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Version 25.11 - Release Notes

Wenn Sie Interesse an einem Update haben, fragen Sie dieses einfach per E-Mail an support@cwa.de an. Ihre aktuelle Versionsnummer finden Sie unter Einstellungen -> Info zur Version -> Version. KI-Fun…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle
Wenn Sie Interesse an einem Update haben, fragen Sie dieses einfach per E-Mail an support@cwa.de an.

Ihre aktuelle Versionsnummer finden Sie unter Einstellungen -> Info zur Version -> Version.

KI-Funktion

Der KI-Chatbot SmartAI von SmartProcess wurde veröffentlicht. Nach Aktivierung des Moduls steht der Chatbot im Anwendungskopf von SmartProcess zur Verfügung.

Voraussetzungen für die Nutzung sind:

  1. Eine SaaS-Installation von SmartProcess ("Cloud-Anwendung")
  2. Das Erwerben von Credits zur Nutzung von SmartAI

Details zur Funktionalität, herangezogenen Quellen, Grenzen des Chatbots und dem Lizenzierungsverfahren finden sich im dazugehörigen Hilfeartikel.

Prozesse und Dokumente

  • Für Prozesse und Dokumente können nun Wissensfragen definiert werden, die bei der Veröffentlichung per Freigabe-Workflow im Rahmen der Lesebestätigung von den Prozessbeteiligten / Dokumenten-Anwendern beantwortet werden müssen. Die Wissensfragen werden vor der Veröffentlichung mit dem Freigabe-Workflow direkt in den Details des Prozesses / Dokuments definiert. Folgende Features stehen dabei zur Verfügung:
  1. Es können beliebig viele Fragen und zugehörige Antwortmöglichkeiten erstellt werden.
  2. Multiple Choice: Für jede Frage kann eine oder mehrere Antworten als richtig definiert werden (Bei mehreren richtigen Antworten gilt die Frage nur als korrekt beantwortet, wenn der Anwender alle richtigen Optionen ausgewählt hat -> Keine Vergabe von Teilpunkten).
  3. Die Wissensfragen können mit Punkten gewichtet werden, um Fragen mit größerer Relevanz im Gesamtergebnis stärker zu berücksichtigen.
  4. Es kann festgelegt werden, wie viel Prozent der Punkte ein Befragter erreichen muss, damit die Lesebestätigung als "Bestanden" gilt.
  5. In der Konfiguration des Workflows Lesebestätigung kann entschieden werden, nach wie vielen erfolglosen Versuchen die Lesebestätigung als "endgültig nicht bestanden" gilt. Solange dem Befragten noch Versuche zur Verfügung stehen, werden ihm die Wissensfragen nach einem Fehlversuch erneut zugesendet.
  6. Für jede Frage kann sowohl eine Beschreibung als auch eine Hilfestellung für den Fall einer falschen Beantwortung ergänzt werden. Die Beschreibung wird dem Befragten immer angezeigt - die Hilfestellung wird bei den falsch beantworteten Fragen angezeigt, sobald der Befragte alle Fragen der Lesebestätigung abgeschlossen und gespeichert hat.
  7. Für jede veröffentlichte Version eines Prozesses / Dokuments können unterschiedliche Fragen konfiguriert werden. Über einen Verlauf können die Fragen der vorherigen Versionen eingesehen werden.
  8. Alle Fragen und Antwortmöglichkeiten können auf einmal in alle weiteren Systemsprachen übersetzt werden (Voraussetzung ist eine eingerichtete Anbindung von DeepL an SmartProcess)
Für diese neue Funktion sind Anpassungen an dem Workflow Lesebestätigung erforderlich.

Diese können anhand der entsprechenden Anleitung auf eigene Verantwortung selbstständig eingefügt werden oder Sie beauftragen die Umsetzung der Änderungen bei unserem Beratungsteam (smartprocess@cwa.de).

  • Wird die Veröffentlichung eines Prozesses / Dokuments zurückgezogen und dieses Objekt durch anschließendes Löschen in den Papierkorb verschoben, wird der Grund des Zurückziehens der Veröffentlichung im Papierkorb angezeigt, solange der Prozess / das Dokument sich im Status "Zurückgezogen" befindet.

Nur Prozesse

  • Erweiterung der automatischen Übersetzung: Wenn die DeepL-Anbindung eingerichtet ist, können nun gesamte Prozesse mit allen modellierten Objekten und den Prozessdetails übersetzt werden.

    Die Option befindet sich am Prozess unter Weitere Aktionen. Vor der Durchführung der Übersetzung kann in einer Listenübersicht geprüft werden, zu wie viel Prozent die Elemente in der jeweiligen Sprache bereits übersetzt sind und der Umfang der automatischen Übersetzung über zwei Checkboxen gesteuert werden:

    1.) Entscheidung, ob nur der betrachtete Prozess oder zusätzlich untergeordnete Elemente übersetzt werden sollen. Damit kann z. B. ausgehend von einer Prozessgruppe diese Prozessgruppe mit sämtlichen darunter liegenden Prozessgruppen, Prozessen und Sub-Prozessen übersetzt werden.

