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Organisationseinheiten Import

Importe sollten nur von Benutzern mit sehr guten SmartProcess-Kenntnissen durchgeführt werden! Außerdem sollte jeder Import zunächst mit wenigen Datensätzen getestet werden! In diesem Artikel werden…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle
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Importe sollten nur von Benutzern mit sehr guten SmartProcess-Kenntnissen durchgeführt werden!

Außerdem sollte jeder Import zunächst mit wenigen Datensätzen getestet werden!
In diesem Artikel werden die Besonderheiten und Achtungspunkte für den Import von Organisationseinheiten beschrieben.

Eine generelle Beschreibung für die Konfiguration eines Datenimports finden Sie im Artikel Import von Daten.

Mehrsprachige Inhalte

Der Name und die Beschreibung einer Organisationseinheit können in mehreren Sprachen eingepflegt werden. Wenn die Inhalte nach dem Import in allen Sprachen verfügbar sein sollen, muss für jede Sprache eine eigene Spalte in der Importdatei vorhanden und gefüllt sein.

Benötigte Spalten

Um per Import eine neue Organisationseinheit zu erstellen, muss mindestens die Spalte Name-Anmeldesprache vorhanden und gefüllt sein.

Ist der Benutzer, der den Import durchführt, also in der Sprache Deutsch angemeldet, wird die Spalte Name-Deutsch benötigt.

Es wird empfohlen weitere Spalten anzugeben, z. B. um die neue Organisationseinheit im gewünschten Pfad einzuordnen und mit dem gewünschten Typ auszustatten (siehe Beispiel unten).

Um per Import die Daten einer bestehenden Organisationseinheit zu verändern, wird mindestens eine Spalte benötigt, anhand der SmartProcess ein Duplikat feststellen kann (siehe folgender Abschnitt).

Kennung für Duplikate

In der Importmaske kann im Bereich Import-Vorgehen gesteuert werden, wie SmartProcess handeln soll, wenn es beim Datenimport auf Duplikate stößt.

Bei Organisationseinheiten wird über eine Reihe von Inhalten versucht ein existierendes Duplikat im Organigramm zu erkennen.

  • Zunächst wird geprüft, ob es eine Organisationseinheit mit der in der Importdatei angegeben ID gibt.
  • Danach wird geprüft, ob es eine Organisationseinheit mit dem in der Importdatei angegebenen Kürzel gibt.
  • Abschließend wird geprüft, ob es eine Organisationseinheit mit dem in der Importdatei angegebenen Namen in der Anmeldesprache des Importeurs gibt.
Nutzen Sie zur Identifikation von Duplikaten nach Möglichkeit die ID, da diese Angabe immer eindeutig ist.

Außerdem wird empfohlen für Organisationseinheiten immer eindeutige Namen zu vergeben.

Wird über eines dieser Kriterien ein Duplikat erkannt, werden die Daten dieser Organisationseinheit in Abhängigkeit von der o. g. Einstellung aktualisiert oder bleiben unverändert - andernfalls wird versucht eine neue Organisationseinheit zu erstellen.

Beispiel eines Imports

Ausgangslage für das Beispiel ist ein Organigramm, indem es bisher nur die Organisationseinheit 'Geschäftsführung' mit der ID 1234 gibt.

Mit der folgenden Datei wird nun ein Import durchgeführt.

  • Durch Zeile 2 wird die existierende Organisationseinheit anhand Ihrer ID in Spalte A als Duplikat erkannt. Wenn die Option <Duplikate ersetzen> aktiviert wurde, wird die Organisationseinheit von 'Geschäftsführung' in 'Geschäftsleitung' umbenannt.
  • Durch Zeile 3 und 4 wird unterhalb der Geschäftsleitung jeweils eine neue Organisationseinheit vom Typ Standort mit den Namen 'Bremen' und 'Stuttgart' angelegt. Die übergeordnete Organisationseinheit wird anhand der ID in Spalte B erkannt.
  • Durch Zeile 5 wird unterhalb des Standorts Bremen eine neue Organisationseinheit vom Typ Gruppe mit dem Namen 'Produktion Bremen' angelegt. Die übergeordnete Organisationseinheit wird anhand Ihres Namens in Spalte C erkannt.

Das Ergebnis im Organigramm würde folgendermaßen aussehen.

Im Rahmen eines Imports ist es nicht möglich die Zuordnung von bestehenden Organisationseinheiten im Organigramm zu ändern, sprich die Elemente können nicht verschoben werden.

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