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Workflow-Templates importieren
CWA bietet mit den Workflow-Templates einfache Standardlösungen zur workflowgestützten Bearbeitung verschiedenster Unternehmensvorgänge an. Die Workflow-Templates können Sie auf dieser Seite kostenlo…
CWA bietet mit den Workflow-Templates einfache Standardlösungen zur workflowgestützten Bearbeitung verschiedenster Unternehmensvorgänge an.
Die Workflow-Templates können Sie auf dieser Seite kostenlos herunterladen und in Ihre SmartProcess-Installation importieren.
Workflow-Templates installieren
- Die herunterladbaren Workflow-Templates sind immer nur mit der neuesten Version von SmartProcess kompatibel. Prüfen Sie vorab, ob Ihre installierte Version von SmartProcess der aufgelisteten Version bei den Downloaddateien entspricht.
- Laden Sie das gewünschte Workflow-Template am Ende dieses Artikels herunter. Die Datei wird im Downloads-Ordner gespeichert.
- Katalogkonfigurationen inklusive Baumstruktur, wenn in den Workflow-Formularen Katalogfelder verwendet werden (siehe Achtungspunkte)
- Textbausteine, die für den Workflow und dessen Aktivitäten angelegt wurden
- Word Reports, die für den Workflow und dessen Aktivitäten angelegt wurden
- Prüfen Sie vor der Durchführung des Imports unbedingt die Achtungspunkte, die in diesem Artikel aufgelistet sind!
- Melden Sie sich in Ihrer SmartProcess-Installation an und navigieren zum Menü Prozesse.
- Wählen Sie im Navigationsbereich den Pfad Import/Export -> Import -> SmartProcess.
- Durchsuchen Sie Ihr Laufwerk nach dem Workflow-Template, wählen es aus und klicken auf <Importieren>. Der Import wird gestartet und kann einige Sekunden dauern. Anschließend sehen Sie im Prozess-Explorer den neu importierten Workflow und können ihn in eine beliebige Prozessgruppe verschieben.
Achtungspunkte
Achten Sie auf doppelte Kataloge | Beim Import der Workflow-Templates wird die Konfiguration von Katalogen, die in den Workflow-Formularen verwendet werden, ebenfalls importiert (die Katalogeinträge werden nicht mit importiert). Dabei findet keine Überprüfung statt, ob es diesen Katalog bereits in Ihrer Installation gibt. Beispiel: - In dem Workflow-Template 'Onboarding' werden Felder von einem "Qualifikationskatalog" verwendet. - In Ihrer Installation von SmartProcess gibt es im Standard bereits einen "Qualifikationskatalog". - Beim Import des 'Onboarding'-Templates wird in Ihrer Installation ein zweiter Qualifikationskatalog erstellt. - Bei Namensgleichheit von originalem und importierten Katalog wird der Name des importierten Katalogs um eine Endung ergänzt und heißt dann "Qualifikationskatalog - Importiert". Damit Sie in Ihren Workflows nicht mit unterschiedlichen Katalogen zu dem gleichen Thema arbeiten, sollte der importierte Katalog vor der Verwendung des Templates bereinigt werden. Dazu löschen Sie im Formulardesigner des importierten Workflow-Templates (und bei Bedarf auch in den Formularen der Workflow-Aktivitäten) die Felder des importierten Katalogs und fügen anschließend die Felder des 'originalen' Katalogs ein. Anschließend kann der importierte Katalog in der Konfiguration gelöscht werden. Fortsetzung des Beispiels: - Nach dem Import öffnen Sie den Formulardesigner des 'Onboarding'-Workflows und löschen aus der Feldgruppe die Katalogfelder, die sich auf den "Qualifikationskatalog - Importiert" beziehen. - Fügen Sie anschließend die Felder aus dem originalen "Qualifikationskatalog" in das Formular ein. - Wenn alle Katalogfelder ausgetauscht wurden, kann der importierte Qualifikationskatalog in der Konfiguration gelöscht werden. |
Achten Sie auf redundante Sub-Workflows | Einige Workflow-Templates enthalten Sub-Workflows, die bereits in Ihrer SmartProcess-Installation vorhanden sein können. Beispiel: In den Templates Beschwerde und Verbesserungsvorschlag wird der Maßnahmen-Workflow als Sub-Workflow verwendet. Durch den Import dieser Templates wird in Ihrer Installation also ein zweiter Maßnahmen-Workflow erstellt. Um die Arbeit mit zwei verschiedenen Workflows zu dem gleichen Thema zu verhindern, sollte diese Doppelung bereinigt werden. Fortsetzung des Beispiels: - Um das zentrale Maßnahmenmanagement mit einem eindeutigen Maßnahmen-Workflow aufrechtzuerhalten, sollte der mit dem Workflow-Template importierte zusätzliche Maßnahmen-Workflow entfernt und durch das Original ersetzt werden. - Bearbeiten Sie dazu das Prozessmodell des importierten Templates, also z. B. von dem Workflow 'Verbesserungsvorschlag'. - Entfernen Sie im Prozessdesigner das Symbol der Maßnahme und fügen über den Reiter 'Prozesse und Aufgaben' im Symbolbereich aus dem Ordner 'Workflows' den originalen Maßnahmen-Workflow ein.  |
Bei gleichen Namen erhalten die importierten Objekte ein Suffix | Wenn mit einem Workflow-Template Kataloge, Katalog-Baumstrukturen, Textbausteine oder Word Reports importiert werden, die es unter dem Namen bereits in Ihrem System gibt, wird der Name des importierten Objekts um den Hinweis "- Importiert" ergänzt. Beispiel: Mit dem Workflow-Template Onboarding wird ein 'Qualifikationskatalog' importiert. Wenn es in Ihrem System bereits einen Katalog mit diesem Namen gibt, erhält der importierte Katalog zur besseren Unterscheidung den Namen 'Qualifikationskatalog - Importiert'. |
Nach dem Import ist der Workflow zunächst inaktiv geschaltet | Im inaktiven Zustand steht der Workflow den Anwendern noch nicht zur Verfügung. So können Sie nach dem Import über die Workflow-Einstellungen zunächst mit Test-Vorgängen den Ablauf in Ruhe ausprobieren. Wenn Sie den Workflow für die Anwender freischalten möchten, können Sie ihn in den Workflow-Einstellungen aktiv schalten. |
Schulungen zu den Workflows oder Workflowanpassungen können als Beratungsleistung beauftragt werden. Kontaktieren Sie uns hierfür bei Bedarf unter smartprocess@cwa.de.
Download Workflow-Templates
Die Workflow-Templates enthalten Übersetzungen für Deutsch und Englisch. Wenn Sie weitere Systemsprachen nutzen, müssen die Felder und Prozessmodelle in die weiteren Sprachen selbstständig übersetzt werden.
Weiterführende Informationen zu den einzelnen Templates finden Sie auf unserer Website.
Name des Workflow-Templates | Download Version 25.3 | Download Version 24.9 | Download Version 23.10 |
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*Beim Import der Lesebestätigung bitte folgenden Hilfeartikel beachten: Lesebestätigung
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