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Benutzer verwalten

Benutzer suchen. Wenn Sie in den Einstellungen den Menüpunkt Benutzer aufrufen, erscheint zunächst eine Liste mit allen bestehenden Benutzern. Filtern Sie entweder oberhalb der Liste nach konkreten E…

geändert 16/10/2024 von Dennis Reichle

Benutzer suchen
Benutzer hinzufügen / bearbeiten
Reiter Prozesse und Dokumente

Benutzer suchen

Wenn Sie in den Einstellungen den Menüpunkt Benutzer aufrufen, erscheint zunächst eine Liste mit allen bestehenden Benutzern.

Filtern Sie entweder oberhalb der Liste nach konkreten Eigenschaften, wie z. B. Benutzername und Nachname oder nutzen Sie die Suche in Liste, um alle eingeblendeten Spalten in der Benutzerliste nach einem Schlagwort zu durchsuchen.

Über den Button <Spalten> können Sie zudem entscheiden, welche Informationen zu den Benutzern eingeblendet werden sollen.

Benutzer hinzufügen / bearbeiten

Mit dem Button <Benutzer anlegen> können Sie einen neuen Benutzer hinzufügen. Für einen neuen Benutzer im System sind mindestens die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder auszufüllen. Nach dem Speichern werden die Anmeldeinformationen an die für den Benutzer hinterlegte E-Mail Adresse verschickt.

Mit dem Feld "Sprache" können Sie festlegen, in welcher Sprache SmartProcess initial mit dem neuen Benutzer kommunizieren soll. Nach der ersten Anmeldung kann jeder Benutzer beim Wechsel der Systemsprache über den Anwendungskopf entscheiden, ob er zukünftig alle E-Mails in dieser Sprache erhalten möchte.

Anhand der zugewiesenen Produktlizenz sowie dem Berechtigungsprofil erhält der Anwender entsprechende Berechtigungen in der Software.

- Die zugewiesene Lizenz gibt dabei vor, welche Rechte maximal an den Benutzer vergeben werden könnten.
- Mit der Zuweisung des Berechtigungsprofils wird letztlich bestimmt, welche dieser maximal möglichen Rechte der Benutzer tatsächlich nutzen darf. Die Verwaltung dieser Berechtigungen wird im Menü Berechtigungsprofile vorgenommen.

Um mehrere Benutzer gleichzeitig zu erstellen, kann der Benutzerimport verwendet werden.

Benutzer aus Active Directory (AD) übernehmen

Wenn mittels LDAP-Profil ein AD an SmartProcess angebunden ist (siehe Verzeichnisdienste), können auch Personen aus dem AD gesucht und in SmartProcess als Benutzer hinzugefügt werden.

In dem Fall wird nicht mit dem Button <Benutzer hinzufügen> gearbeitet. Suchen Sie stattdessen in der Liste aller Benutzer nach dem Namen der Person, die hinzugefügt werden soll. Die Suche listet nun neben bestehenden SmartProcess-Benutzern auch Personen aus dem angebundenen AD auf.

Um die Person als Benutzer in SmartProcess anzulegen, klicken Sie auf den Namen und füllen die fehlenden Daten aus. Dazu zählen die Anrede, das Berechtigungsprofil, die Produktlizenz und mindestens das Zuweisen einer Abteilung in der Liste Organisationseinheiten (siehe unten).

Nachdem Sie die Eingaben mit <Speichern> bestätigt haben, ist der Benutzer in SmartProcess angelegt. Die Benutzerdaten werden nun automatisch mit dem Active Directory synchronisiert und der Benutzer kann sich mit seinen Windows-Anmeldedaten auch in SmartProcess anmelden.

Unterschied zwischen lokal angelegten und AD-Benutzern erkennen

Ob ein Benutzer mit dem AD synchronisiert wird, erkennen Sie anhand der Spalte Benutzerquelle in der Benutzerliste. Wenn dort der Name des LDAP-Profils eingetragen ist, werden die Daten des Benutzers mit dem AD synchronisiert. Wenn dort "Lokal" eingetragen ist, wurde der Benutzer ohne Verknüpfung zum AD manuell in SmartProcess angelegt.

