Skip to main content
Inhaltsverzeichnis

Wissensfragen für die Lesebestätigung

Seit der Version 25.11 ist es möglich für Prozesse und Dokumente Wissensfragen zu definieren, die bei der Veröffentlichung mit dem Freigabe-Workflow im Rahmen einer Lesebestätigung an alle Prozessbet…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Seit der Version 25.11 ist es möglich für Prozesse und Dokumente Wissensfragen zu definieren, die bei der Veröffentlichung mit dem Freigabe-Workflow im Rahmen einer Lesebestätigung an alle Prozessbeteiligten bzw. Dokumenten-Anwender zur Beantwortung gesendet werden.

Funktionsübersicht

Die Wissensfragen werden vor der Veröffentlichung mit dem Freigabe-Workflow direkt in den Details des Prozesses / Dokuments definiert. Folgende Features stehen dabei zur Verfügung:

  1. Es können beliebig viele Fragen und zugehörige Antwortmöglichkeiten erstellt werden.
  2. Multiple Choice: Für jede Frage kann eine oder mehrere Antworten als richtig definiert werden (Bei mehreren richtigen Antworten gilt die Frage nur als korrekt beantwortet, wenn der Anwender alle richtigen Optionen ausgewählt hat -> Keine Vergabe von Teilpunkten).
  3. Die Wissensfragen können mit Punkten gewichtet werden, um Fragen mit größerer Relevanz im Gesamtergebnis stärker zu berücksichtigen.
  4. Es kann festgelegt werden, wie viel Prozent der Punkte ein Befragter erreichen muss, damit die Lesebestätigung als "Bestanden" gilt.
  5. In der Konfiguration des Workflows Lesebestätigung kann entschieden werden, nach wie vielen erfolglosen Versuchen die Lesebestätigung als "endgültig nicht bestanden" gilt. Solange dem Befragten noch Versuche zur Verfügung stehen, werden ihm die Wissensfragen nach einem Fehlversuch erneut zugesendet.
  6. Für jede Frage kann sowohl eine Beschreibung als auch eine Hilfestellung für den Fall einer falschen Beantwortung ergänzt werden. Die Beschreibung wird dem Befragten immer angezeigt - die Hilfestellung wird bei den falsch beantworteten Fragen angezeigt, sobald der Befragte alle Fragen der Lesebestätigung abgeschlossen und gespeichert hat.
  7. Für jede veröffentlichte Version eines Prozesses / Dokuments können unterschiedliche Fragen konfiguriert werden. Über einen Verlauf können die Fragen der vorherigen Versionen eingesehen werden.
  8. Alle Fragen und Antwortmöglichkeiten können auf einmal in alle weiteren Systemsprachen übersetzt werden (Voraussetzung ist eine eingerichtete Anbindung von DeepL an SmartProcess)
Für diese Funktion sind Anpassungen an dem Workflow Lesebestätigung erforderlich.

Diese können anhand der unten stehenden Anleitung auf eigene Verantwortung selbstständig eingefügt werden oder Sie beauftragen die Umsetzung der Änderungen bei unserem Beratungsteam (smartprocess@cwa.de).

