Objekt: Pool & Swimlane

Mit Pools und Swimlanes wird gekennzeichnet, welche Abteilung aus welchem Unternehmen für die Durchführung einer oder mehrerer Aufgaben im Prozessablauf verantwortlich ist. Folgende Symbole stehen zur Verfügung:

Symbol	Beschreibung
Lane: Horizontal oder Vertikal	Durchzuführende Aufgaben in dieser Swimlane sind für Anwender sichtbar (aufgeklappte Swimlane) Dieses Objekt wird verwendet, wenn das Prozessmodell als Ganzes einen abgeschlossenen Bereich oder ein Unternehmen beinhaltet und die Aufgaben von einer internen Abteilung durchgeführt werden, z. B. Abteilung QM (Verknüpfung der Swimlane mit einer Org.-Einheit s. u.)
Pool: Horizontal oder Vertikal	Durchzuführende Aufgaben in den Swimlanes dieses Pools sind für Anwender sichtbar (aufgeklappte Swimlane) Dieses Objekt wird verwendet, wenn das Prozessmodell als Ganzes mehrere unabhängige Bereiche oder Unternehmen beinhaltet und die Aufgaben von einer internen Abteilung durchgeführt werden, z. B. Abteilung QM (Verknüpfung der Swimlane mit einer Org.-Einheit s. u.)
Zugeklappter Pool	Durchzuführende Aufgaben in diesem Pool sind für Anwender nicht sichtbar (zugeklappter Pool) Dieses Objekt wird verwendet, wenn die Aufgaben von einem externen Beteiligten durchgeführt werden, z. B. einem Kunden oder Lieferanten

Einordnung von Pools und Swimlanes

Die Darstellung der Durchführungsverantwortung im Prozessmodell kann wie der Blick auf einen Swimmingpool aus der Vogelperspektive verstanden werden.

Jedes Unternehmen, in dem Teile eines Prozessablaufs stattfinden, wird durch einen eigenen (Swimming-)Pool dargestellt. Innerhalb des Unternehmens werden die durchzuführenden Aufgaben von unterschiedlichen Abteilungen durchgeführt. Diese Abteilungen werden durch Swimlanes dargestellt (also einzelnen Schwimmbahnen des Unternehmenspools). Aufgaben, die im Folgenden z. B. in die Swimlane 'Personalwesen' modelliert werden, müssen von einer Person aus der Abteilung Personalwesen bearbeitet werden.

Pools und Swimlanes erstellen oder entfernen

Wird ein neuer Prozess erstellt, enthält dieser zunächst 3 leere Swimlanes. Je nachdem wie viele Abteilungen am Prozessablauf beteiligt sind, können überflüssige Swimlanes aus dem Prozessmodell entfernt oder zusätzliche eingefügt werden.

Sind mehrere Unternehmen beteiligt, entfernen Sie die vorhandenen Swimlanes und ziehen stattdessen die erforderliche Anzahl Pools ins Modell.

Über ein Kontextmenü können Sie innerhalb des Pool weitere Lanes hinzufügen, vorhandene entfernen oder eine Lane erneut unterteilen für eine dritte Ebene (z. B. 1. Firma, 2. Organisationseinheit, 3. Rolle)

Über die Ausrichtung der Swimlanes wird entschieden, ob das Prozessmodell horizontal von links nach rechts oder vertikal von oben nach unten modelliert wird.

Swimlanes mit und ohne Org.-Einheit-Zuordnung

Eine Swimlane besitzt als eigenständiges Objekt verschiedene Eigenschaften, z. B. einen Namen und eine eindeutige ID. Eine mögliche zusätzliche Eigenschaft ist, dass eine Swimlane zu einer Org.-Einheit im Organigramm verknüpft ist.

Neue Swimlane mit Zuordnung erstellen

Wurde das Objekt 'Pool / Lane' per Drag & Drop in das Prozessmodell eingefügt, erscheint ein Erstellungsfenster. Wenn die Funktionen, die im oberen gelben Kasten beschrieben sind, genutzt werden sollen, sollte die Swimlane folgendermaßen erstellt werden:

1. Die Swimlane sollte mit einer Org.-Einheit aus dem Organigramm verknüpft werden. Dafür wird im Erstellungsfenster immer der Button <Org.-Einheit / Rolle auswählen> betätigt.

   

2. Es öffnet sich das Organigramm in einer Baumstruktur. Dort kann die Abteilung ausgewählt werden, die in dem Prozess für die Durchführung einer oder mehrerer Aufgaben zuständig ist.

1. Nach der Auswahl wird der Name der Org.-Einheit automatisch in dem Feld 'Name' eingetragen. Das Fenster wird mit <OK> bestätigt.

   

2. (Optionaler Schritt) - Wenn im System in einem anderen Prozess schon eine Swimlane mit dem eingetragenen Namen existiert, schlägt SmartProcess vor, die bestehende Swimlane wiederzuverwenden (siehe auch Artikel mit genauer Beschreibung zur Wiederverwendung)

Sollten bereits mehrere Swimlanes mit diesem Namen existieren, wird ein Folgefenster eingeblendet, in dem eine der bestehenden Swimlanes zur Wiederverwendung ausgewählt werden kann.

1. Ob die Zuordnung der Org.-Einheit zu der Swimlane erfolgreich war, kann über die Eigenschaften der Swimlane kontrolliert werden.

