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Version 24.9 - Release Notes

Prozesse und Dokumente. Mit jeweils einer neuen Einstellung in den Berechtigungsprofilen für Prozesse und für Dokumente kann bestimmt werden, ob Benutzer die Gültigkeit von Prozessen / Dokumenten man…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Prozesse und Dokumente

  • Mit jeweils einer neuen Einstellung in den Berechtigungsprofilen für Prozesse und für Dokumente kann bestimmt werden, ob Benutzer die Gültigkeit von Prozessen / Dokumenten manuell bearbeiten dürfen.

  • Viewern (also Benutzern ohne Bearbeitungsrechte) wird nun initial immer die aktuell gültige Version eines Prozesses / Dokuments. Dafür prüft das SmartProcess, ob die zuletzt veröffentlichte Version anhand der Daten "Gültig von" und "Gültig bis" aktuell gültig ist. Wenn das der Fall ist, wird dem Viewer diese Version angezeigt. Falls nicht, werden die zuvor veröffentlichten Versionen durchsucht und dem Viewer initial die Version angezeigt, die anhand der Gültigkeitsdaten noch Gültigkeit besitzt.

    Zusätzlich wird dem Viewer oberhalb des Prozessmodells ein Banner angezeigt, das darauf hinweist, dass es eine neuere Version gibt, die in Zukunft gültig wird. Über einen in dem Banner platzierten Link kann der Viewer sich diese demnächst gültig werdende Version bei Bedarf bereits ansehen. Für weitere Details siehe Artikel Gültigkeit.

Nur Prozesse

  • Es wurde ein neues Artefakt Kontrolle für die Prozessmodellierung hinzugefügt. Mit diesem lässt sich z. B. darstellen, dass es für Prozessrisiken auch entsprechende Kontrollmechanismen gibt.

Nur Dokumente

Wenn für ein Dokument in der Liste "Verknüpfte Dokumente" mehrere Sprachvarianten angelegt wurden, wird von Dokumenten-Anwendern jetzt nur noch für die Sprache eine Lesebestätigung angefordert, die in ihrem Benutzerprofil hinterlegt ist.

Beispiel: Ein Dokument wird in der Sprache Deutsch angelegt und in der Liste "Verknüpfte Dokumente" Varianten für Englisch und Französisch ergänzt. Von einem Benutzer / Dokumenten-Anwender, in dessen Profil die Sprache auf Englisch eingestellt ist, wird jetzt nur eine Lesebestätigung angefordert, wenn die englische Variante des Dokuments in einer neuen Version veröffentlicht wird.

Sollte es für die Sprache eines Benutzers keine passende Variante eines Dokuments geben, erhält der Benutzer weiterhin bei allen Sprachvarianten die Anforderung für eine Lesebestätigung.

Fortführung des oberen Beispiels: Von einem Benutzer / Dokumenten-Anwender, in dessen Profil die Sprache auf Spanisch eingestellt ist, wird jedes Mal eine Lesebestätigung angefordert, wenn das Dokument in einer neuen Version veröffentlicht wird - egal ob die deutsche, englische oder französische Variante.

  • Wenn man im Rahmen des Dateiexports im Menü Dokumente die Auswahl "Alle exportieren" tätigt, können nun durch Aktivieren einer Checkbox auch die Dateianlagen von untergeordneten Dokumenten, die beim Originaldokument in der Liste Verknüpfte Dokumente eingepflegt wurden, mit exportiert werden.

Vorgangsbearbeitung

Workflowmodellierung

  • Wenn im Formulardesigner Felder vom Typ Datenquelle für Prozesse und Dokumente mit der Datenquelle "Benutzer" verwendet werden, kann mit einer Checkbox in den Feldeigenschaften ausgewählt werden, dass die Felder mit den Benutzerdaten des Erstellers vorbefüllt werden sollen.