Notwendige Anpassungen im Workflow "Lesebestätigung" für Bestandskunden

  1. Das Startformular des Sub-Workflows Lesebestätigung abgeben bearbeiten
    1. Das Feld Änderungen am Prozess / Dokument zur Kenntnis genommen über das Stiftsymbol bearbeiten -> In den Feldeigenschaften den Feldtyp auf "Checkbox" ändern und das Feld speichern.
    2. Anschließend dasselbe Feld wieder zur Bearbeitung öffnen, den Bereich Erweiterte Einstellungen aufklappen und in der Auswahl Feld-Tags für Lesebestätigung den Wert Lesen bestätigt auswählen.
  2. Das Prozessmodell des Sub-Workflows Lesebestätigung abgeben bearbeiten
    1. Die Verzweigung "Bestätigt?" öffnen -> Zum Reiter Workflow-Engine wechseln -> Die einzige Bedingung in der Liste anklicken -> In dem Feld Wert die Auswahl "Ja" tätigen und mit OK bestätigen.
    2. Das Endereignis "Erledigt" öffnen -> Über das Stiftsymbol bearbeiten -> Den Namen des Ereignisses auf "Lesebestätigung erfolgreich" ändern und übernehmen.
    3. Ein neues Zwischenereignis per Drag & Drop in das Prozessmodell einfügen -> Das Zwischenereignis öffnen, über das Stiftsymbol den Namen "Nicht bestanden" eintragen und übernehmen.
    4. Aus der Verzweigung "Bestätigt?" einen Verbinder zu dem Zwischenereignis "Nicht bestanden" ziehen, um die Elemente miteinander zu verbinden. Dieser Verbinder muss mit dem Label "Nein" versehen sein.
  3. Das Startformular des Workflows Lesebestätigung bearbeiten
    1. Ein neues Funktionsfeld des Typs Feld aus Aktivität per Drag & Drop in dem Formular erstellen (Das Feld befindet sich im Reiter Erweitert des Formulardesigners) -> Dem Feld den Namen "Lesebestätigung erfolgreich?" zuweisen -> Im Bereich "Funktionsfeld Zuordnung" der Feldeigenschaften den Eintrag Lesebestätigung abgegeben - Änderungen am Prozess / Dokument zur Kenntnis genommen per Drag & Drop von "Verfügbar" in "Zugeordnet" verschieben -> Das Feld speichern und anschließend über das Dreipunktsymbol oder per Rechtsklick "In die versteckten Felder verschieben"
    2. Optional, falls eine maximale Anzahl von Versuchen festgelegt werden soll
      Ein neues Zahlenfeld per Drag & Drop in dem Formular erstellen -> Dem Feld den Namen "Anzahl der Versuche" zuweisen -> In den Feldeigenschaften nach unten scrollen und im Bereich Wertebereich die Nachkommastellen auf "0" setzen -> In den Feldeigenschaften den Bereich Erweiterte Eigenschaften aufklappen und in der Auswahl Feld-Tags für Lesebestätigung den Wert Anzahl Versuche auswählen -> Anschließend das Feld speichern.
    3. Optional, falls eine maximale Anzahl von Versuchen festgelegt werden soll
      Das neue Feld Anzahl der Versuche über das Dreipunktsymbol oder per Rechtsklick "In die versteckten Felder verschieben".
  4. Das Prozessmodell des Workflows Lesebestätigung bearbeiten
    1. Prüfen, ob in dem Prozessmodell der Sub-Workflow Lesebestätigung abgeben noch eine angeforderte Aufgabe ist -> Dafür über das Zahnradsymbol an der Aktivität dessen Workflow-Engine öffnen und ggf. die "Aufgabenanforderung deaktivieren".
    2. Die Verzweigung "Bestätigung abgegeben?" öffnen -> Zum Reiter Workflow-Engine wechseln -> Die einzige Bedingung in der Liste anklicken -> In dem Feld Wert die Auswahl "Ja" tätigen und mit OK bestätigen.
    3. Optional, falls eine maximale Anzahl von Versuchen festgelegt werden soll
      Im Prozessmodell per Drag & Drop eine neue Verzweigung einfügen -> Die Verzweigung öffnen und den Namen "Weiterer Versuch?" zuweisen -> In den Reiter Workflow Engine wechseln und folgende Bedingung hinzufügen:

      Feld

      Anzahl der Versuche

      Funktion

      Wert

      Operator

      <=

      Wertart

      Konstante

      Wert

      Anzahl der Versuche, die dem Befragten eingeräumt werden soll (z. B. 3)


      Anschließend aus der Verzweigung "Bestätigung abgegeben?" einen Verbinder auf die neue Verzweigung "Weiterer Versuch?" ziehen (An dem Verbinder sollte "Nein" stehen).
    4. Ein neues Zwischenereignis per Drag & Drop in das Prozessmodell einfügen -> Das Zwischenereignis öffnen, über das Stiftsymbol den Namen "Wiederholung der Lesebestätigung angefordert" eintragen und übernehmen.
    5. Der nächste Schritt ist abhängig davon, ob Schritt 4c) umgesetzt wurde oder nicht.
      1. Falls 4c) umgesetzt wurde:
        Aus der Verzweigung "Weiterer Versuch?" den ersten Verbinder auf das neue Zwischenereignis "Wiederholung der Lesebestätigung angefordert" ziehen (An dem Verbinder sollte "Ja" stehen) -> Anschließend das Zwischenereignis mit dem Sub-Workflow Lesebestätigung abgeben verbinden -> Den zweiten Verbinder aus der Verzweigung "Weiterer Versuch?" auf das Endereignis ziehen (An dem Verbinder sollte "Nein" stehen)
      2. Falls 4c) nicht umgesetzt wurde:
        Aus der Verzweigung "Bestätigung abgegeben?" einen Verbinder auf das neue Zwischenereignis "Wiederholung der Lesebestätigung angefordert" ziehen -> Das Zwischenereignis mit dem Sub-Workflow Lesebestätigung abgeben verbinden
    6. Das Endereignis "Lesebestätigung abgegeben" öffnen -> Über das Stiftsymbol den Namen auf "Lesebestätigung beendet" ändern und übernehmen

War der Artikel hilfreich?

Lesebestätigung

Kontakt