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Dokumentendetails

Wird ein Dokument in der Liste ausgewählt, werden die Details in der Dokumentenvorschau angezeigt. Wenn Sie die Dokumentenvorschau eingeklappt haben, öffnen sich die Details stattdessen in einem neue…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Wird ein Dokument in der Liste ausgewählt, werden die Details in der Dokumentenvorschau angezeigt.

Wenn Sie die Dokumentenvorschau eingeklappt haben, öffnen sich die Details stattdessen in einem neuen Fenster, das die Dokumentenliste dann überlagert.

Kopfbereich der Dokumentendetails

Im Kopfbereich wird der Name der Dateianlage eingeblendet. In blauer Schrift wird immer die Variante angezeigt, die für den Viewer veröffentlicht wird (hier eine .pdf-Datei). In schwarzer Schrift darunter sehen Sie das Format des Quelldokuments, das in SmartProcess hochgeladen wurde und vom Bearbeiter angepasst werden kann (hier eine .docx-Datei).

Wenn die Quelldatei und die veröffentlichte bzw. die zu veröffentlichende Datei identisch sind, wird nur ein blauer Link angezeigt. Der untere Teil ist also nur sichtbar, wenn a) ein Word-Dokument automatisch in ein PDF-Dokument umgewandelt wird oder b) ein Word-Dokument Platzhalter enthält.

Sofern das Dokument noch nicht veröffentlicht ist oder unveröffentlichte Änderungen enthält, wird Ihnen angeboten die Veröffentlichung vorzunehmen.

Button: Vorgänge

Über den Dropdown-Button Vorgänge kann einerseits der Feedback-Workflow gestartet werden, um eine Rückmeldung zu dem Dokument einzureichen. Der Ablauf dieses Workflows ist im Artikel Kommentare und Vorgänge beschrieben.

Mit der Auswahl Vorgangsliste werden Ihnen alle offenen und geschlossene Vorgänge mit Bezug zu diesem Dokument angezeigt, dazu zählen: Feedback- und Freigabe-Workflows.

Button: Datei bearbeiten

Über diesen Button wird die Dateianlage zur Bearbeitung ausgecheckt und direkt in dem entsprechenden Programm geöffnet.

Diese Funktion steht exklusiv für MS Office Dateiformate und das MS Office Programmpaket (Word, Excel, PowerPoint) zur Verfügung. Die Voraussetzungen und das Vorgehen beim Bearbeiten der Datei sind im Artikel Dateien direkt in Office bearbeiten beschrieben.

Button: Datei ersetzen

Statt die bestehende Datei per Check-In und Check-Out zu bearbeiten, können Sie die Dateianlage in SmartProcess auch vollständig durch eine veränderte Dateianlage von Ihrem Laufwerk austauschen.

In dem sich öffnenden Fenster können Sie entscheiden, ob Sie per <Durchsuchen> eine Datei von Ihrem Laufwerk auswählen oder mit einem Hyperlink auf die Dateianlage in einem bereits bestehenden Dokumentenmanagementsystem verweisen.

Das Ersetzen einer Datei ist ebenfalls möglich, indem Sie die Datei aus einem Ordner Ihres Laufwerks per Drag & Drop in dem Vorschaubereich des Dokuments ablegen.

Button: Weitere Aktionen

In den weiteren Aktionen können Sie:

  • Links zum Dokument anzeigen (siehe unten)
  • Lese- und Bearbeitungsrechte für das Dokument verwalten (siehe unten)
  • Das Anzeigeformat für Word-Dateien festlegen (siehe unten)
  • Diverse Einstellungen zur Veröffentlichung tätigen
  • Das Menü Versionen aufrufen
  • Die Dateianlage bzw. den Hyperlink des Dokuments entfernen
  • Das gesamte Dokument löschen und damit in den Papierkorb verschieben
  • Das Dokument zu Ihrer eigenen Liste der Favoriten hinzufügen

In den Einstellungen können Sie den externen Link aufrufen und kopieren, über den sich das Dokument oder die Dateianlage direkt aufrufen lassen.

Voraussetzungen für das Aufrufen des Dokuments sind, dass für die Person ein Benutzer mit mindestens einer Viewer-Lizenz in SmartProcess angelegt ist und der Benutzer Leserechte für dieses Dokument besitzt.

Folgende Unterscheidung gibt es hierbei:

  • Link zum Dokument -> Hierbei handelt es sich um einen dynamischen Link. Er führt den Benutzer immer zu der aktuellsten Version des Dokuments, die der Benutzer gemäß seiner Berechtigungen sehen darf.
  • Link zur Datei -> Öffnet analog zu dem vorherigen Punkt direkt die aktuellste Version der Dateianlage des Dokuments in der Browser-Vorschau bzw. startet den Download der Datei, falls keine Vorschau verfügbar ist.
  • Link zu der Version <<Versionsnummer>> -> Hierbei handelt es sich um einen statischen Link, der immer zum Dokument in der angezeigten Versionsnummer führt, auch wenn im weiteren Verlauf neuere Versionen des Dokuments erstellt werden.
  • Link zur Datei -> Öffnet analog zum vorherigen Eintrag die Dateianlage des Dokuments in der angezeigten Versionsnummer.
Rechte für das Dokument

Öffnet das Fenster zum Verwalten der Lese- und Bearbeitungsrechte für das Dokument.