  • Im Prozessmodell eines Workflows wird an den Symbolen für Aufgaben und Sub-Workflows ein Zahnrad angezeigt. Über dieses Zahnrad kann die Workflow-Engine dieser Objekte definiert werden (Zuvor musste das Objekt geöffnet und die Workflow-Engine über einen separaten Button angesteuert werden).

  • Es wurde eine neue Variante zur Konfiguration von Aktivitätsanforderungen im Prozessmodell des Workflows eingeführt (z. B. zur parallelen Prüfung im Freigabe-Workflow). Bisher wurden der Empfänger und die anzufordernde Aufgabe im Objekt Vorgang weiterleiten definiert. Mit der neuen Variante wird im Aufgaben-Objekt selbst entschieden, ob die Aktivität von dem Vorgangsverantwortlichen selbst oder als angeforderte Aufgabe von einer anderen Person durchgeführt werden soll. Anhand eines Indikators im Aktivitäts-Symbol lässt sich erkennen, ob es sich um eine angeforderte Aktivität handelt.

Bisher - Konfiguration im Objekt Vorgang weiterleiten

Neu - Konfiguration im Aktivitäts-Objekt

  • Bei der neuen Variante zur Konfiguration angeforderter Aktivitäten kann nun ein Fälligkeitstermin für die Aktivität festgelegt werden. Dieser Termin überwacht ausschließlich die Aktivität und kann ergänzend zu einem Timer genutzt werden, der zwischen zwei Ereignissen für die Terminüberwachung des gesamten Vorgangs sorgt. Ob ein Termin für die angeforderte Aktivität konfiguriert wurde, ist im Prozesssymbol anhand eines Indikators erkennbar.
Beispielkonfiguration: Ab Anforderung einer Aktivität sind 7 Kalendertage Zeit zur Erledigung.

  • Beim Erstellen von Word Reports für Vorgänge können nun gezielt Bildanhänge von einzelnen Aktivitäten des Workflows ausgegeben werden (Zuvor konnten nur alle Bildanhänge des Vorgangs gemeinsam ausgegeben werden). Eine Beschreibung dazu finden Sie hier.

Organigramm

  • Wenn die Hintergrundfarbe eines Objekts im Organigramm sehr dunkel ist, wechselt die Schriftfarbe des Objekts von Schwarz zu Weiß.

Allgemeines

  • Mit einer neuen Einstellung im Berechtigungsprofil im Reiter Administration kann bestimmt werden, ob Benutzer generell Listen aus SmartProcess als .xls-, .csv- oder .txt-Datei exportieren oder als .pdf-Datei zum Drucken generieren dürfen (z. B. Reportlisten, Vorgangslisten, Listen von Katalogeinträgen etc.).

  • Die Liste von erlaubten Formaten für Dateianlagen in SmartProcess wurde erweitert, z. B. um .exp, .mpp, .pub, .webp, .one

  • Das Menü Wissensbasis wurde in Wiki umbenannt. Der Funktionsumfang ist unverändert.

  • Für den Import von Daten wurde eine Vorschauansicht hinzugefügt. Bevor der Import startet, wird eine Vorschau der zu importierenden Daten angezeigt, der entnommen werden kann, ob alle Daten erfolgreich importiert werden können.

  • Der Vorgangsimport wurde erweitert. Es ist nun möglich durch den Import einer einzigen Datei neue Vorgänge mit zugehörigen Sub-Vorgängen zu erstellen, z. B. Audit-Stammdaten (Hauptworkflow) mit zugehörigen Auditfragen (Sub-Workflow).

  • In den Einstellungen unter Anwendung konfigurieren -> Verzeichnisdienste und Single Sign-On ist es nun möglich mehrere Azure- und/oder SAML-Profile zu hinterlegen, bei denen gleichzeitig die Option Single Sign-On aktiv ist. Den SmartProcess-Anwendern wird für jede aktivierte Single Sign-On-Option ein separater Button auf der Login-Seite angeboten.

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