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Dateien direkt in Office bearbeiten

Mit dieser Funktion können Sie direkt aus SmartProcess Office-Dokumente in der entsprechenden Anwendung von Microsoft Office aufrufen und bearbeiten. Voraussetzungen. Voraussetzungen für diese Funkti…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Mit dieser Funktion können Sie direkt aus SmartProcess Office-Dokumente in der entsprechenden Anwendung von Microsoft Office aufrufen und bearbeiten.

Voraussetzungen

Voraussetzungen für diese Funktion sind eine lokale Installation der Office-Anwendung sowie eine aktivierte SSL-Verschlüsselung (https) auf Ihrem Server. Sie müssen ein Gültiges SSL-Zertifikat besitzen, das von einer Vertrauenswürdigen Stammzertifizierungsstelle signiert wurde.

Unterstützte Office-Programme: Word, Excel, PowerPoint (ab MS Office 2007)

Unterstützte Browser: Internet Explorer, Edge und Chrome (ab MS Office 2010)

Datei bearbeiten

Klicken Sie auf <Datei bearbeiten>, um die Datei auszuchecken und in Ihrem Office-Programm zu öffnen. Das Dokument wird dabei zur Bearbeitung durch andere Benutzer gesperrt.

Wenn Sie die Änderungen abgeschlossen haben, klicken Sie in dem jeweiligen Office-Programm auf <Speichern>. Wenn Sie nun das Office-Programm schließen, wird die Datei in SmartProcess aktualisiert und eine neue Unterversion des Dokuments erstellt.

Ab diesem Zeitpunkt ist es wieder zur Bearbeitung durch andere Benutzer freigegeben.

Änderungen in Word zusammenführen

Wenn Sie ein Dokument von einem anderen Anwender in SmartProcess hochladen, kommt bei der Bearbeitung folgende Meldung:

Wählen Sie die obere Option aus und klicken anschließend in Word auf den Änderungsbalken auf der linken Seite.

Klicken Sie die geänderten Wörter per Rechtsklick an und wählen im Kontextmenü <Einfügen annehmen>. Danach wird der Änderungsbalken nicht mehr angezeigt.

Achtungspunkt: Upload-Fehler

Beim Speichern nach der Bearbeitung von Dokumenten oder anderen Officedateien kann es zu Problemen kommen, wenn SmartProcess als Speicherort in Microsoft Office nicht explizit als sicher eingetragen ist.

Dabei wird ein Hinweis gezeigt, dass Änderungen vorerst nur lokal gespeichert werden und/oder, dass es einen Fehler beim Upload gab.

Um den Fehler abzustellen, müssen Sie die folgende Anpassung in den Vertrauenseinstellungen in Office vornehmen.

Vertrauenseinstellungen für Microsoft Office

Öffnen Sie im betroffenen Officeprogramm (Word, Excel oder PowerPoint) unter Datei > Optionen > Trust Center, die Option <Einstellungen für das Trust Center>. Wählen Sie den Reiter "Vertrauenswürdige Speicherorte".

  1. Markieren Sie zusächst <Vertrauenswürdige Speicherorte in meinem Netzwerk zulassen>.
  2. Fügen Sie anschließend einen neuen Speicherort hinzu.
  3. Nun müssen Sie Ihre (unternehmens-individuelle) Smartprocess URL eingeben.
  4. "Unterordner dieses Speicherorts sind ebenfalls vertrauenswürdig" muss angehakt sein. Bestätigen Sie mit <OK>.

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