E-Mail Benachrichtigung bei der direkten Veröffentlichung von zugeordneten Prozessen, Dokumenten und Favoriten ohne Freigabe-Workflow auf "Ja" gesetzt

"Vererbung" an untergeordnete Organisationseinheiten

Mittels der Checkbox <Untere Organisationseinheiten einbeziehen> in der Liste 'Prozessbeteiligte', können die beschriebenen Auswirkungen auch an alle Organisationseinheiten weitergegeben werden, die im Organigramm unterhalb dieser Organisationseinheit aufgelistet sind (im Beispiel: Finanzen, Personal & IT).

In dem Beispiel hätte das Aktivieren der Checkbox zur Folge, dass jeder Benutzer, der einer der Organisationseinheiten aus dem unteren Screenshot zugeordnet ist, als Prozessbeteiligter gilt. Ist die Checkbox nicht aktiviert, gelten die beschriebenen Auswirkungen nur für Benutzer, die explizit der Organisationseinheit 'Finanzen, Personal & IT' zugeordnet wurden.

Würde man also das oberste Element im gesamten Organigramm auswählen und dann den Haken setzen, würden alle Personen im System über diesen Prozess informiert werden.

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