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Workflow-Objekt: Formular per E-Mail senden

Mit dem Objekt "Formular per E-Mail senden" können Eingabeformulare aus dem Vorgang per E-Mail an externe Personen gesendet werden. Über einen Link in der E-Mail lässt sich das Formular im Webbrowser…

Christoph Lemos
geändert von Christoph Lemos

Mit dem Objekt "Formular per E-Mail senden" können Eingabeformulare aus dem Vorgang per E-Mail an externe Personen gesendet werden. Über einen Link in der E-Mail lässt sich das Formular im Webbrowser öffnen und vom Anwender ausfüllen und zurück schicken.

Der angezeigte Link in der Mail entspricht der Benennung des Objektes im Workflow und kann darüber verändert werden:

Eigenschaften

  • Aktivität: In der Workflow-Engine kann das zu sendende Formular im Feld "Aktivität" ausgewählt werden. Hierfür muss zunächst eine Aufgabe oder ein Sub-Prozess mit einem Formular angelegt werden, damit eine Aktivität eingetragen werden kann.
  • Absender: Es kann bestimmt werden, von welchem Absenderkonto die E-Mail aus SmartProcess versendet werden soll. Zur Auswahl stehen die Konten, die unter E-Mail-Einstellungen festgelegt wurden.
  • Bei "Empfänger aus Feld im Formular auswählen" kann ein Feld ausgewählt werden, das den oder die Empfänger für das Formular beinhaltet. Dies muss in Form einer E-Mail Adresse geschehen. Hier ist eine Auswahl aus allen verfügbaren Feldern des Vorgangs vorhanden.
  • Als "Textbaustein" ist der interne Textbaustein vorgegeben, der für das Anfordern eines Formulars im System vorgegeben ist.
Der Textbaustein kann in den Einstellungen angepasst werden. Es ist jedoch zwingend notwendig, diesen Textbaustein zu verwenden, da nur dieser einen Platzhalter für den Link zu dem Formular enthält.
  • Anlagen ohne Anmeldung erlauben: Legen Sie hier fest, ob alle Empfänger inkl. Externen dem Formular pauschal Anhänge hinzufügen dürfen (Ja) oder nur solche, die als interne User parallel im System angemeldet sind (Nein).

Beispiel: Stellungnahme im Workflow Lieferantenreklamation

Ein Beispiel für das Senden eines Formulars ist die Stellungnahme des Lieferanten aus der Lieferantenreklamation.

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