Dokumentenart

Mit dem Katalog Dokumentenart wird festgelegt, in welche Kategorien sich die Dokumenten im Dokumentenmanagement einteilen lassen.

In einer früheren Version war die Verwaltung der Dokumentenart dem Menüpunkt Kataloge zugeordnet. Wegen der thematischen Nähe finden Sie ihn nun unter Einstellungen > Anwendung konfigurieren > Dokumentenmanagement.

Die Verwaltung der Dokumentenarten erfolgt analog zu der Vorgehensweise bei anderen Katalogen. Im Vergleich zu einem "normalen" Katalog sind die verfügbaren Felder für eine Dokumentenart allerdings fest vorgegeben und lassen sich nicht in der Katalog-Konfiguration anpassen.

Das liegt in der speziellen Funktion des Katalogs begründet. Wenn in den Einstellungen für Dokumente die automatische Nummerierung aktiviert ist, bildet die Dokumentenart die Grundlage für die Erzeugung der automatischen Nummer bei einem neu erstellten Dokument.

Die automatische Dokumentennummer besteht aus dem Kürzel der Dokumentenart, gefolgt von einem Bindestrich und einer Nummer mit einer Länge von "Anzahl Stellen", die bei der Start-Nr. beginnend fortlaufend hochgezählt wird.

Im Beispiel erhält das erste Dokument mit der Dokumentenart Arbeitsanweisung die Dokumentennummer "AA-00001". Das nächste Dokument der Art Arbeitsanweisung die Nummer "AA-00002" usw.

Wenn die automatische Dokumentennummerierung aktiviert ist, wird die Nummer nur einmalig bei der Erstellung des Dokuments vergeben. Sie kann nur geändert werden, indem die automatische Nummerierung in den Einstellungen wieder deaktiviert und die Nummer des einzelnen Dokuments anschließend manuell angepasst wird.

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