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Version 23.10 - Release Notes

Prozesse und Dokumente. Die Verdeutlichung von abgelaufenen Gültigkeiten bei Prozessen und Dokumenten wurde verbessert. Im Menü machen ein Sanduhren-Symbol und ein Hinweistext den Benutzer darauf auf…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Prozesse und Dokumente

  • Die Verdeutlichung von abgelaufenen Gültigkeiten bei Prozessen und Dokumenten wurde verbessert. Im Menü machen ein Sanduhren-Symbol und ein Hinweistext den Benutzer darauf aufmerksam. Darüber hinaus wechselt der Prozess bzw. das Dokument in den Status "Gültigkeit überschritten", nach dem auch im Reporting gefiltert werden kann.

    Wenn der Benutzer Bearbeitungsrechte für den Prozess oder das Dokument besitzt, wird ihm zudem mit einem Link angeboten direkt in das Gültigkeitsfenster zu wechseln, um diese zu verlängern.

  • Die Funktionen der Lesebestätigung für (neu) veröffentlichte Prozesse und Dokumente wurden erweitert. So können u. a. von neu angelegten Benutzern Lesebestätigungen angefordert werden, ohne dass die relevanten Prozesse und Dokumente neu veröffentlicht werden müssen. Weitere Informationen gibt es im Artikel Lesebestätigung.
Um die neue Lesebestätigung zu nutzen, ist ergänzend zum Update eine Konfiguration im System erforderlich. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel Lesebestätigung.
  • Benutzerdefinierte Felder unterstützen nun auch Auswahllisten, in denen mehrere Einträge ausgewählt werden können. Wählen Sie dafür bei der Erstellung eines neuen Felds den Typ "Mehrfachauswahl".

  • Bei benutzerdefinierten Feldern vom Typ Auswahl oder Mehrfachauswahl kann die Reihenfolge der Listeneinträge nun per Drag & Drop angeordnet werden.

  • Bei der Veröffentlichung von Prozessen und Dokumenten ohne den Freigabe-Workflow wird das Gültig ab-Datum nun mit dem aktuellen Datum vorbefüllt.

  • Wenn der Prozessmodellierer andere Benutzer zur Abgabe von Feedback zu einem Prozess / Dokument einladen möchte, kann er einen Text hinzufügen, der den eingeladenen Benutzern sowohl in der E-Mail als auch in der Anwendung angezeigt wird.

Nur Prozesse

  • In den Einstellungen können Regeln und Empfehlungen für die Modellierung von Prozessen gemäß BPMN festgelegt werden. Die BPMN-Regeln können dabei als Fehler, Warnung oder Info klassifiziert werden und dem Prozessmodellierer bei Bedarf beim Speichern des Prozessmodells automatisch angezeigt werden, damit dieser das Prozessmodell korrigieren kann. Unabhängig von der automatischen Überprüfung kann der Modellierer im Prozessdesigner eine manuelle Überprüfung der BPMN-Regeln auslösen.

  • In den Einstellungen kann anwendungsweit festgelegt werden, welche Listen mit Prozessdetails unterhalb des Prozessmodells angezeigt werden sollen (z. B. Dokumente, Begriffe & Abkürzungen, Chancen)

  • In den Einstellungen kann ein Standardwert für das Feld "Geltungsbereich" festgelegt werden, das für neu erstellte Prozessgruppen und Prozesse übernommen wird.

  • Im Prozessmodell können an Aufgaben und Sub-Prozessen BPMN-Aktivitätsmarkierungen für Wiederholung, Kompensation und Ad-Hoc angezeigt werden.

  • Bei der Modellierung von Prozessgruppen kann die Form von Prozessgruppen- und Prozess-Symbolen nun nachträglich per Rechtsklick zwischen der einfachen, eingekerbten und rechteckigen Darstellung geändert werden.

  • Zwischenereignisse können im Prozessmodell an Aktivitäten angeheftet werden. Ist dies erfolgt, wird das Ereignis mit verschoben, wenn die zugehörige Aktivität verschoben wird. Der Ereignistyp ändert sich in dem Fall automatisch auf "Angeheftetes Zwischenereignis".

  • Wenn im Prozessmodell das Objekt Angrenzender Prozess modelliert ist, wird in dem Symbol nun die Nummer des Prozesses angezeigt, sofern eine vergeben wurde.

  • Beim PDF-Ausdruck des Prozessmodells wird in der Fußzeile neben dem Druckdatum nun auch der Prozessname sowie die Prozessnummer und Versionsnummer angezeigt.

  • Im System-Textbaustein zur Veröffentlichung eines neuen Prozesses können nun Platzhalter für die Felder "Geltungsbereich" sowie "Zweck und Beschreibung" eingefügt werden.