Datei im Quellformat oder als PDF veröffentlichen

Wenn Sie einem Dokument eine Word-Datei als Anlage hinzufügen, wird mit den Standardeinstellungen automatisch eine PDF-Datei daraus generiert. Diese PDF-Datei wird bei Veröffentlichung zum Herunterladen für Viewer angeboten, während Benutzer mit Bearbeitungsrechten in SmartProcess Änderungen an der ursprünglichen Word-Datei vornehmen können.

Diese Voreinstellung für das Konvertieren wird in den Einstellungen für das Dokumentenmanagement festgelegt.

Ob eine Word-Anlage für den Viewer im original Word-Format zur Verfügung gestellt wird oder als schreibgeschützte PDF-Datei, können Sie anschließend für jedes Dokument einzeln über <Dokument im Quellformat oder als PDF veröffentlichen> bestimmen.

Wenn Sie planen Word Dokumente mit Platzhaltern im Quellformat zu veröffentlichen, beachten Sie bitte folgendes.

Stammdaten

Die Ansicht der Dokumentendetails entspricht der Ansicht bei den Prozessen. Links oder oberhalb von dem Stammdaten wird die an das Dokumente angehängte Datei als Vorschau angezeigt, sofern es sich um eine Word-, PDF- oder Bilddatei handelt.

Bilder und PDF-Dateien werden beim Klick auf den Dateinamen oder die Vorschauansicht direkt im Browser in einer großen Vorschauansicht geladen. Die Anzeige erfolgt nur, wenn Ihr Browser die Vorschauansicht unterstützt.
Alle anderen Dateiformate werden in dem Fall direkt aus SmartProcess heruntergeladen.

Einige Stammdaten werden automatisch generiert und sind nicht veränderbar. Dazu zählen die ID, der Status und die Version sowie der Zeitpunkt, an dem die Dateianlage des Dokuments zuletzt eingecheckt wurde.

Einige Informationen sind hingegen bearbeitbar.

Sichtbarkeit: Lese- und Bearbeitungsrechte

Mit einem Klick auf den Link <Details> neben dem Punkt "Sichtbarkeit" öffnet sich die Ansicht zur Vergabe von Lese- und Bearbeitungsrechten für das Dokument.

Die Verwaltung von Lese und Bearbeitungsrechten lässt sich auch über Weitere Aktionen -> Einstellungen -> Rechte im Kopfbereich der Dokumentendetails öffnen.

Die Vergabe von Lese- und Bearbeitungsrechten erfolgt analog zu den Prozessen (siehe Artikel Lese- und Bearbeitungsrechte).

Die Mindestvoraussetzung zur Bearbeitung von Dokumenten ist, dass dem Benutzer eine Editor- oder Designer-Lizenz zugeordnet wurde (Anders als bei Prozessen, die ausschließlich mit einer Designer-Lizenz bearbeitet werden können)

Autoren

Über den Link <Details> können Sie die Personen eintragen, die das Dokument bearbeiten. Der Ersteller des Dokuments und der Ersteller der letzten Version werden automatisch aufgeführt. Über die Option <Alle Ersteller im Dokument anzeigen> wird festgelegt, ob im entsprechenden Platzhalter (wenn im Dokument genutzt) neben dem Ersteller der aktuellen Version zusätzlich auch der Ersteller des Dokuments und die anderen Autoren angezeigt werden. Der Ersteller der Version ist der letzte Änderer.

Beim Hinzufügen oder Löschen von Autoren wird eine neue Version erzeugt, sodass über das Menü Versionen eine Nachverfolgbarkeit über die eingetragenen Autoren möglich ist.

Gültigkeit

Über den Link <Details> wird die Historie der Gültigkeit geöffnet. Mit Bearbeitungsrechten kann die Gültigkeit des Dokuments an dieser Stelle verlängert werden. Eine genaue Beschreibung hierzu finden Sie im Artikel Veröffentlichung und Gültigkeit.

Schulungsrelevant

Der Punkt Schulungsrelevant ist nur von Bedeutung, wenn die Standard-Anwendung Qualifikationsmanagement in SmartProcess genutzt wird. Schulungsrelevante Dokumente werden in das Qualifikationsprofil von Dokumentenanwendern übernommen, sodass hierfür ein Qualifikationsnachweis zu erbringen ist. Mit einem Klick auf <Details> kann die Markierung der Schulungsrelevanz geändert werden.

Dokumentenliste: Details

In der Liste Details werden alle Informationen angezeigt, die bei der Erstellung des Dokuments erfasst wurden.