Wenn dort in dem Bereich 'Prozessbeteiligte' die gewünschte Org.-Einheit aus dem Organigramm aufgelistet ist, war die Erstellung der Swimlane mit Zuordnung zu einer Org.-Einheit erfolgreich.

Zuständigkeit austauschen / Org.-Einheit zu leerer Swimlane hinzufügen

Im Gegensatz zur Neuerstellung einer Swimlane gibt es zusätzlich 2 Fälle, in denen die Zuordnung einer Org.-Einheit zu einer bestehenden Swimlane erfolgen kann:

• Bei einem neu erstellten Prozess soll den automatisch vorhandenen Swimlanes eine Org.-Einheit zugeordnet werden
• Bei einem Prozess soll die zuständige Org.-Einheit, die einer Swimlane zugeordnet wurde, geändert werden

In beiden Fällen wird an der Swimlane der Button <Swimlane austauschen> benutzt.

Es öffnet sich das Erstellungsfenster der Swimlane. Von dort an ist das Verhalten identisch zu dem Unterkapitel 'Neue Swimlane mit Zuordnung zu einer Org.-Einheit erstellen'

Zugeklappter Pool / Swimlane ohne Zuordnung

Wenn die Beteiligung von externen Partnern, wie z. B. Kunden oder Lieferanten, im Prozessmodell dargestellt werden soll, wird hierfür der zugeklappte Pool / Swimlane verwendet, weil die Aufgaben in den Swimlanes von z. B. Lieferanten dem eigenen Unternehmen nicht bekannt sind und entsprechend nicht im Prozessmodell modelliert werden können.

Da für externe Beteiligte in der Regel auch keine Org.-Einheit im Organigramm modelliert ist, wird bei der Erstellung auf die Verknüpfung zu einer Org.-Einheit verzichtet. Stattdesen wird im Erstellungsfenster händisch der gewünschte Name des externen Beteiligten eingetragen und mit <OK> bestätigt.

Die Verbindung von internen Aufgaben und externen Beteiligten wird mit einem Nachrichtenfluss dargestellt.

Beteiligung weiterer Org.-Einheiten

Mit den bisher beschriebenen Wegen wird immer eine Org.-Einheit zu genau einer Swimlane zugeordnet. Es lässt sich jedoch auch der Fall abbilden, dass mehrere Abteilungen an der Durchführung der gleichen Aufgabe arbeiten. Dies kann über zwei Wege dargestellt werden.

Zusätzlicher Teilnehmer

Um eine einmalige Beteiligung von einer Abteilung an einer Aufgabe darzustellen, bietet sich das Modellierungsobjekt 'Zusätzlicher Teilnehmer' an.

Wird das Objekt aus der Symbolleiste in das Prozessmodell eingefügt, kann eine Org.-Einheit aus dem Organigramm ausgewählt werden. Anschließend kann der zusätzliche Teilnehmer mit der Aufgabe, an der die Org.-Einheit mitwirkt, verbunden werden.

An dem Assoziations-Link wird automatisch die Beschriftung 'Durchführung' angezeigt. Mit einem Doppelklick auf den Verbinder kann die Art der Beteiligung der Org.-Einheit angepasst werden. Zur Auswahl stehen:

• Durchführung - Die Org.-Einheit der Swimlane und der zusätzliche Teilnehmer führen die Aufgabe gemeinsam aus
• Entscheidung - Die Org.-Einheit der Swimlane führt die Aufgabe aus und der zusätzliche Teilnehmer entscheidet letztendlich über den Ausgang der Aufgabe
• Unterstützung - Der zusätzliche Teilnehmer unterstützt die Org.-Einheit aus der Swimlane bei der Durchführung der Aufgabe
• Beratung - Der zusätzliche Teilnehmer berät die Org.-Einheit aus der Swimlane bei der Durchführung der Aufgabe
• Information - Der zusätzliche Teilnehmer versorgt die Org.-Einheit aus der Swimlane mit Informationen für die Durchführung der Aufgabe

Swimlane mit mehreren Zuordnungen

Wenn eine Swimlane mit Org.-Einheit-Zuordnung erstellt wurde, können nachträglich über die Eigenschaften der Swimlane weitere Org.-Einheiten zugeordnet werden, sofern mehrere Abteilungen kollaborativ an den Aufgaben arbeiten, die in den Swimlanes modelliert sind.

Klicken Sie dafür <Details bearbeiten>. In der Auflistung der Prozessbeteiligten kann nun über <Hinzufügen> neben dem Personalwesen weitere Org.-Einheiten aus dem Organigramm ergänzt werden und der Name der Swimlane entsprechend angepasst werden.

RASCI-Matrix

Im Bereich 'Listen und Reports' im Prozess-Explorer sowie in dem Menü Reporting steht ein Standardreport mit dem Namen 'RASCI-Matrix' zur Verfügung.

Wenn bei der Prozessmodellierung konsequent mit Swimlanes mit Org.-Einheit-Zuordnung und zusätzlichen Teilnehmern gearbeitet wurde, zeigt dieser Standardreport eine Verantwortlichkeitsmatrix für alle Prozesse im System an. Für jede Aufgabe in jedem Prozess ist vermerkt, welche Abteilung durchführungsverantwortlich ist oder ggf. zusätzliche Beteiligungsarten hat.