Version 26.7 - Release Notes

KI-Funktion

• Mit dem SmartAI-Prozessassistenten können Sie neue Prozesse mit KI-Unterstützung auf Basis von manuellen Textbeschreibungen, Dokumenten oder Bildern erstellen und dabei direkt mit Aufgabenbeschreibungen und Zuständigkeiten ausstatten.

• Das SmartAI-Modul wurde um den SmartAI-Wissensfragenassistenten erweitert. Mit diesem ist es möglich die Wissensfragen für die Lesebestätigung durch KI-Unterstützung automatisch generieren zu lassen.

• In den SmartAI-Einstellungen kann nun für die gesamte SmartProcess-Anwendung festgelegt werden, welche Quellen der SmartAI-Chatbot zur Beantwortung der Benutzeranfragen heranziehen soll.

• Mit dem neuen Zusatzmodul MCP-Schnittstelle besteht die Möglichkeit externe KI-Systeme an SmartProcess anzubinden, um mit diesen auf SmartProcess-Inhalte zuzugreifen. Auf diese Weise kann ein externes KI-System veröffentlichte Prozesse, veröffentlichte Dokumente und Wiki-Einträge verwenden, um diese Informationen in einem zentralen KI-System des Unternehmens (z. B. einem Copilot-Agenten) einzubinden.

Prozesse und Dokumente

• Es wurde eine neue Möglichkeit geschaffen, um die Gültigkeit von Prozessen und Dokumenten zu verlängern. Zusätzlich zu der bisherigen manuellen Verlängerung über die Prozess-/Dokumentendetails kann nun mit einem Workflow ein gesteuerter Ablauf definiert werden, der für jede erforderliche Gültigkeitsverlängerung durchlaufen wird.

• Das Fenster zum manuellen Bearbeiten der Gültigkeit von Prozessen / Dokumenten wurde zur besseren Bedienbarkeit besser abgegrenzt. Beim Öffnen der Gültigkeit erfolgt nun zunächst eine schreibgeschützte Anzeige der aktuellen geltenden Gültigkeit mit einem Button, über den sich ein separates Fenster zum manuellen Bearbeiten der Gültigkeit öffnet. Bisher gab es nur ein gemeinsames Fenster, in dem sowohl die aktuelle Gültigkeit angezeigt wurde und in den gleichen Feldern die manuelle Bearbeitung der Gültigkeit erfolgt ist.

Nur Prozesse

• Bei den Prozessmodellierungsobjekten Verzweigung, Gateway und Ereignis wird nun ein "i" neben dem Symbol angezeigt, falls eine Beschreibung in den Eigenschaften des Objekts eingetragen wurde. Wie bei Aufgaben öffnet sich in dem Fall ein Pop-Up-Fenster, wenn man das Objekt in der schreibgeschützten Ansicht des Prozessmodells mit der Maus hovert.

• Beim Versionsvergleich von Prozessen werden nun auch Änderungen an Swimlanes farblich hervorgehoben.

• Die Dateien, die beim SmartProcess-Export eines Prozesses generiert werden, erhalten nun statt einer generischen Bezeichnung den Namen des exportierten Prozesses als Dateinamen.

Neuer Dateiname	Vorheriger Dateiname

• In den Einstellungen für das Prozessmanagement kann ein alternativer Titel für die Funktion des Prozessmanagers eingetragen werden. Dieser wird anschließend bei allen Prozessen in den Prozessdetails angezeigt.

Nur Dokumente

• Wenn in der Listenansicht des Menüs Dokumente veröffentlichte und/oder wiederverwendete Dokumente gelöscht werden sollen, werden deren Status und die Orte der Verwendung in einem separaten Fenster angezeigt. In diesem Fenster kann für jedes Element entschieden werden, wie mit dem Dokument verfahren werden soll.

• Beim Erstellen und Umbenennen von Dokumenten wird im Moment des Speicherns geprüft, ob der Name des Dokuments (nicht der Name der Datei!) bereits für ein anderes Dokument im System vergeben wurde. Falls ja, wird dem Anwender eine Hinweismeldung angezeigt. Die Prüfung auf Namensgleichheit findet in allen aktivierten Inhaltssprachen statt.

• Wenn bei einem bestehenden Dokument die Dateianlage ausgetauscht wird, gleicht das System den Namen der bisherigen Dateianlage mit dem der neuen Dateianlage ab. Weichen die beiden Dateinamen voneinander ab, wird dem Anwender vor dem Austausch ein Hinweis angezeigt, um einem unerwünschten Ersetzen der ursprünglichen Datei durch eine andere vorzubeugen.

• Im Reiter Dokumente der Berechtigungsprofile gibt es ein neues Privileg, mit dem man dem Verantwortlichen aus den Dokumentendetails ausschließlich die Berechtigung zum manuellen Verlängern der Gültigkeit zuweisen kann, ohne weitere Bearbeitungsrechte auf den Inhalt des Dokuments zu gewähren.

• Beim Dokumenten-Metadaten-Import steht nun die ID als zusätzliche Spalte zur Verfügung. Damit können bestehende Dokumente beim Import unabhängig von der Dokumentennummer oder dem Dokumentennamen immer eindeutig identifiziert werden.

Organigramm

• Wenn man im Organigramm die Eigenschaften einer Organisationseinheit oder Rolle öffnet und zum Reiter Prozesse und Dokumente wechselt, steht dort nun zusätzlich die Liste Verantwortlich für zur Verfügung, aus der hervorgeht, bei welchen Prozessen bzw. Dokumenten diese Organisationseinheit / Rolle als Prozesseigner bzw. Dokumentenverantwortlich eingetragen ist. Bisher konnte an dieser Stelle lediglich die Liste Anwender von eingesehen werden.