Über den Link <Details bearbeiten> können diese Informationen nachträglich bearbeitet werden.

Wenn die automatische Nummerierung von Dokumenten verwendet wird, lässt sich das Feld Dokumentennummer nicht mehr verändern, da diese einmalig bei der Erstellung vergeben wird.
Eine manuelle Änderung wäre nur über ein zwischenzeitliches Deaktivieren der automatischen Nummerierung möglich.

Dokumenten-Anwender

In der Liste Dokumenten-Anwender können über <Hinzufügen> beliebig viele Org.-Einheiten und Rollen aus dem Organigramm eingetragen werden. Über diese Zuordnung ermittelt das System, welchen Benutzern das Dokument in der Liste "Meine Dokumente" angezeigt wird und welche Benutzer bei der Veröffentlichung einer neuen Version des Dokuments per E-Mail benachrichtigt werden.

Wird in der Ansicht <Unternehmensweit> ausgewählt, wird jedem einzelnen Benutzer dieses Dokument in dem Element 'Unternehmensweite Prozesse und Dokumente' auf der Startseite angezeigt. Bei einer Veröffentlichung folgt hieraus keine Info-Mail an alle Benutzer des Systems.

Die Verwendung und Bedeutung der Liste Dokumenten-Anwender entspricht den Prozessbeteiligten beim Prozess. In dem Artikel werden weitere Details beschrieben.

Wenn in den Eigenschaften der Dokumenten-Anwender eine neue Org.-Einheit / Rolle zugeordnet wird, ist diese im veröffentlichten Dokument sofort und ohne neue Veröffentlichung wirksam.

Normen und Anforderungen

Die Verknüpfung und Bedeutung von Normen und Anforderungen erfolgt identisch zum Vorgehen in den Prozessdetails (siehe Artikel Listen: Begriffe & Abkürzungen / Normen & Anforderungen).

Verknüpfte Dokumente und Mehrsprachigkeit

In dieser Liste haben Sie die Möglichkeit den Zusammenhang zwischen unterschiedlichen Dokumenten im System darzustellen. Verknüpfte Dokumente werden in der Liste dargestellt und können mit einem Klick in die entsprechende Zeile in einem neuen Fenster geöffnet werden.

Die Dateien zweier verknüpfter Dokumente werden mit einem Klick auf das Dokumentensymbol in der Spalte "Öffnen" gruppiert angezeigt (siehe Bild unten).

Dokumente zur Verknüpfung auswählen

Hier wählen Sie aus einer Liste der schon vorhandenen Dokumente das Dokument aus, das mit Ihrem Dokument verknüpft werden soll.

Eine Verknüpfung kann z. B. sinnvoll sein, wenn 2 oder mehr Formulare in einem Arbeitsablauf gemeinsam ausgefüllt werden müssen.

Wenn Sie ein Dokument verknüpfen, wird dieses dem bestehenden Dokument als "Untergeordnet" angezeigt. Da zwischen den Dokumenten eine wechselseitige Beziehung besteht, wird bei dem verknüpften Dokument als Typ entsprechend "Übergeordnet" angezeigt.

Neues Dokument hinzufügen

Wenn Sie neue Dokumente mit dieser Funktion erstellen, werden diese nicht automatisch im gleichen Ordner abgelegt, sondern existieren nur als Anhang des übergeordneten Dokumentes. Um die Zuordnung zu einem Ordner in einem zweiten Schritt nachzuholen, nutzen sie den Button <Verknüpfen>

Über <Neues Dokument hinzufügen> wird ein neues Dokument mit direkter Verknüpfung zu dem bestehenden Dokument erstellt. Hierbei wird zunächst die Art der Verknüpfung festgelegt:

Dokument in zusätzlicher Sprache

Wenn Sie Ihr Dokument in einer zusätzlichen Sprache hinzufügen möchten, wählen Sie die Sprache des neu zu erstellenden Dokuments aus. Das neue Dokument erhält in diesem Fall keine fortlaufende Dokumenten-Nr., sondern wird mit der gleichen Nummer des bestehenden Dokuments erstellt plus dem angehängten Sprachkürzel für die ausgewählte Sprache.

Wird also für das deutschsprachige Dokument mit der Nummer "FO-00001" ein Dokument in der zusätzlichen Sprache Englisch erstellt, erhält dieses automatisch die Nummer "FO-00001-EN".

Dies ist die einzige Möglichkeit bei aktivierter automatischer Nummerierung mehrere Dokumente mit der gleichen Dokumentennummer zu erstellen, die sich nur anhand des Sprachkürzels am Ende unterscheiden.

Die weitere Erstellung des neuen Dokuments erfolgt, wie im Artikel Dokumente erstellen beschrieben.

Sonstiges untergeordnetes Dokument

Wenn Sie ein sonstiges untergeordnetes Dokument hinzufügen, erfolgt die Erstellung und Nummerierung, wie gewohnt und im Artikel Dokumente erstellen beschrieben.

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