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Lesebestätigung

Die Lesebestätigung ist ein Workflow, dessen Zweck darin besteht Anwender einerseits über neu veröffentlichte Versionen von Prozessen und Dokumenten zu informieren und andererseits von diesen Anwendern eine aktive Bestätigung einzufordern, dass sie die Änderungen am Prozess / Dokument zur Kenntnis genommen haben.

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle
Die Beschreibungen zur Lesebestätigung gelten gleichermaßen für Prozesse, Prozessgruppen und Dokumente.

Die Lesebestätigung wurde mit der Version 23.10 verändert. Damit Bestandskunden mit einer Erstinstallation vor Oktober 2023 diese nutzen können, sind die Schritte aus dem Abschnitt "Neue" Lesebestätigung für Bestandskunden umzusetzen.

Allgemeines

Die Lesebestätigung ist ein Workflow, dessen Zweck darin besteht Anwender einerseits über neu veröffentlichte Versionen von Prozessen und Dokumenten zu informieren und andererseits von diesen Anwendern eine aktive Bestätigung einzufordern, dass sie die Änderungen am Prozess / Dokument zur Kenntnis genommen haben.

Für Prozesseigner bzw. Dokumentenverantwortliche gibt es dabei unterschiedliche Möglichkeiten die Lesebestätigung von betroffenen Anwendern anzufordern. Die Prozessbeteiligten bzw. Dokumenten-Anwender haben ihrerseits verschiedene Optionen diese angeforderten Lesebestätigungen zu bearbeiten.

Lesebestätigungen anfordern & überprüfen

Mit dem Freigabe-Workflow

Beim Starten des Freigabe-Workflows kann im Feld Lesebestätigung erforderlich festgelegt werden, ob Lesebestätigungen eingeholt werden sollen.

Bei der Auswahl Ja wird nach der erfolgreichen Veröffentlichung des Prozesses bzw. Dokuments für jeden Prozessbeteiligten bzw. Dokumenten-Anwender, sowie für die Verantwortlichen bzw. Eigner ein neuer Vorgang des Workflows Lesebestätigung zur Bearbeitung generiert. Über diesen neuen Vorgang werden die betroffenen Benutzer per E-Mail informiert.

Einen Überblick über alle zu einem Prozess bzw. Dokument bereits abgegebenen oder noch angeforderten Lesebestätigungen gibt es am Prozess / Dokument über Weitere Aktionen -> Lesebestätigungen.

Einen Gesamtüberblick über alle Lesebestätigungen gibt es in dem Anwendungsmenü Lesebestätigung.

In der Benutzerverwaltung

Im Benutzerprofil kann für jeden Anwender eingesehen werden, zu welchen Prozessen und Dokumenten Lesebestätigungen abgegeben wurden oder noch offen sind.

Zur Übersicht dient die Spalte "Lesebestätigung" im Reiter "Prozesse und Dokumente", die folgende Werte anzeigen kann:

Ja

Für die aktuellste veröffentlichte Version des Prozesses / Dokuments wurde eine Lesebestätigung vom Benutzer abgegeben.

Nein

Von dem Benutzer wurde bisher für keine Version des Prozesses / Dokuments eine Lesebestätigung abgegeben oder angefordert.

Lesebestätigung angefordert

Von dem Benutzer wurde eine Lesebestätigung für den Prozess / das Dokument angefordert, die allerdings noch nicht abgegeben wurde.

Letzte Lesebestätigung in Version X

Der Benutzer hat für eine in der Vergangenheit veröffentlichte Version des Prozesses / Dokuments eine Lesebestätigung abgegeben (z. B. Version 1.00).

Inzwischen wurde allerdings eine aktuellere Version des Prozesses / Dokuments veröffentlicht (z. B. Version 2.00), für die vom Benutzer bisher keine Lesebestätigung angefordert oder abgegeben wurde.

Wenn für den Benutzer fehlende Lesebestätigungen festgestellt werden, können diese in der Liste markiert und mit dem Button Lesebestätigung für diese Prozesse und Dokumente anfordern angefordert werden.

Über diesen Button können auch für neu angelegte Benutzer nachträglich Lesebestätigungen angefordert werden, ohne dass die Prozesse oder Dokumente neu veröffentlicht werden müssen.

Lesebestätigung abgeben

Wenn von einem Anwender eine Lesebestätigung angefordert wurde, wird er darüber per E-Mail benachrichtigt.