• Wenn man Organisationseinheiten erstellt oder bearbeitet, wird beim Klick auf Speichern geprüft, ob der Name der Organisationseinheit bereits im Organigramm existiert. Falls Ja, wird ein Warnhinweis zur Information angezeigt.

• Öffnet man im Organigramm eine Rolle, steht in den Eigenschaften unter dem Reiter Qualifikationen nun die Spalte Kategorie in der Liste zur Verfügung.

Vorgangsbearbeitung

• Im Vorgangsfenster befindet sich rechts neben der Vorgangsnummer nun ein kleines Symbol, mit dem der Link zu diesem Vorgang in die Zwischenablage kopiert werden kann. Wenn ein Benutzer diesen Link im Browser aufruft, wird der entsprechende Vorgang in dem Menü "Vorgänge" geöffnet.

• Wenn ein Vorgang durch Änderungen an dem ursprünglich verantwortlichen Benutzer keine Zuordnung mehr hat (z. B. weil der Benutzer gelöscht oder einer anderen Organisationseinheit zugewiesen wurde), wird in Vorgangslisten bei der Spalte Zuständig nun Nicht zugeordnet angezeigt, um diese Vorgänge identifizieren und manuell neu zuordnen zu können. Ergänzend wird dieser Hinweis im Vorgangsfenster unter Zuständig in Klammern hinter dem Organisationspfad angezeigt.

Anzeige in der Vorgangsliste	Anzeige im Vorgangsfenster

• Beim Kopieren von Vorgängen kann nun ausgewählt werden, dass nur die Stammdaten eines Originalvorgangs ohne dessen Aktivitäten kopiert werden. Bisher wurden automatisch immer alle Aktivitäten des Originalvorgangs mitkopiert.

• Geschlossene Vorgänge, die wieder geöffnet werden, werden nun dem öffnenden Benutzer direkt zugeordnet. Zuvor wurde der wiedereröffnete Vorgang der Hauptorganisationseinheit des öffnenden Benutzers zugewiesen.

Workflowmodellierung

• Sub-Vorgänge (z. B. Qualifikation als Sub-Vorgang vom Qualifikationsprofil) haben nun die gleiche Zuständigkeit wie ihr übergeordneter Hauptvorgang, solange sie nicht explizit weitergeleitet werden. Das heißt, dass der Workflow auch ohne Weiterleitung des Sub-Vorgangs eine aktuell zuständige Person / Organisationseinheit ermitteln kann, um davon ausgehend z. B. E-Mails an die aktuell zuständige Person / Organisationseinheit senden oder Weiterleitungen an ein Berechtigungsprofil konfigurieren zu können.

Mobile Web-App

• In der mobilen Web-App sind nun die Workflow-Anwendungen mit den aus der Desktopansicht bekannten Listen Meine, Alle und Geschlossene als eigene Menüs verfügbar (wie z. B. Maßnahme, Lesebestätigung oder Audit).

• Mobile Web-App: In Vorgangslisten unter Filter können die angezeigten Vorgänge nun nach der Zuständigkeit des Vorgangs eingegrenzt werden.

Allgemeines

• Indikator-Benachrichtigung bei neuen Vorgängen in der Desktopversion: Wenn man einen Vorgang zur Bearbeitung weitergeleitet bekommt, wird dies innerhalb weniger Sekunden mit einem Indikator an dem jeweiligen Workflow-Anwendungsmenü und dem Menü Vorgänge angezeigt. Darüber hinaus aktualisiert sich automatisch die Anzeige in der Liste Meine Vorgänge des Benutzers. Auch wenn Vorgänge empfangen werden während der Benutzer ausgeloggt ist, wird beim nächsten Login der Indikator die Anzahl der neu empfangenen Vorgänge anzeigen.

• Lokale (!) Benutzer ohne Active Directory-Anbindung können nun eine Authenticator-App einrichten, um sich bei der Anmeldung in SmartProcess per Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) zu verifizieren. Sobald die App eingerichtet ist, werden vom Anwender neben dem Benutzernamen und Passwort auch der Code aus der Authenticator-App verlangt, um sich erfolgreich einzuloggen. Administratoren können zudem festlegen, dass einzelne oder pauschal alle Benutzer verpflichtend eine MFA einrichten müssen.

• Für bestehende API-Profile kann nun bei Bedarf ein neuer API-Schlüssel generiert werden.

  

• Im Reporting für Vorgänge kann bei einem Listenreport nun auch der Link zu dem entsprechenden Vorgang als Spalte ausgewählt werden.

• Im Reporting steht für Prozesse und Dokumente nun die Spalte Versionsbeschreibung zur Verfügung, in der die Versionsbeschreibung für genau die Version des Prozesses oder Dokuments dargestellt wird, die in der Reportliste angezeigt wird.

• Wenn Listen nach einem Textfeld auf- oder absteigend sortiert werden, erfolgt dies nun nach dem Prinzip der natürlichen Sortierung. Das heißt: Sind in einem Textfeld auch Zahlen eingetragen, werden diese als zusammenhängender Wert und nicht mehr Ziffer für Ziffer betrachtet (z. B. Sortierung 3 -> 8 -> 14 -> 50 statt zuvor 14 -> 3 -> 50 -> 8). Dies wirkt sich in allen Listen aus, wie z. B. Meine Vorgänge, Katalogen oder Reportlisten.

• Beim Exportieren von Listen erhalten die Exportdateien nun einen aussagekräftigen Namen inkl. Zeitstempel, damit man anhand des Dateinamens bereits Rückschlüsse auf den Inhalt ziehen kann.

• Bei der Konfiguration von Spalten wurden die Bezeichnungen zur Übernahme der Spalteneinstellungen auf andere Vorgangslisten und für das Speichern der Konfiguration für alle Benutzer angepasst.