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Veröffentlichung von Prozessen / Dokumenten
Damit ein Prozess oder eine Prozessgruppe auch von Benutzern ohne Bearbeitungsrechte eingesehen werden kann, muss dieser veröffentlicht sein. Wenn Prozesse über die Baumstruktur des Prozess-Explorers…
Damit ein Prozess oder eine Prozessgruppe auch von Benutzern ohne Bearbeitungsrechte eingesehen werden kann, muss dieser veröffentlicht sein.
Nutzen Sie zur Überprüfung der momentan sichtbaren Prozesse z. B. den Button Viewer-Ansicht.
Sobald sich der Prozess entweder im Status "Nicht veröffentlicht" oder "Unveröffentlichte Änderungen" befindet, werden oberhalb des Prozessmodells verschiedene Möglichkeiten für die Veröffentlichung angeboten.
Veröffentlichung mit dem Freigabe-Workflow
Mit dem Freigabe-Workflow wird der Prozess in zwei Schritten zunächst geprüft und dann freigegeben.
Freigabe-Workflow starten
Mit einem Klick auf <Mit Freigabe-Workflow veröffentlichen> öffnet sich das Hauptformular zur Erstellung des Vorgangs.
Mit einem Klick auf die Lupe im Feld Prüfer öffnet sich die Benutzerverwaltung. Hier kann der zuständige Prüfer ausgewählt werden. Mit der daneben platzierten Checkbox können insgesamt bis zu 10 Prüfer bestimmt werden. Gleichermaßen können Sie mit dem Freigebenden verfahren.
Daten zum Prozess, wie der Name, die Nummer sowie die aktuellste Version werden an den Freigabe-Workflow übergeben. Die Änderungen zur Vorgängerversion bzw. der Hinweis auf eine Erstveröffentlichung wird in das Feld Versionsbeschreibung eingetragen.
Anschließend wird definiert, wie die Prozessbeteiligten bzw. Dokumenten-Anwender nach der erfolgten Veröffentlichung informiert werden sollen:
Lesebestätigung | In diesem Artikel erfolgt lediglich eine Kurzbeschreibung der Lesebestätigung im Rahmen des Freigabe-Workflows. Eine ausführliche Beschreibung zum Umgang mit der Lesebestätigung als Nachweis zur Kenntnisnahme einer neuen Prozessversion finden Sie im Artikel Lesebestätigung. Alle Prozessbeteiligten bzw. Dokumenten-Anwender erhalten eine E-Mail Benachrichtigung mit einem Link. Dieser Link führt zu einem Formular in SmartProcess, in dem die veränderte Prozessversion eingesehen werden kann und der Mitarbeiter aktiv bestätigen muss, dass die Änderungen zur Kenntnis genommen wurden. Für jeden Prozess kann über Weitere Aktionen -> Lesebestätigungen eingesehen werden, welche Lesebestätigungen bereits eingegangen bzw. noch offen sind. Für jeden Mitarbeiter kann zudem in dessen Benutzerprofil im Reiter Prozesse und Dokumente eingesehen werden, ob bereits Lesebestätigungen zu allen erforderlichen Prozessen abgegeben wurden. Details sind im Artikel Lesebestätiogung beschrieben. |
Info an Anwender | Alle Prozessbeteiligten bzw. Dokumenten-Anwender erhalten eine E-Mail Benachrichtigung mit den wichtigsten Informationen zu dem veröffentlichten Prozess und einem Link zu SmartProcess, über den die neue Prozessversion eingesehen werden kann. |
Im Feld Gültigkeitsdauer (in Monaten) kann angegeben werden, wie viele Monate der Prozess gültig sein soll. Als Gültig ab-Datum wird automatisch das Datum der Veröffentlichung gesetzt.
Alternativ kann über das Feld Genaues gültig bis Datum angeben ein genaues Datum eingegeben werden. Als Gültig ab-Datum wird automatisch das Datum der Veröffentlichung gesetzt. Sie können dies aber nachträglich noch anpassen (siehe Artikel Gültigkeit).
Im Feld Erinnerung vor Ablauf kann definiert werden, ob eine Erinnerungsmail vor Ablauf der Gültigkeit an den Prozesseigner und Prozessmanager bzw. Dokumentenverantwortlichen gesendet werden soll. Als mögliche Einheit stehen Tage, Wochen und Monate zur Verfügung.
Mit einem Klick auf <Speichern> wird der Workflow gestartet und die Aufgaben an die ausgewählten Prüfer gesendet. Der Ersteller behält den Freigabe-Workflow zur Beobachtung in seiner Liste "Meine Vorgänge" und kann dort den Fortschritt verfolgen. Der Prozess befindet sich von diesem Zeitpunkt an im Status "In Freigabe".
Nur wenn der Ersteller durch ein negatives Prüfungs- oder Freigabeergebnis die Aufgabe "Änderungen durchführen" zugeteilt bekommt, sollten Änderungen vorgenommen werden.
