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Berechtigungsprofil - Reiter Dokumente

Allgemeine Informationen zum Verwalten von Berechtigungsprofilen erhalten Sie im Artikel Einführung Berechtigungsprofile. Im Reiter Dokumente vergeben Sie allgemeine Zugriffsrechte für das Dokumenten…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle
Allgemeine Informationen zum Verwalten von Berechtigungsprofilen erhalten Sie im Artikel Einführung Berechtigungsprofile.

Im Reiter Dokumente vergeben Sie allgemeine Zugriffsrechte für das Dokumentenmanagement.

Leserechte

Leserechte auf veröffentlichte Dokumente

Wenn diese Option aktiviert ist , dürfen die Benutzer grundsätzlich veröffentlichte Dokumente sehen. Welche Dokumente sie genau sehen dürfen, hängt von Ihren zugeordneten Organisationseinheiten und den eingestellten Leserechten am jeweiligen Dokument ab.

Beispiel:
- Der Benutzer Herr Müller ist der Organisationseinheit QM zugeordnet.
- Am Dokument 'Dokumentenmatrix' wurden dem QM Leserechte zugewiesen.
- Am Dokument 'Checkliste Neuentwicklung' wurden dem QM keine Leserechte zugewiesen.
- Herr Müller darf das Dokument 'Dokumentenmatrix' sehen, aber das Dokument 'Checkliste Neuentwicklung' nicht.

Wenn diese Option deaktiviert ist, dürfen die Benutzer gar keine Dokumente sehen und das Menü Dokumente wird für sie ausgeblendet. Alle weiteren Einstellungen für Lese- und Bearbeitungsrechte werden dann ausgegraut.

Leserechte auf alle veröffentlichten Dokumente

Wenn diese Option aktiviert ist , dürfen die Benutzer alle veröffentlichten Dokumente sehen. Die Einstellungen für Leserechte am jeweiligen Dokument (siehe oberes Beispiel im blauen Kasten) haben für diese Benutzer dann keine Bedeutung mehr.

Bearbeitungsrechte

Bearbeitungsrechte auf Dokumente können nur von Benutzern mit einer Editor-Lizenz oder Designer-Lizenz ausgeführt werden.

Bearbeitungsrechte auf Dokumente

Wenn diese Option aktiviert ist , dürfen die Benutzer grundsätzlich Dokumente bearbeiten. Welche Dokumente sie genau bearbeiten dürfen, hängt von Ihren zugeordneten Organisationseinheiten und den eingestellten Bearbeitungsrechten am jeweiligen Dokument ab.

Beispiel:
- Der Benutzer Herr Müller ist der Organisationseinheit QM zugeordnet.
- Am Dokument 'Dokumentenmatrix' wurden dem QM Bearbeitungsrechte zugewiesen.
- Am Dokument 'Checkliste Neuentwicklung' wurden dem QM keine Bearbeitungsrechte zugewiesen.
- Herr Müller darf das Dokument 'Dokumentenmatrix' bearbeiten, aber das Dokument 'Checkliste Neuentwicklung' nicht.

Wenn diese Option deaktiviert ist, dürfen die Benutzer gar kein Dokument bearbeiten. Alle weiteren Einstellungen für Bearbeitungsrechte werden dann ausgegraut.

Bearbeitungsrechte auf alle Dokumente

Wenn diese Option aktiviert ist , dürfen die Benutzer alle Dokumente bearbeiten. Die Einstellungen für Bearbeitungsrechte am jeweiligen Dokument (siehe oberes Beispiel im blauen Kasten) haben für diese Benutzer dann keine Bedeutung mehr.

Direkte Veröffentlichung von Dokumenten ohne den Freigabe-Workflow

Wenn diese Option aktiviert ist, dürfen die Benutzer Dokumente veröffentlichen, ohne dass dies im Rahmen des Freigabe-Workflows von weiteren Personen als Prüfende oder Freigebende bestätigt werden muss.

Wenn die Option deaktiviert ist, dürfen die Benutzer Dokumente ausschließlich mit dem Freigabe-Workflow veröffentlichen.

Gültigkeit von Dokumenten manuell bearbeiten

Wenn diese Option aktiviert ist, dürfen die Benutzer die Gültigkeit von veröffentlichten Dokumenten manuell verlängern, egal, ob das Objekt noch Gültig oder die Gültigkeit bereits abgelaufen ist.

Dokumente zurückziehen und zurückgezogene Dokumente löschen

Wenn diese Option aktiviert ist, dürfen die Benutzer veröffentlichte Dokumente zurückziehen, sprich eine Veröffentlichung rückgängig machen:

Ebenso ist damit das Löschen von zurückgezogenen Dokumenten gestattet.

Konfiguration

Konfigurationsrechte für Dokumente können nur von Benutzern mit einer Designer-Lizenz ausgeführt werden.

Grundeinstellungen für die Dokumentenbearbeitung und benutzerdefinierte Felder

Wenn diese Option aktiviert ist, dürfen die Benutzer:

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