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Einführung Berechtigungsprofile

Im Bereich Berechtigungsprofile findet die zentrale Verwaltung von Zugriffsrechten für unterschiedliche Benutzergruppen in SmartProcess statt. In einem Berechtigungsprofil wird also zunächst konfigur…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Im Bereich Berechtigungsprofile findet die zentrale Verwaltung von Zugriffsrechten für unterschiedliche Benutzergruppen in SmartProcess statt.

In einem Berechtigungsprofil wird also zunächst konfiguriert, welche Aktionen eine bestimmte Gruppe von Benutzern (z. B. Führungskräfte) in SmartProcess ausführen darf.

Anschließend wird im Einstellungspunkt Benutzerverwaltung jedem Benutzer mindestens ein Berechtigungsprofil zugewiesen.
Durch Zuordnung des Berechtigungsprofils "Führungskräfte" darf der Benutzer dann genau die Aktionen in SmartProcess ausführen, die zuvor für dieses Profil im Einstellungspunkt Berechtigungsprofile festgelegt wurden.

In jedem Berechtigungsprofil gibt es mehrere Reiter, um die Zugriffsrechte für die unterschiedlichen Menüs in SmartProcess einzustellen.

Für jeden Reiter ist in der folgenden Tabelle ein separater Artikel verlinkt, in dem die Auswirkungen der jeweiligen Einstellungen detailliert beschrieben werden:

Vorgangsbearbeitung

Prozesse

Dokumente

Organigramm

Reporting

Kontakte

Kataloge

Wissensbasis

Administration

FAQ zur allgemeinen Verwaltung von Berechtigungsprofilen

Wie kann ein neues Berechtigungsprofil erstellt werden?
1.) Neuer Eintrag
Über den Button <+ Neuer Eintrag> erstellen Sie ein neues Berechtigungsprofil, für das Sie einen neuen Namen vergeben können und in dem alle Berechtigungen zunächst auf 'Nein' gesetzt sind.



2.) Bestehendes Berechtigungsprofil kopieren
Öffnen Sie ein bestehendes Berechtigungsprofil aus der Liste und klicken auf <Kopieren>. Auf Grundlage des bestehendes Berechtigungsprofils wird eine Kopie mit den gleichen Berechtigungen und der Endung '- Kopie' erstellt. Ab diesem Zeitpunkt können die Kopiervorlage und die Kopie unabhängig voneinander verändert werden.

Wie viele Berechtigungsprofile können erstellt werden?
Es können unbegrenzt viele Berechtigungsprofile erstellt werden. Sie können die Berechtigungen von verschiedenen Benutzergruppen also beliebig fein differenzieren.
Wie wird ein Berechtigungsprofil gelöscht?
Öffnen Sie ein bestehendes Berechtigungsprofil aus der Liste und klicken <Löschen>.

Prüfen Sie vor dem Löschen unbedingt, ob das Berechtigungsprofil wirklich nicht mehr benötigt wird. Wenn das Berechtigungsprofil noch Benutzern zugeordnet ist oder in den Rechten für Workflow-Teilnehmer verwendet wird, sollten diese Verknüpfungen zunächst aufgehoben werden.
Es sind bereits Berechtigungsprofile vorhanden, obwohl ich keine angelegt habe. Wieso?
Bei der Installation von SmartProcess werden von CWA einige Standard-Berechtigungsprofile bereitgestellt. Diese sind so konfiguriert, dass die Möglichkeiten der jeweils gleichnamigen Lizenz ausgenutzt werden. Einem Benutzer, dem Sie eine Editor-Lizenz zuordnen, können Sie also passend dazu das Standard-Berechtigungsprofil Editor zuordnen.

Sie können diese Standard-Berechtigungsprofile zur Orientierung nutzen, aber sie ebenso verändern und löschen, wie jedes andere Berechtigungsprofil auch.
Was bedeutet 'Benötigte Mindest-Lizenz'?
Wenn Sie ein Berechtigungsprofil bearbeiten, wird unterhalb des Namensfeldes eine benötigte Mindest-Lizenz angezeigt.



Dies ist ein Hinweis darauf, welche Lizenz ein Benutzer mindestens benötigt, wenn ihm dieses Berechtigungsprofil zugeordnet wird. Im Beispiel müsste einem Benutzer also eine Designer-Lizenz zugeordnet werden, damit er in SmartProcess die Aktionen ausführen kann, die Sie für das Berechtigungsprofil 'Administrator' eingestellt haben.
Zur Ermittlung dieses Hinweises prüft SmartProcess jede vergebene Berechtigung in allen Reitern. Wurde mindestens eine Berechtigung aktiviert, die nur mit einer Designer-Lizenz erlaubt ist (z. B. Bearbeitungsrechte auf Prozesse), wird als benötigte Mindest-Lizenz 'Designer-Lizenz' angezeigt.

Wenn durch Änderungen in einem Berechtigungsprofil die zugeordnete Lizenz bei einem Benutzer nicht mehr ausreicht, um alle Berechtigungen auszuführen, werden die zu viel vergebenen Berechtigungen bei der Anmeldung für diesen Benutzer deaktiviert.
Beispiel:
- Herr Müller hat ein Berechtigungsprofil namens 'Viewer' und eine Viewer-Lizenz zugeordnet.
- Nun setzen Sie im Berechtigungsprofil 'Viewer' die Einstellung 'Bearbeitungsrechte auf Prozesse' auf aktiv -> Zur Ausübung dieses Rechts ist eine Designer-Lizenz notwendig
- Herr Müller kann sich mit seiner Viewer-Lizenz nun trotzdem weiterhin in SmartProcess anmelden. Bei der Anmeldung wird die Berechtigung 'Bearbeitungsrechte auf Prozesse' für Herrn Müller einfach ignoriert, weil seine Viewer-Lizenz dafür nicht ausreicht.

Hinweis: Wenn Sie ein Berechtigungsprofil bearbeiten, ändert sich die Berechnung der Mindest-Lizenz erst, wenn Sie das Berechtigungsprofil einmal gespeichert haben und dann erneut öffnen.
Ich habe ein Berechtigungsprofil bearbeitet, aber die Änderungen wirken sich nicht aus. Wieso?
Damit sich Änderungen am Berechtigungsprofil für einen Benutzer auswirken, muss sich dieser einmal von SmartProcess ab- und wieder anmelden.
Ist es möglich einem Benutzer mehrere Berechtigungsprofile zuzuordnen?
Ja. Werden einem Benutzer mehrere Berechtigungsprofile zugeordnet, setzt sich dabei jeweils das "stärkste" Recht durch.

Beispiel:
- Es gibt die Berechtigungsprofile "Führungskraft" und "Administrator" mit unterschiedlichen Einstellungen.
- Dem Benutzer Max Mustermann sind beide Berechtigungsprofile zugeordnet.
- Beim Berechtigungsprofil "Führungskraft" ist eingestellt, dass Benutzer mit diesem Profil nicht pauschal alle Prozesse sehen dürfen.
- Beim Berechtigungsprofil "Administrator" ist eingestellt, dass Benutzer mit diesem Profil pauschal alle Prozesse sehen dürfen.
- Wenn sich Max Mustermann nun anmeldet, darf er pauschal alle Prozesse sehen, weil es ihm mindestens ein zugewiesenes Berechtigungsprofil erlaubt.

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