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Maßnahmenmanagement

Mit der Standard-Anwendung Maßnahme können alle internen Aufgaben im Unternehmen an Benutzer von SmartProcess verteilt, deren Durchführung dokumentiert und zentral gesteuert werden. Dieser Standard-W…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Mit der Standard-Anwendung Maßnahme können alle internen Aufgaben im Unternehmen an Benutzer von SmartProcess verteilt, deren Durchführung dokumentiert und zentral gesteuert werden.

Dieser Standard-Workflow ist bei jeder Installation von SmartProcess enthalten.

Die Abfolge der Workflow-Schritte und die Formulare (Eingabemasken) können im Menü Prozesse jedoch auch flexibel an die individuellen Unternehmensanforderungen angepasst werden.

Ablauf einer Maßnahme

Erstellen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten einen neuen Maßnahmen-Vorgang zu erstellen:

  • Über das Menü Vorgänge -> Neu erstellen -> Maßnahme
  • Über das Menü Maßnahme -> Neu erstellen
Sollten Sie den Menüpunkt Maßnahme nicht sehen, müssen Sie diesen ggf. über das Hamburger-Menü-Icon zunächst im Hauptmenü einblenden lassen.
Sollten Sie den Menüpunkt auch dort nicht finden, fehlt Ihnen die Berechtigung neue Maßnahmen zu erstellen.

Wenn ein neuer Maßnahmen-Vorgang erstellt wird, öffnet sich zunächst das Hauptformular, in dem die Stammdaten eingetragen werden. Die entscheidenden Felder für den weiteren Ablauf der Maßnahme sind dabei:

  • Verantwortlich -> Mit einem Klick auf die Lupe kann ein Benutzer aus SmartProcess ausgewählt werden. An diesen Benutzer wird der Maßnahmen-Vorgang nach der Erstellung zur Umsetzung weitergeleitet.
  • Termin -> Das hier ausgewählte Datum wird als Fälligkeitstermin des Vorgangs eingetragen. Wenn das Datum erreicht wird und der Maßnahmen-Vorgang bis dahin nicht abgeschlossen ist, bekommt der Benutzer, der zu dem Zeitpunkt für den Vorgang verantwortlich ist, eine automatische einmalige Erinnerungsmail aus dem System zugeschickt.

Die weiteren Felder eignen sich bei späteren Auswertungen zur Filterung (Auslöser) oder dienen zur Beschreibung der durchzuführenden Aufgaben für den Verantwortlichen (Titel & Geplante Maßnahme).

Der Wert im Feld Auslöser kann bereits vorbelegt sein, falls die Maßnahme aus einem anderen Workflow gestartet wird, wie z. B. dem Audit.

Nach der Erstellung kann die Maßnahme an die verantwortliche Person weitergeleitet werden. Anschließend finden Sie im Menüpunkt Maßnahme in der Liste "Meine" eine Übersicht der Ihnen zugeordneten Maßnahmen oder in der Liste "Alle" eine Auflistung aller offenen Maßnahmen in SmartProcess.

Wenn der Termin einer Maßnahme überschritten ist, wird dies in der Vorgangsliste mit einer roten Uhr gekennzeichnet. Über das Reporting können Sie zudem die überfälligen Maßnahmen herausfiltern.

Umsetzung bestätigen

Wenn die verantwortliche Person den Auftrag ausgeführt hat, kann sie im Vorgangsfenster über die Aufgabe "Umsetzung bestätigen" dokumentieren, dass die Maßnahme erfolgreich umgesetzt wurde.

Neben der Auswahl, dass die Aufgabe erledigt wurde kann die Umsetzung in einem Kommentar weiterführend beschrieben und bei Bedarf Dateianlagen per Drag & Drop in der Eingabemaske hinzugefügt werden. Anschließend wird der Vorgang per Klick an den Ersteller der Maßnahme zurückgeleitet.

Wirksamkeit prüfen

Der Ersteller erhält den Vorgang nun zurück, um zu prüfen, ob die Umsetzung des Verantwortlichen das gewünschte Ziel erreicht hat. Dafür stehen ihm im Vorgangsfenster die Einträge in der Aktivitätenliste sowie die Hinweise in der Box "Letzte Aktivität" und eventuelle Dateianlagen zur Verfügung.

Über die Aufgabe "Wirksamkeit prüfen" kann der Ersteller nun über den weiteren Ablauf der Maßnahme entscheiden:

  • Wird die Wirksamkeit mit Ja beurteilt, wird der Maßnahmen-Vorgang erfolgreich abgeschlossen.
  • Wird die Wirksamkeit mit Nein beurteilt, wird der Maßnahmen-Vorgang mit dem Status "Änderungen erforderlich" zurück an die verantwortliche Person geleitet. Diese muss sich eine alternative Umsetzung überlegen und erneut in der Aufgabe "Umsetzung bestätigen" dokumentieren. Diese Schleife wird so oft wiederholt, bis die Maßnahme als wirksam beurteilt wird.

Auswertung

Um Maßnahmen-Vorgänge auszuwerten, gehen Sie anhand der Beschreibung im Artikel Reporting für Vorgänge vor. Für die Filterung der Vorgänge stehen Ihnen dabei immer die Felder aus dem jeweiligen Workflow zur Verfügung - in diesem Fall also die Felder aus dem Hauptformular des Maßnahmen-Workflows.

Das folgende Anschauungsbeispiel zeigt die Konfiguration und Ergebnisansicht eines Kreisdiagramms, bei dem alle Maßnahmen, die in dem aktuellen Jahr erstellt wurden, anteilig nach dem Auslöser kategorisiert werden. Daraus kann abgeleitet werden, durch welche Aktivitäten im Unternehmen viele zu erledigende Aufgaben anfallen.

Zentrales Maßnahmenmanagement

Dadurch, dass der Ablauf des Maßnahmen-Workflows allgemein gehalten ist, kann er von verschiedenen anderen Workflows aus gestartet werden, wenn die Umsetzung bestimmter Aufgaben nötig ist - beispielsweise in Folge von Abweichungen bei Audits, dem Feedback zu einem Prozess oder Dokument, einem kritisch bewerteten Punkt im Risikomanagement oder einer FMEA.

Damit werden Maßnahmen unabhängig von ihrer Herkunft nach einem zentralen und einheitlichen Ablauf bearbeitet und können gemeinsam ausgewertet werden.

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