Benutzerdefinierte Felder

Unterhalb des Bereichs Allgemein können Sie zusätzliche Felder anlegen, in denen weitere Informationen zu jedem Benutzer erfasst werden können. Das Erstellen und Verwalten dieser Felder wird im Artikel Benutzerdefinierte Felder erklärt.

Organisationseinheiten zuordnen

Damit ein Benutzer erstellt / gespeichert werden kann, muss ihm eine Organisationseinheit zugewiesen werden. Dafür klicken Sie auf <Hinzufügen> und wählen eine Organisationseinheit aus dem Organigramm aus. Falls einem Benutzer mehr als eine Organisationseinheit zugewiesen werden soll, können Sie wählen, welche davon als Hauptorganisationseinheit fungiert.

Die Auswirkungen dieser Zuordnung können Sie der untenstehenden Tabelle entnehmen.

Optional kann dem Benutzer auch Zugriff auf Vorgänge anderer Organisationseinheiten gewährt werden, ohne dass er diesen selber zugeordnet wird:

Zuordnung des Benutzers	Bedeutung
Organisationseinheiten (generell) + falls als Hauptorganisationseinheit gesetzt	Prozesse: Wenn die Org.-Einheit als Prozesseigner oder in der Liste Prozessbeteiligte eingetragen ist, wird dem Benutzer der Prozess in dem Bereich "Meine Prozesse" angezeigt und der Benutzer wird benachrichtigt, wenn eine neue Version des Prozesses veröffentlicht wird. Dokumente: Wenn die Org.-Einheit als Dokumentenverantwortlich oder in der Liste Dokumenten-Anwender eingetragen ist, wird dem Benutzer das Dokument in dem Bereich "Meine Dokumente" angezeigt und der Benutzer wird benachrichtigt, wenn eine neue Version des Dokuments veröffentlicht wird. Vorgänge: Die Vorgänge, die dieser Org.-Einheit zugeordnet wurden, sieht der Benutzer unter „Meine Vorgänge“, wenn bei dem zugeordneten Berechtigungsprofil des Benutzers die Einstellung „In "Meine Vorgänge" werden nicht zugeordnete Vorgänge der Gruppe angezeigt“ auf „Ja“ steht. Diese Vorgänge kann der Benutzer sehen und bearbeiten, sofern ihm dies sein zugeordnetes Berechtigungsprofil generell erlaubt. Wenn Vorgänge dieser Org.-Einheit zugeordnet sind und ein festgelegter Termin überschritten wird, erhält der Benutzer vom System eine Erinnerungs-E-Mail. Vorgänge, die der Benutzer neu erstellt, werden dieser Organisationseinheit zugeordnet.
Bearbeitungszugriff auf Vorgänge	Prozesse & Dokumente: Keine Auswirkungen Vorgänge: Der Benutzer darf Vorgänge, die dieser Org.-Einheit zugeordnet wurden, sehen und bearbeiten. Die Vorgänge werden allerdings nicht in der Liste „Meine Vorgänge“ angezeigt. Stattdessen erhält der Benutzer Zugriff auf die Vorgänge dieser Org.-Einheit über den Ordner „Organisation“ im Menü Vorgänge.
Lesezugriff auf Vorgänge	Prozesse & Dokumente: Keine Auswirkungen Vorgänge: Der Benutzer darf Vorgänge, die dieser Org.-Einheit zugeordnet wurden, sehen. Die Vorgänge werden allerdings nicht in der Liste „Meine Vorgänge“ angezeigt. Stattdessen erhält der Benutzer Zugriff auf die Vorgänge dieser Org.-Einheit über den Ordner „Organisation“ im Menü Vorgänge.
E-Mail bei Terminüberschreitungen	Prozesse & Dokumente: Keine Auswirkungen Vorgänge: Der Benutzer erhält eine E-Mail Benachrichtigung, wenn während der Bearbeitung eines Vorgangs ein festgelegter Termin überschritten wurde und dieser Vorgang aktuell der hier eingetragenen Org.-Einheit zugeordnet ist. Diese Zuordnung wirkt sich nicht auf Lese- oder Bearbeitungsrechte für die Vorgänge dieser Org.-Einheit aus.

