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Der Formulardesigner

Im Formulardesigner können Formulare, die Bestandteil jedes Workflows sind, zusammengestellt werden, indem die gewünschten Felder per Drag & Drop auf das Blatt gezogen werden. Der Button zum Öffnen d…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Im Formulardesigner können Formulare, die Bestandteil jedes Workflows sind, zusammengestellt werden, indem die gewünschten Felder per Drag & Drop auf das Blatt gezogen werden.

Der Button zum Öffnen des Formulardesigners findet sich für das Startformular über dem Workflow-Modell und für Aufgabenformulare innerhalb der Aufgaben (1). Alternativ können Sie die Links im Workflow-Modell nutzen (2).

Feldvorrat und verfügbare Felder

Auf der linken Seite des Formulardesigners befindet sich der Bereich mit den verfügbaren Feldern. Per Drag and Drop kann ein neues Feld auf eine freie Zelle gezogen und danach weiter konfiguriert werden.

Mit dem Reiter <Erweitert> haben Sie u. a. Zugriff auf die im System angelegten Kataloge und können die dort definierten Spalten als Felder per Drag & Drop in das Formular übernehmen.

Im Reiter <Versteckte Felder> werden solche Felder abgelegt, die zwar im Formular vorhanden sind, aber nicht angezeigt werden sollen, weil man sie z. B. ausschließlich für das Reporting braucht.

Neue Felder anlegen

Neue Felder können einfach in den Bereich über oder unter bestehende Felder gezogen werden, um dort eine neue Zeile einzufügen. Alternativ können Sie im Voraus mit Leerzeilen ausreichend Platz schaffen.

Per Drag & Drop lassen sich die Felder im Formular auch verschieben.

Überzählige Leerzeilen können Sie über das Papierkorb-Symbol auf der rechten Seite löschen. Das Löschen ist nur möglich, wenn sich kein Feld mehr in der Zeile befindet.

Kontextmenü für Felder

Feld löschen oder bearbeiten

Um ein bestehendes Feld zu löschen oder zu bearbeiten, können Sie per Rechtsklick das Kontextmenü öffnen und die entsprechende Option auswählen. Alternativ können Sie auch auf die drei Punkte klicken, um das Kontextmenü zu öffnen. Zum direkten Bearbeiten steht Ihnen auch ein Button im Feld zur Verfügung.

In versteckte Felder verschieben

Versteckte Felder können Daten enthalten, die Sie für das sichtbare Formular nicht brauchen, aber später an anderer Stelle wieder aufgreifen wollen oder im Reporting auswerten müssen. Über das Kontextmenü können Sie Felder in den Bereich "Versteckte Felder" verschieben. Versteckte Felder können jederzeit wieder per Drag & Drop in das Formular zurückgeholt werden.

Anwendungsbeispiel: Im Rahmen einer Reklamation soll im Formular der reklamierte Artikel erfasst werden. Für die unmittelbare Bearbeitung reichen hier Artikelnummer und Bezeichnung. Für die spätere Kostenberechnung und das Reporting interessiert Sie aber auch der Artikelpreis und die Kategorie. Alle Felder werden aus einem hinterlegten Katalog nach Eingabe der Nummer automatisch aufgefüllt. Die nicht unmittelbar gebrauchten Felder können daher in die "Versteckten Felder" verschoben und so später noch genutzt werden.
Feld vergrößern oder verkleinern

Verwenden Sie in Ihrem Formular ein mehrspaltiges Layout, können Sie die Felder über das Kontextmenü vergrößern und somit über mehrere Spalten anzeigen. Oder Sie können Felder, die über mehrere Spalten angezeigt werden, wieder verkleinern.

Formulareinstellungen

  1. Über das Drop-Down-Feld kann ausgewählt werden, ob die Namen der Felder über oder neben den Feldern stehen. Bei langen Feldnamen bietet sich die Variante "oben" an, weil Worte sonst ggf. nicht passend umgebrochen werden.
  2. Über das Drop-Down-Feld <Anzahl Spalten> kann die Anzahl der Spalten des Formulars definiert werden. Es wird empfohlen, nicht mehr als maximal 3 Spalten im Formular zu verwenden, da es bei einem 4-spaltigen Layout später im Vorgang zu einer Unübersichtlichkeit führen kann.
Wenn die Anzahl der Spalten in einem bestehenden Formular reduziert wird, sollten sich keine Felder mehr in den zu reduzierenden Spalten befinden. Andernfalls werden diese Felder in den Feldvorrat "Versteckte Felder" verschoben.
  1. Über den Button <Status, Priorität, Termine> können Sie drei Standardfelder anpassen und definieren, ob bei Vorgangserstellung die drei Felder eingeblendet werden sollen.
Es wird empfohlen diese Felder bei Erstellung nicht anzuzeigen und sie auch nicht anzupassen. Die Felder Status und Termin werden im Vorgang später automatisch generierte Inhalte anzeigen und sollten daher vorab nicht verändert werden.
  1. Über den Button <Anlagen> kann ein allgemeiner Hinweis verfasst werden, um z. B. zu erklären, welche Anlagen erforderlich sind. Darüber hinaus kann festgelegt werden, ob beim Ausfüllen des Formulars verpflichtend Anlagen hinzugefügt werden müssen. Dazu können Sie eine Mindestanzahl an Anlagen vorgeben und bei Bedarf die erlaubten Dateiformate weiter einschränken.
Einige Dateiformate, wie z.B. .exe sind generell nicht als Anhang gestattet.
  1. Über den Button <Aktivitätentabs> können Sie den Namen des ersten Tabs in der Aktivitätenliste anpassen (Standard "Alle Aktivitäten"). Hier lässt sich auch einstellen, für welche Aktivität des Workflows ggf. ein eigener Tab zum Sammeln in der Aktivitätenliste angezeigt wird. Hier ist es auch möglich einen Standard-Starttab für die Aktivitätenliste beim Aufrufen des Vorgangs einzustellen. Zusätzlich kann die Anzeige der Box "Letzte Aktivität" im Vorgangsfenster unterdrück werden.
  1. Über den Button <Mobile Ansicht> können Sie per Drag & Drop einstellen, ob es eine abweichende mobile Ansicht geben soll und welche Felder darin enthalten sein sollen. Schreibgeschützte Felder werden immer angezeigt.
Wenn Sie hier nicht aktiv werden bzw. keine Felder ausgewählt werden, sind alle Felder automatisch editierbar. Für die manuelle Sortierung der Felder per Drag & Drop sind die Felder nach rechts als editierbare Felder zu definieren. Ansonsten werden die Felder alphanumerisch sortiert.
Es werden nicht alle Felder in der mobilen Ansicht unterstützt.
  1. Über den Button <Vorschau> können Sie jederzeit eine Vorschau des Formulars aufrufen und überprüfen, wie das Formular einem Anwender angezeigt wird. Haben Sie bereits mit Auswahllisten erstellt oder mit Wertzuweisungen gearbeitet, können Sie diese in der Vorschau bereits testen.
Formelfelder (JavaScript) können in der Vorschau nicht getestet werden

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