Prüfung & Freigabe
Der Prüfer wird per E-Mail über den Eingang einer neuen Aufgabe zur Prüfung informiert. In der E-Mail und im Menü Vorgänge ist ein Link zur Prüfaufgabe. Auch über das Fenster Meine Vorgänge oder Meine Aufgaben auf der Startseite wird der Vorgang angezeigt.
Im Fenster des Freigabe-Workflows kann der Prüfer die durchzuführende Aufgabe mit dem Klick auf den Aufgabenlink öffnen.
Auf der rechten Seite wird dem Prüfer das Prozessmodell inklusive aller Details angezeigt. Mit dem Button <Versionsvergleich> werden die Änderungen der aktuellen Version zu dem bisher veröffentlichten Stand verdeutlicht. Auf der linken Seite kann der Prüfer anschließend das Prüfergebnis und ggf. einen Kommentar eintragen.
Mit einem Klick auf <Speichern und zurückleiten> wird die Prüfung abgeschlossen. Wenn alle ausgewählten Prüfer zu einem positivem Ergebnis gekommen sind ("In Ordnung"), wird die Aufgabe zur Freigabe an den Freigebenden weitergeleitet.
Fällt das Ergebnis der Überprüfung von einem der Prüfer oder dem Freigebenden negativ aus ("Nicht in Ordnung" / "Nicht freigegeben"), wird der Vorgang zur Überarbeitung zurück an den Ersteller des Vorgangs gesendet. Handelt es sich um einen Prozess, kann der Ersteller im Vorgangsschritt "Änderungen durchführen" direkt das Prozessmodell überarbeiten und bekommt dort die Kommentare der Prüfer oder des Freigebenden angezeigt, wenn diese einen eingetragen haben.
Bei der Veröffentlichung wird automatisch eine Hauptversion erstellt und die ausgewählte Information an die Anwender verschickt (Lesebestätigung oder Info an Anwender).
Alle Freigabe-Workflows zu einem Prozess können nachträglich nochmals eingesehen werden über Weitere Aktionen -> Veröffentlichung & Freigabe -> Alle Freigaben.
Ohne Freigabe-Workflow direkt veröffentlichen
Die Veröffentlichung ohne den Freigabe-Workflow kann für die Veröffentlichung von Prozessgruppen genutzt werden, da diese nach der ISO 9001:2015 i. d. R. keine lenkungswürdigen Geschäftsprozesse darstellen.
Es kann ein beliebiges Gültig-ab und Gültig-bis-Datum sowie eine Erinnerung vor Ablauf der Gültigkeit eingestellt werden (siehe Veröffentlichung mit dem Freigabe-Workflow). Optional können manuell Prüfer und Freigebende eingetragen werden, die den Prozess / die Prozessgruppe mit ausgearbeitet oder überprüft haben. Ebenfalls optional kann eine Versionsbeschreibung ergänzt werden.
Die Benachrichtigung über die Veröffentlichung kann über die Auswahl "Anwender über die Veröffentlichung benachrichtigen" auf Wunsch unterdrückt werden. Ansonsten (wenn "Ja" gewählt wird) wird an alle Prozessbeteiligten der interne Textbaustein "Prozessmanagement - Prozess veröffentlicht" versendet.
Nach dem Klick auf <Jetzt veröffentlichen> wird eine neue Hauptversion erstellt und der Prozess ist direkt veröffentlicht.
Einstellungen zur automatischen Veröffentlichung
Im Dropdown-Menü Weitere Aktionen kann über die Einstellungen zur automatischen Veröffentlichung erreicht werden, dass alle Änderungen am Prozess / an der Prozessgruppe immer sofort veröffentlicht werden. Die Versionierung des Prozesses wird gestoppt und durch den Hinweis "Arbeitsversion veröffentlicht" ersetzt.
Für Prozessgruppen, die nach Ihrer Beurteilung nicht gelenkt werden müssen, kann diese Option genutzt werden.
Veröffentlichung mitgeltender Dokumente
In den Einstellungen für das Prozessmanagement können Sie festlegen, ob mitgeltende Dokumente beim Veröffentlichen des Prozesses automatisch mitveröffentlicht werden sollen.
Ist die Einstellung aktiv, werden unveröffentlichte Dokumente, die im Prozessmodell verwendet werden, bei Veröffentlichung des Prozesses auch veröffentlicht. Dies gilt nur wenn sich das Dokument bisher im Status "Nicht veröffentlicht" befunden hat. Befindet sich das Dokument im Status "Unveröffentlichte Änderungen", ist im veröffentlichten Prozess nur die bereits veröffentlichte Version des Dokuments sichtbar.
Ist dies ausgeschaltet, werden dem Viewer nur die Symbole der unveröffentlichten Dokumente im veröffentlichten Prozessmodell angezeigt. Beim Klick auf das Symbol wird das Dokument nicht geöffnet, sondern es erfolgt ein Hinweis, dass es sich um ein unveröffentlichtes Dokument handelt und für den Benutzer ohne Bearbeitungsrechte für das Dokument die Berechtigung zum Öffnen fehlt.
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