Nur Dokumente

  • Bei der Dokumentenerstellung kann eine Startversion jetzt nur noch im Zusammenhang mit einer direkten Veröffentlichung angegeben werden. Dafür muss der Benutzer die Berechtigung zur Veröffentlichung von Dokumenten ohne den Freigabe-Workflow besitzen.

  • An vielen Stellen, an denen Anlagen hinzugefügt werden können, kann nun auch auf Dateianlagen von SmartProcess-Dokumenten zugegriffen werden, z. B. in den Menüs Kontakte, Kataloge, der Wissensbasis oder ad hoc E-Mails in Vorgängen.

Vorgangsbearbeitung

  • In Vorgangslisten (z. B. "Meine Vorgänge") wird in der Spalte "Vorgang" vor dem Namen des Workflows nun zusätzlich das in den Workflow-Einstellungen definierte Workflow-Symbol angezeigt.

  • In der Aktivitätenliste von Vorgängen kann nun eine Spalte eingeblendet werden, die anzeigt, ob bei dieser Aktivität Anlagen hinzugefügt wurden.

  • Beim Reporting von Vorgängen mit Diagrammen können auf der y-Achse nun auch Durchschnittswerte von Zahlenfeldern dargestellt werden, z. B. die durchschnittlichen Kosten pro Reklamation je Monat.

Workflowmodellierung

  • Das Design des Formulardesigners wurde überarbeitet. In diesem Zuge wurden zur besseren Differenzierung auch neue Feldtypen hinzugefügt (Auswahlliste, Ja / Nein Auswahl, Checkbox) und zur Verbesserung der Übersichtlichkeit die Ansicht der Feldeigenschaften umstrukturiert.
  • Im Prozessmodell eines Workflows kann nun über einen Link am Startereignis das Startformular / Hauptformular bzw. durch einen Klick auf das Formularsymbol an einer Aktivität das Aktivitätenformular zur Bearbeitung geöffnet werden.
    Dies ermöglicht u. a. die Bearbeitung des Startformulars während der Modellierung des Prozessmodells.
  • Die Auswahl von zu versendenden Textbausteinen wurde geändert. Ein Klick auf das Lupensymbol öffnet eine Liste aller existierenden Textbausteine und bietet die Möglichkeit diese bei Bedarf zu bearbeiten oder einen neuen zu erstellen. Dies betrifft die Objekte E-Mail senden, Vorgang weiterleiten (Individuelle E-Mail Benachrichtigung) und Formular per E-Mail senden.

  • Beim Objekt Vorgang weiterleiten wurde eine neue Konfigurationsmöglichkeit hinzugefügt: Es ist nun möglich den Vorgang an die Hauptorganisationseinheit des Erstellers oder letzten Bearbeiters des Vorgangs weiterzuleiten.

Organigramm

  • Die englischen Bezeichnungen für "Organisationseinheit" wurden in der Benutzerverwaltung geändert, z. B. "Main organizational unit" statt "Main group".
Dadurch müssen diese geänderten Bezeichnungen bei Benutzerimporten in der Sprache Englisch in den Spalten der Importdatei berücksichtigt werden.
  • In den Eigenschaften von Organisationseinheiten wurde ein Reiter Vorgänge hinzugefügt. Damit lassen sich direkt aus dem Organigramm die Vorgänge einsehen, die der Organisationseinheit momentan zugeordnet sind.

Allgemeines

  • In der Benutzerverwaltung kann für jeden Benutzer eine feste Sprache eingestellt werden. In dieser Sprache werden die E-Mails aus SmartProcess an den Benutzer versendet und ihm nach dem Login die Inhalte in SmartProcess angezeigt.
    • Durch diese Anpassung fällt die Auswahl der Anmeldesprache in der Login-Maske weg. Nach dem Login kann der Benutzer, wie bisher gewohnt, die Systemsprache wechseln und diese dabei auch als permanente Sprache für seinen Benutzer speichern.

  • Die Darstellung der Ergebnisse in der Volltextsuche wurde verbessert. Es existiert nun eine menüübergreifende Ansicht "Alle", in der bis zu 3 Ergebnisse pro Menü angezeigt werden. Mit Hilfe der Reiter im oberen Bereich können nur die Ergebnisse zu Vorgängen, Prozessen, Dokumenten oder der Wissensbasis angezeigt werden. Im Reiter Vorgänge wurde zudem die Möglichkeit hinzugefügt die Ergebnisse nach der Vorgangsart zu filtern.

  • Im HTML-Feld ist nun die Auswahl von Prozessen und Dokumenten aus SmartProcess möglich. Beim Hinzufügen wird der Link zu dem Prozess bzw. Dokument in das Feld eingefügt.

  • Auf der Startseite können in den Fenstern "Prozesse und Dokumente", "Meine Prozesse" und "Meine Dokumente" die Spalten Gültig ab und Gültig bis eingeblendet werden.

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