Bei der Lesebestätigung handelt es sich um einen Vorgang, der in SmartProcess bearbeitet werden muss. Der Benutzer hat verschiedene Optionen den Vorgang zur Bearbeitung zu öffnen:

  1. Ein Klick auf den Link Lesebestätigung abgeben in der Benachrichtigungs E-Mail führt den Benutzer direkt zum Vorgangsfenster.
  2. Im SmartProcess-Menü Vorgänge in der Liste Meine Vorgänge werden alle offenen Vorgänge, inklusive angeforderter Lesebestätigungen, aufgelistet.
    1. Dies gilt analog auf der Startseite für die Elemente "Meine Vorgänge" und "Meine Aufgaben".
  3. Im Anwendungsmenü Lesebestätigung in der Liste Meine sieht der Benutzer die von ihm angeforderten Lesebestätigungen.

Wenn der Benutzer das Vorgangsfenster geöffnet hat, kann er den betroffenen Prozess bzw. das betroffene Dokument zur Ansicht öffnen und seine Aufgabe über den Link Lesebestätigung abgeben bestätigen.

"Neue" Lesebestätigung für Bestandskunden

Die neue Form der Lesebestätigung ist seit der Version 23.10 verfügbar. Da es sich um einen Workflow und nicht um eine Systemfunktion handelt, wird diese allerdings nicht automatisch im Rahmen dieses Updates an Bestandskunden übermittelt.

Wenn Kunden mit einer Erstinstallation vor Oktober 2023 die neue Lesebestätigung nutzen möchten, sind die folgenden Schritte zu erledigen.
Wenden Sie sich gerne an support@cwa.de, wenn Sie bei der Umstellung Unterstützung benötigen. Gerne können wir Ihnen auch ein Pauschalangebot für die Umsetzung durch unsere Beratung senden.
  1. Prüfen Sie als Admin im Menü Prozesse, ob es in dem Ordner Workflows den Workflow "Lesebestätigung" gibt. Falls Ja, steht Ihnen die neue Lesebestätigung bereits zur Verfügung. Falls Nein, können Sie fortfahren.
Gemeint ist ein eigenständiger Workflow namens "Lesebestätigung" und nicht der Sub-Workflow "Lesebestätigung erforderlich" im Freigabe-Workflow.
  1. Importieren Sie im Menü Prozesse den Workflow "Lesebestätigung": Die Importdatei wird Ihnen auf Anfrage durch unseren Support zur Verfügung gestellt. Alternativ finden Sie hier einen Download
  2. Öffnen Sie im Menü Prozesse den Freigabe-Workflow und dort den Formulardesigner. Bearbeiten Sie im Formulardesigner das Feld Lesebestätigung erforderlich folgendermaßen:
    1. Klappen Sie den Bereich "Erweiterte Eigenschaften" auf und setzen die Feldeigenschaft "Feld-Tags für den Freigabe-Workflow" auf Lesebestätigung erforderlich und speichern das Feld.
    2. Öffnen Sie das Feld anschließend erneut zur Bearbeitung und bearbeiten die Auswahllisteneinträge "Ja" und "Nein". Hier steht Ihnen nun die Auswahl "Kennzeichnung für Workflow" zur Verfügung. Ordnen Sie die Kennzeichnungen "Ja" und "Nein" entsprechend bei den beiden Optionen zu und speichern das Feld.
Optional kann zusätzlich ein Feld "Lesebestätigung erforderlich (Nur Leiter)" als Ja/Nein-Auswahl erstellt werden. Dies ist nur notwendig, wenn es Fälle gibt, in denen Lesebestätigungen nur von den Leitern der Organisationseinheiten angefordert werden sollen.

In diesem benötigt Fall das von Ihnen neu zu erstellende Ja/Nein-Feld den Feld-Tag "Lesebestätigung erforderlich (Nur Leiter)" und ebenfalls die Workflow-Kennzeichnungen bei den Auswahloptionen "Ja" und "Nein".
  1. Schalten Sie den neu importierten Workflow "Lesebestätigung" in den Workflow-Einstellungen aktiv.
  2. Entfernen Sie aus dem Prozessmodell des Freigabe-Workflows den Sub-Prozess "Lesebestätigung erforderlich".
Sollten zum aktuellen Zeitpunkt noch Rückmeldungen aus der "alten" Lesebestätigung ausstehen, auf die parallel gewartet werden soll, darf das Objekt nicht gelöscht werden. Entfernen Sie in diesem Fall nur die Verzweigung und die Verbinder, wie im Bild dargestellt, und belassen Sie die Lesebestätigung "lose" im Modell:
Hintergrund: Durch die gesetzten Feld-Tags im Freigabe-Workflow wird zukünftig nach der Veröffentlichung eines Prozesses / Dokuments der neu importierte und eingerichtete Workflow "Lesebestätigung" ausgelöst. Daher wird der bisherige Sub-Prozess "Lesebestätigung erforderlich" nicht mehr benötigt.

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