KI-Funktion SmartAI (Zusatzmodul)

KI-Einstellungen SmartAI

In diesem Menü wird eine Übersicht der Credits für die KI-Funktion SmartAI pro Monat angezeigt. Credits sind das Guthaben für die Verwendung der KI-Funktion. Der Verbrauch ist abhängig von der Häufigkeit und Komplexität der SmartAI-Anfragen. Die Credits werden zu Beginn jedes Monats automatisch auf das ursprüngliche Paketvolumen zurückgesetzt.

Credit-Limit pro Monat	Credits sind das Guthaben für die Verwendung der KI-Funktion. Die Credits werden zu Beginn jedes Monats automatisch auf das erworbene Paketvolumen zurückgesetzt. Sollten keine Credits in einem Monat mehr verfügbar sein, können keine Fragen mehr gestellt werden. Es können aber beliebig viele Credit-Pakete erworben oder nachgekauft werden, deren Volumen automatisch addiert wird. Die Creditpakete sind monatlich kündbar. Sie können jederzeit neue Credits bei uns über eine Nachricht an support@cwa.de kostenpflichtig erwerben.
Genutzte Credits in diesem Monat	Zeigt Ihnen an, wie viele Credits im aktuellen Monat bereits verbraucht wurden. Die Anzeige wird am Anfang eines jeden Monats zurückgesetzt.
Verfügbare Credits für diesen Monat	Zeigt Ihnen an, wie viele Credits Ihnen in diesem Monat noch zur Verfügung stehen. Die Anzeige wird am Anfang eines jeden Monats zurückgesetzt. Sollten die Credits für den aktuellen Monat aufgebraucht sein, wird Ihnen vom System eine Meldung angezeigt. In diesem Fall können Sie entweder auf den Beginn des nächsten Monats warten, oder Sie erwerben zusätzliche Credits.
KI-Module	Mit dieser Checkbox können Sie die angegebene Funktion aktivieren und deaktivieren. Nach der Aktivierung benötigt die Indizierung sämtlicher Prozesse, Dokumente, Wiki-Inhalte und Hilfetexte einige Stunden. Erst im Anschluss kann SmartAI auf alle Daten vollständig zugreifen.

KI-Module

SmartAI-Chatbot

Der Chatbot arbeitet nach dem Prinzip Retrieval-Augmented Generation (RAG): Er sucht in den hinterlegten und veröffentlichten Dokumenten*, Prozessen, Wissensbasiseinträgen und der SmartProcess Online-Hilfe nach relevanten Textpassagen und baut seine Antwort ausschließlich aus diesen gefundenen Inhalten auf. Die Antworten entstehen nicht aus freiem Wissen, sondern immer direkt aus den Texten, die im System hinterlegt sind. Besonders gut funktioniert dies, wenn die Inhalte als Fließtext (Prosa) vorliegen; reine Tabellen, Listen oder Stichpunkte können nur eingeschränkt verarbeitet werden.

In unserer KI-Architektur wird das Modell ausschließlich mit dem jeweiligen Dokumentenkontext aus Ihrer internen Anwendung versorgt. Ein Zugriff auf das Internet oder auf externe Quellen findet technisch nicht statt. Die Anwendung führt keine Web-Recherche durch und ruft keine externen Inhalte ab. Große Sprachmodelle verfügen jedoch über ein allgemeines, vortrainiertes Sprachwissen. Standardmäßig weisen wir das Modell an, ausschließlich den bereitgestellten Dokumentenkontext zu verwenden. In der Praxis sind die Antworten daher in der Regel rein kontextbezogen. Bei generativen KI-Systemen kann jedoch nicht mit absoluter Sicherheit ausgeschlossen werden, dass in Einzelfällen allgemeines Modellwissen einfließt oder eine Antwort inhaltlich nicht vollständig korrekt ist.

Bei folgenden Aufgaben unterstützt Sie SmartAI:

• Konkrete inhaltliche Fragen zu veröffentlichten Prozessen und Dokumenten, Wiki-Artikeln und zur Hilfe.
• Relevante Textstellen wiedergeben oder zusammenfassen.
• Fragen zur Bedienung von SmartProcess beantworten, basierend auf der Hilfe.
• Die Quellen angeben, die zur Beantwortung der Frage herangezogen wurden.
• Mehrere Fundstellen aus unterschiedlichen Dokumenten kombinieren und in einen Antworttext einbetten.
• Längere Passagen kürzen und in verständlicher Form aufbereiten.
• Textvarianten erstellen (z. B. kurze Zusammenfassung oder ausführlichere Darstellung).
• Inhalte in eine logische Reihenfolge bringen, um die Lesbarkeit zu erhöhen.
• Inhalte aus verschiedenen Formaten (z. B. PDF, Word) berücksichtigen.
• Hinweise geben, wenn zu einer Frage keine passenden Inhalte gefunden wurden.

