Einstellungen für Dokumentenmanagement

In den Einstellungen für das Dokumentenmanagement können Sie Voreinstellungen für den Umgang des Systems mit Dokumenten tätigen.

Dokumentennummer

Dokumente automatisch nummerieren

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird für neu erstellte Dokumente automatisch eine fortlaufende eindeutige Nummer vergeben. Grundlage hierfür ist die ausgewählte Dokumenten-Art bei der Erstellung des Dokuments.

Die vergebene Nummer setzt sich zusammen aus dem Kürzel der Dokumenten-Art und einer fortlaufenden Nummer. Wie sich diese Nummer generieren soll, können Sie für jede Dokumenten-Art im Katalog Dokumenten-Arten festlegen.

Sprachkürzel an die automatisch erzeugte Dokumentennummer anhängen

Wird diese Einstellung aktiviert, wird an die erzeugte Dokumentennummer das Sprachkürzel angehängt. Beispiel: CL-00014-DE. In dem Fall wird das Feld Sprache bei jedem Dokument zu einer Pflichteingabe, da diese Angabe für die Generierung der Dokumentennummer benötigt wird.

Freigabeprozess

In diesem Bereich können Sie einen Standardwert dafür festlegen, wie viele Monate ein Dokument nach der Veröffentlichung gültig sein soll.

Wenn Sie dann die Veröffentlichung eines Dokuments mit oder ohne den Freigabe-Workflow starten, wird zunächst der Standardwert aus dieser Einstellung in die entsprechenden Gültigkeitsfelder eingetragen. Damit der Anwender diesen voreingestellten Wert nicht durch eine längere Gültigkeit ersetzen darf, aktivieren Sie die Checkbox <Benutzer dürfen keine Gültigkeitsdauer eintragen, welche die Vorgabe überschreitet>.

Zusätzlich kann ein Standardwert dafür gesetzt werden, wie viele Tage/Wochen/Monate vor Ablauf der Gültigkeit die Erinnerungsmail des Systems an den Dokumentenverantwortlichen gesendet werden soll. Auch dieser Wert wird bei jeder Veröffentlichung von Dokumenten voreingestellt und kann im Einzelfall noch geändert werden.

Mit der Einstellung <Gültigkeit auch für Viewer anzeigen> kann eingeschränkt werden, ob Personen ohne Bearbeitungsrechte Informationen zur Gültigkeit eines Dokumentes im System angezeigt bekommt. Dies bezieht sich auf die Anzeige in den Details und verschiedenen Listen, und beschränkt Informationen zu Status, Gültig ab und Gültig bis.

Anlagen

Word-Dokumente werden standardmäßig als PDF veröffentlicht.

Ist diese Einstellung aktiviert, werden Word-Dateianlagen von Dokumenten bei der Anlage zunächst automatisch als PDF-Datei für Viewer veröffentlicht.

Sie können jedoch in den Dokumentendetails für jedes Dokument nachträglich entscheiden, ob sie dieses im Word-Format oder als PDF veröffentlichen wollen.

Dateinamen bei versionierten Dokumenten ergänzen

Mit dieser Einstellung kann der Name von Dateianlagen automatisch um die angebotenen Informationen erweitert werden. Per Drag & Drop können die verfügbaren Informationen in den Bereich "Verwendet" gezogen und deren Reihenfolge geändert werden.

Anhand des Dateinamenmusters erhalten Sie eine Vorschau, wie sich der Name von allen Dateianlagen verändern würde. Im Beispiel folgt auf den eigentlichen Namen der Datei die aktuelle Versionsnummer und die Dokumentennummer, jeweils durch Unterstriche getrennt, sodass sich für den Anwender in den Dokumentendetails folgende Ansicht ergibt:

Dokumentendetails

Hier legen Sie fest, ob bei Erstellen eines Dokumentes das Feld "Verantwortlich" zwingend ausgefüllt werden muss.

Weiterhin kann festgelegt werden, ob archivierte Versionen von veröffentlichten Dokumenten für Viewer sichtbar bleiben. Diese können im Versionsmenü angesehen und miteinander verglichen werden.