    2.) Entscheidung, ob in den ausgewählten Sprachen nur leere / fehlende Werte mit einer Übersetzung ergänzt werden sollen oder ob nochmals sämtliche Elemente des Prozesses in dieser Sprache neu übersetzt werden sollen, auch wenn bereits vorher ein Wert in dieser Sprache vorlag.
Durch die Übersetzung wird eine neue Version des Prozesses generiert, die anschließend eine erneute Veröffentlichung erforderlich macht.
Bei der Übersetzung von Workflows werden auch Formularfelder und Optionen in Auswahlfeldern übersetzt.

  • Erweiterung der automatischen Übersetzung: Wenn die DeepL-Anbindung eingerichtet ist, können nun bei Workflows weitere Elemente übersetzt werden, z. B.: Zwischenereignisse, Feldnamen in Formularen und Auswahloptionen in Auswahlfeldern.

  • Die Simulationsfunktion wurde grundlegend überarbeitet. Dazu gehören neben einer neuen Benutzerführung auch die Berücksichtigung von Modellierungselementen der BPMN 2.0 (z. B. Gateways) und die Möglichkeit Szenarien zu speichern.

  • Beim Erstellen von Artefakten erfolgt nun keine automatische Übernahme des Namens mehr in andere Systemsprachen (bisher wurde der Name, der bei der Erstellung vergeben wurde, in alle anderen Systemsprachen als Wert eingetragen. Die Werte in den anderen Sprachen bleiben nun initial leer).

Nur Dokumente

  • Wenn eine Lesebestätigung für ein veröffentlichtes Dokument angefordert wurde, kann nun direkt aus der Lesebestätigung der Versionsvergleich zur Vorversion aufgerufen werden (wie es für Prozesse bereits möglich war).

Vorgangsbearbeitung

  • Es können nun alle Anlagen eines Vorgangs in einer sortier- und filterbaren Liste angezeigt werden. Mit einem Klick auf Alle anzeigen im Bereich Anlagen des Vorgangsfensters öffnet sich diese Liste in einem neuen Fenster. Aus dieser Liste können die Dateien bei Bedarf auch exportiert werden.
  • Im Fenster Anlagen eines Vorgangs werden die hinzugefügten Dateien nun kompakter dargestellt, sodass auf dem ersten Blick bis zu 4 Anlagen gleichzeitig sichtbar sind.

Neu

Bisher

Workflowmodellierung

  • Beim Arbeiten mit Katalogfeldern oder Datenquellenfeldern in Feldgruppen kann nun mit einer Feldeinstellung bewirkt werden, dass neue Einträge in der Feldgruppe ausschließlich aus dem Katalog erfolgen dürfen, womit die Erstellung von Einzeleinträgen unterbunden wird.

Allgemeines

  1. Der Algorithmus zum Herunterskalieren großer Bilder wurde deutlich verbessert, sodass an der Anwendungsoberfläche ein Bild erscheint, das deutlich höher aufgelöst ist.
  2. Jedes Bild in einem formatierbaren HTML-Feld kann in der schreibgeschützten Ansicht mit einem einfachen Linksklick in Vollbildgröße angezeigt werden.
    Auch das Öffnen des Bildes in Originalgröße über Rechtsklick -> Bild in neuem Tab öffnen wird unterstützt.
  3. Bei der Generierung von PDF-Ausdrucken (z. B. der Prozessbeschreibung) werden die Bilder so skaliert, dass sie im Ausdruck auch bei verschiedensten Formatierungsvarianten des HTML-Felds lesbar sind (z. B. bei Verwendung von Bildern in Tabellen innerhalb des HTML-Felds).

  • Die Aufteilung der Funktionen im Anwendungskopf wurde geändert. So wurde z. B. die Volltextsuche zentriert und Benutzeroptionen, wie der Sprachwechsel und das Abmelden, können mit einem Klick auf die Benutzerinitialen bzw. das Benutzerbild aufgerufen werden.

  • Wenn ein Video in Dateiformaten wie z. B. mp4, mov oder avi, als Anlage in SmartProcess verwendet wird, wird dieses in Listen nun mit einem eigenen Symbol repräsentiert (z. B. im Menü Dokumente oder als Anhang eines Vorgangs).

  • Mobile Web-App: Die individuelle URL zum Starten eines Vorgangs wird nun auch unterstützt, wenn sie von einem mobilen Endgerät aufgerufen wird.

  • Mobile Web-App: Wenn über die Funktionen des Browsers (z. B. Chrome, Edge etc.) ein QR-Code zu einem bestimmten SmartProcess-Vorgang generiert wird, kann dieser QR-Code beim Scannen mit einem mobilen Endgerät nun erfolgreich aufgerufen werden (betreffend Forumsthema vom 01.08.2025)

Ausbau der REST-API-Funktion in Version 25.3
Bereits mit der vorherigen Version 25.3 wurde die REST-API Funktion dahingehend erweitert, dass mit dem Schnittstellenaufruf auch Vorgangsdaten aus SmartProcess abgerufen sowie darin erstellt und bearbeitet werden können.

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Version 25.3 - Release Notes

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