Informationen zur Nutzung der KI-Funktionen und Informationen zum Datenschutz

Wichtige Hinweise zur Nutzung KI-gestützter Funktionen

Die KI-basierten Funktionen in SmartProcess können die Suche nach Inhalten von Geschäftsprozessen und Dokumenten erheblich erleichtern. Gleichzeitig ist es entscheidend, sich der folgenden Einschränkungen und potenziellen Risiken bewusst zu sein:

• Qualität und Verlässlichkeit der Inhalte

Die KI erstellt Inhalte auf Grundlage von Trainingsdaten und algorithmischer Verarbeitung. Dabei können Ungenauigkeiten, Missverständnisse oder sachliche Fehler entstehen. Eine gründliche Überprüfung der Daten vom Anwender ist erforderlich.

• Sprachliche Abweichungen

Obwohl die KI bestrebt ist, Inhalte in der gewünschten Sprache bereitzustellen, kann es gelegentlich vorkommen, dass Texte in einer anderen Sprache erscheinen – insbesondere dann, wenn relevante Informationen hauptsächlich in dieser Sprache vorliegen. In solchen Fällen kann eine manuelle Übersetzung notwendig sein.

• Rechtliche und kulturelle Rahmenbedingungen

Die Besonderheiten nationaler Gesetze, regulatorischer Anforderungen oder kultureller Gepflogenheiten werden unter Umständen nicht ausreichend berücksichtigt. Es liegt in der Verantwortung des Nutzers, die Inhalte entsprechend zu prüfen und anzupassen.

• Technische Störungen oder Ausfälle

Trotz einer stabilen Systemarchitektur ist nicht auszuschließen, dass es in Einzelfällen zu fehlerhaften Ausgaben oder Funktionsunterbrechungen kommt. Solche Probleme können die Vollständigkeit oder Genauigkeit der Ergebnisse beeinträchtigen oder dazu führen, dass keine Inhalte erzeugt werden.

• Urheberrecht und Ähnlichkeit mit bestehenden Werken

Es kann vorkommen, dass KI-generierte Texte unbeabsichtigt bestehenden Inhalten ähneln. Um mögliche Verstöße gegen das Urheberrecht zu vermeiden, sollten diese Inhalte vor der Weiterverwendung sorgfältig analysiert und ggf. überarbeitet werden.

• Einsatz in besonders sensiblen Bereichen

Für kritische oder hochregulierte Anwendungsfelder sollten KI-generierte Inhalte ausschließlich als Ausgangspunkt dienen. Eine abschließende Bewertung durch entsprechend qualifizierte Fachpersonen ist unbedingt erforderlich.

• Mangel an kontextueller Tiefe

Da die KI nicht immer in der Lage ist, spezifische Zusammenhänge oder branchenspezifisches Wissen korrekt zu interpretieren, können generierte Vorschläge unpassend oder zu allgemein sein.

Die automatisierten Funktionen zur Informationssuche stellen ein nützliches Werkzeug dar. Dennoch liegt die Verantwortung für die finale Qualität, Korrektheit und Einhaltung rechtlicher Standards allein beim Anwender. Es ist außerdem möglich, dass die Ergebnisse teilweise fehlen, unvollständig sind oder nicht in der erwarteten Sprache geliefert werden.

• EU AI Act Compliance

Unsere KI-Funktionen sind gemäß den Anforderungen des EU AI Act als unterstützendes, nicht-hochrisikobehaftetes KI-System umgesetzt. Das System dient ausschließlich der Informationsunterstützung und trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder wirtschaftlicher Wirkung. Die KI-Funktionen greifen ausschließlich auf freigegebene Unternehmensinhalte zu. Nutzereingaben und Inhalte werden nicht zum Training oder zur Weiterentwicklung der zugrunde liegenden KI-Modelle verwendet.

Nutzer werden transparent darüber informiert, dass es sich um ein KI-gestütztes System handelt. Die Verantwortung für den konkreten Einsatz der KI-Funktionen und für darauf basierende Entscheidungen liegt beim jeweiligen Kunden.