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Lese- und Bearbeitungsrechte

Über die Vergabe von Lese- und Bearbeitungsrechten kann die Zugriffsmöglichkeit für jede einzelne Prozessgruppe und jeden einzelnen Prozess anhand der Org.-Einheiten des Organigramms gesteuert werden…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Über die Vergabe von Lese- und Bearbeitungsrechten kann die Zugriffsmöglichkeit für jede einzelne Prozessgruppe und jeden einzelnen Prozess anhand der Org.-Einheiten des Organigramms gesteuert werden.

Die Vergabe von Lese- und Bearbeitungsrechten ist nicht möglich mit dem Objekt Rolle aus dem Organigramm.
Die Beschreibungen für Lese- und Bearbeitungsrechte gelten analog für Dokumente.

Lese- und Bearbeitungsrechte einstellen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um das Fenster für die Vergabe von Lese- und Bearbeitungsrechten zu öffnen:

  • Oberhalb des Prozessmodells über das Dropdown-Menü Weitere Aktionen -> Einstellungen -> Rechte
  • Unterhalb des Prozessmodells in der Liste Details -> Sichtbarkeit -> Dort den Link <Details> anklicken
Bei der Erstellung eines Prozesses ist die Grundeinstellung, dass den Prozess nach Veröffentlichung jeder Benutzer ansehen darf. Als einzige Org.-Einheit mit Bearbeitungsrechten wird die Hauptgruppe des Prozesserstellers eingetragen.

Wenn die im Standard ausgewählte Checkbox <Jeder darf den Prozess sehen> deaktiviert wird, können mit dem Button <Hinzufügen> nacheinander beliebig viele Org.-Einheiten aus dem Organigramm ausgewählt werden. Die Benutzer, die diesen Org.-Einheiten zugeordnet sind, können den Prozess nach der Veröffentlichung sehen.

Bei der Einstellung der Bearbeitungsrechte gehen Sie analog vor.

Um Prozesse bearbeiten zu können, muss dem Benutzer eine Designer-Lizenz zugewiesen sein.

Bearbeitungsrechte ermöglichen es dem Benutzer auch unveröffentlichte Prozesse zu sehen und Änderungen daran vorzunehmen. Darüber hinaus kann ein Benutzer mit Bearbeitungsrechten für Prozessgruppen / Dokumentenordner neue Prozesse / Dokumente in diesen Ordnern erstellen.

Wird innerhalb einer Prozessgruppe / eines Dokumentenordners ein neuer Prozess / neues Dokument erstellt, werden die eingestellten Lese- und Bearbeitungsrechte auf den neu erstellten Prozess / Dokument übertragen.
Die hier vergebenen Rechte können durch Einstellungen im Berechtigungsprofil überschrieben werden.
Wurde dem Benutzer z. B. ein Berechtigungsprofil zugewiesen, bei dem die Einstellung "Darf alle veröffentlichten Prozesse sehen" auf "Ja" gesetzt ist, kann er jeden Prozess sehen, unabhängig davon, ob seine Org.-Einheit bei den Rechten eines Prozesses berücksichtigt wurde.

Untere Org.-Einheiten einbeziehen

Mit der Checkbox <Untere Org.-Einheiten einbeziehen> können Sie die Lese- und Bearbeitungsrechte entlang des Organigramms an untere Org.-Einheiten weitervererben.

Im oberen Beispiel erhalten die Org.-Einheiten, die "Vertrieb und Service" untergeordnet sind, ebenfalls Leserechte auf den Prozess, während bei der "Produktion" nur direkt der Org.-Einheit zugeordnete Benutzer den Prozess sehen dürfen. In der folgenden Darstellung des Organigramms sind die Org.-Einheiten, die in diesem Fall Leserechte für den Prozess besitzen, umrahmt.

Berechtigungseinstellungen für Unterelemente übernehmen

Eingestellte Berechtigungen können zusätzlich auch an untergeordnete Prozessgruppen, Prozesse, Sub-Prozesse und Dokumente vererbt werden.

Im folgenden Screenshot können zum Beispiel Rechte für die Prozessgruppe "Alternative Landkarte" eingestellt werden, die dann für die untergeordneten Prozessgruppen / Prozesse "Personal", "P 01 - Bewerberauswahl" und "Einarbeitung" übernommen werden.

Wählen Sie dazu im Fenster für die Einstellung von Lese- und Bearbeitungsrechten im unteren Bereich den Button <Berechtigungseinstellungen für Unterelemente übernehmen>.

Hier können Sie genauer konfigurieren, welche Rechte auf welche Weise übernommen werden sollen.

  • Leserechte übernehmen -> Eingestellte Leserechte werden an untergeordnete Prozessgruppen / Prozesse vererbt
  • Bearbeitungsrechte übernehmen -> Eingestellte Bearbeitungsrechte werden an untergeordnete Prozessgruppen / Prozesse vererbt
  • Schon vorhandene Rechte ersetzen - Beispielszenario: Für die Prozessgruppe "Personal" hat momentan nur die Org.-Einheit "QM" Leserechte. Für die übergeordnete "Alternative Landkarte" wird nun eingestellt, dass die Org.-Einheit "Produktion" Leserechte hat und dieses Recht soll vererbt werden.
    • Checkbox aktiviert -> Die bisherigen Rechte bei der Prozessgruppe "Personal" werden gelöscht und überschrieben. Nach der Übernahme besitzt also nur die Org.-Einheit "Produktion" Leserechte.
    • Checkbox nicht aktiviert -> Die bisherigen Rechte bei der Prozessgruppe "Personal" werden ergänzt. Nach der Übernahme besitzen also sowohl die Org.-Einheit "QM" als auch "Produktion Leserechte.
  • Auch auf verlinkte Prozesse und Sub-Prozesse anwenden -> Die Rechte werden zusätzlich auch auf wiederverwendete Prozess und Sub-Prozesse entlang der Baumstruktur angewendet
  • Auf enthaltene Dokumente anwenden -> Wenn in Prozessmodellen mitgeltende Dokumente verwendet wurden, werden die Berechtigungseinstellungen auch für diese Dokumente übernommen

Mit einem Klick auf <Rechte für Unterelemente übernehmen> bestätigen Sie die Auswahl und die Rechte werden übertragen.

Diese Aktion kann wiederholt werden, wenn sich Berechtigungen ändern sollten.

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