Rollen zuordnen

Hier können Sie dem Benutzer Rollen zuordnen. Die Rollen werden im Menü Organigramm, im speziellen Rollen-Katalog oder in den Einstellungen im Menüpunkt Organisationseinheiten und Rollen erstellt.

E-Mail Benachrichtigungen

Hier können Sie festlegen, bei welchen Ereignissen in SmartProcess der Anwender automatische E-Mail Benachrichtigungen durch das System erhalten soll, z. B. wenn er einen neuen Vorgang zur Bearbeitung zugewiesen bekommt, die Frist zur Bearbeitung von einem seiner Vorgänge überschritten wurde oder eine neue Version eines für den Benutzer relevanten Prozesses / Dokuments veröffentlicht wurde.

Voreinstellungen für E-Mail Benachrichtigungen

In den Einstellungen können Sie Voreinstellungen für die E-Mail Benachrichtigungen eines Benutzers festlegen.

Bei der Erstellung von neuen Benutzern sind diese Standardwerte dann zunächst voreingestellt. Die existierenden E-Mail Einstellungen von bestehenden Benutzern werden durch diese Einstellung nicht beeinflusst.

Benutzer ohne Login-Möglichkeit

Benutzer ohne Login-Möglichkeit werden nur im Zusammenhang mit dem Modul Qualifikationsmanagement benötigt. Diese Benutzer haben keinen Zugriff auf das System, aber für sie können Qualifikationsprofile angelegt und verwaltet werden.

Um einen Benutzer ohne Systemzugriff anzulegen, aktivieren Sie die Checkbox <Benutzer ohne Login-Möglichkeit>.

Wenn diese Checkbox aktiviert ist, sind nur noch die Anrede und der Nachname eine Pflichteingabe. Es muss für diesen Benutzer keine E-Mail-Adresse hinterlegt werden und er muss auch keine Produktlizenz zugewiesen bekommen.

Außerdem werden die Fenster für die Zuordnung zum Organigramm und die E-Mail Benachrichtigungen ausgeblendet.

Lediglich Rollen können diesem Benutzer noch zugewiesen werden, da diese im Qualifikationsmanagement verwendet werden.

Weitere Optionen für Benutzer

Wenn ein Benutzer bearbeitet wird, befinden sich am unteren Rand des Bearbeitungsfensters zusätzliche Optionen. Neben der Möglichkeit die geänderten Daten des Benutzers zu speichern, den Benutzer zu löschen oder die Bearbeitung des Benutzers ohne Speichern abzubrechen, gibt es weitere Optionen:

Passwort zurücksetzen -> Wenn der Benutzer sein Passwort vergessen hat, können Sie es hiermit zurücksetzen. Der Benutzer erhält in dem Fall eine E-Mail mit einem Link, über den er sich ein neues Passwort vergeben kann.

Über die Funktion Passwort vergessen? im Anmeldebildschirm kann der Benutzer sein Passwort auch selbst zurücksetzen, sofern ihm sein Benutzername oder seine E-Mail Adresse bekannt ist.

Benutzerbericht anzeigen -> Es wird ein Standard PDF-Bericht erzeugt, der alle Daten des Benutzers enthält. Dieser kann z. B. für Einstellungen beim On-/Off-Boarding genutzt werden.

Reiter Prozesse und Dokumente

Wenn ein Benutzer bearbeitet wird, befindet sich neben dem Reiter Allgemein der Reiter Prozesse und Dokumente. In diesem wird in 2 separaten Tabellen aufgelistet, für welche Prozesse und Dokumente der Benutzer als Verantwortlicher oder Anwender fungiert.

Die Anzeige unter Verantwortlich für erfolgt, wenn der Benutzer oder eine Organisationseinheit / Rolle des Benutzers als Prozesseigner bei einem Prozess oder als Verantwortlicher bei einem Dokument erfasst wurde. Die Anzeige unter Anwender von erfolgt, wenn eine Organisationseinheit / Rolle des Benutzers als Prozessbeteiligter bei einem Prozess oder als Dokumentenanwender bei einem Dokument erfasst wurde.

Der Reiter Prozesse und Dokumente wird auch angezeigt, wenn ein Benutzer über das Organigramm gesucht wird.

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Organisationseinheiten und Rollen

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