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Objekt: Aufgabe

Eine Aufgabe ist ein in sich geschlossener Teilschritt eines Prozesses. Während der Modellierung im Prozessdesigner kann mit einem Doppelklick auf ein Aufgaben-Symbol dessen Eigenschaften geöffnet we…

Dennis Reichle
geändert von Dennis Reichle

Eine Aufgabe ist ein in sich geschlossener Teilschritt eines Prozesses. Während der Modellierung im Prozessdesigner kann mit einem Doppelklick auf ein Aufgaben-Symbol dessen Eigenschaften geöffnet werden.

Aufgabendetails

Eine Aufgabe kann um verschiedene Eigenschaften ergänzt werden:

Fenster

Eigenschaften

Beschreibung / Details

Über <Details bearbeiten> können der Name und die Nummerierung der Aufgabe geändert werden.

In einem HTML-Textfeld kann zudem eine detaillierte Aufgabenbeschreibung inkl. Bildern und Verlinkungen eingetragen werden

Dass eine Aufgabenbeschreibung eingetragen wurde, zeigt das kleine oben rechts in dem Aufgabensymbol.
Die festgelegte Nummerierung wird unten links im Aufgabensymbol sichtbar.
Zeigt der Anwender in der schreibgeschützten Ansicht des Prozesses mit der Maus auf eine Aufgabe, werden die Beschreibung und zur Aufgabe verknüpfte Artefakte angezeigt, ohne dass die Aufgabe angeklickt werden muss.

Attribute und Artefakte

Über <Hinzufügen> im Bereich Attribute und Artefakte können verschiedene Artefakte mit der Aufgabe verknüpft werden.

Welche Artefakte zu welcher Aufgabe verknüpft wurden, ist auch in der PDF-Vorlage Prozessbeschreibung sichtbar.

Prozessbeteiligte

Über <Hinzufügen> im Bereich Prozessbeteiligte kann festgelegt werden, welche Org.-Einheiten aus dem Organigramm diese Aufgabe durchführen.

Die Tabelle Prozessbeteiligte sollte in den Details einer Aufgabe nur in Ausnahmefällen genutzt werden.
Um festzulegen, welche Org.-Einheiten für die Durchführung einer Aufgabe verantwortlich sind, nutzen Sie Swimlanes.

Verwendet in

Der Bereich 'Verwendet in' zeigt an, in welchen unterschiedlichen Prozessen diese Aufgabe modelliert wurde (siehe Wiederverwenden von Objekten)

Nummerierung von Aufgaben

In den Details von Aufgaben und Sub-Prozessen kann eine Nummer vergeben werden. Die Aufgaben und Sub-Prozesse werden anhand der Nummerierung aufsteigend in der Aktivitätenliste der Prozessdetails und in der Prozessbeschreibung sortiert.

Bei der Nummer handelt es sich um ein Textfeld, sodass für eine Nummerierung auch Buchstaben-/Zahlenkombinationen verwendet werden können. Es gibt 2 Möglichkeiten der Nummerierung:

Manuelle Nummerierung in den Eigenschaften der Aufgabe

Hierfür werden die Eigenschaften von jeder Aufgabe geöffnet und über <Details bearbeiten> eine Nummer eingetragen.

SmartProcess sortiert die Zahlennummerierungen nur nach der führenden Ziffer. Daher empfiehlt sich das Verwenden einer 'führenden Null', damit die Sortierung der Aufgaben richtig erfolgt, also '01' statt '1'.

Nummerierungsmodus im Prozessdesigner

Mit einem Klick auf den Button <Nr.> in der Formatierungsleiste des Prozessdesigners öffnet sich am rechten Bildschirmrand eine Liste aller Aktivitäten im Prozessmodell.

Sie können die Aufgaben nun per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge ziehen. Die aktuell markierte Aufgabe wird dabei im Prozessmodell hervorgehoben.

Die neue Nummerierung können Sie mit <Nummerierung speichern> übernehmen oder mit <Abbrechen> verwerfen und zum ursprünglichen Zustand zurückkehren.

Die hier vorgenommene Nummerierung kann anschließend jederzeit über die manuelle Nummerierung der Aufgaben wieder überschreiben werden.

Aufgabentypen

Mit einem Rechtsklick auf die Aufgabe im Prozessmodell kann optional ein Aufgabentyp ausgewählt werden. um die Art der Aufgabe zu spezifizieren.

Zur Auswahl stehen:

Benutzer-Aufgabe

Kennzeichnet eine Aufgabe, die ein Mensch manuell ausführt, nachdem er von einem IT-System dazu aufgefordert wurde.

Bsp.: Ein Mitarbeiter wird am Monatsanfang vom ERP-System aufgefordert eine Kennzahl zu erfassen und gibt anschließend den aktuellen Wert in das System ein.

Service-Aufgabe

Kennzeichnet eine Aufgabe, bei der Dienstleistungsaufgaben von automatisierten Anwendungen oder Webservices durchgeführt werden.

Skript-Aufgabe

Kennzeichnet eine Aufgabe, die durch die Business Process Engine direkt ausgeführt werden kann.

Manuelle Aufgabe

Kennzeichnet eine Aufgabe, die ein Mensch manuell ausführt, nachdem er von einem anderen Menschen manuell dazu aufgefordert wurde.

Bsp.: Ein Mitarbeiter erhält von einem Kollegen telefonisch den Auftrag ihm Unterlagen aus dem Archiv herauszusuchen.

Empfangen-Aufgabe

Kennzeichnet eine Aufgabe, die erst startet, wenn von einer dritten Person eine Nachricht eingegangen ist.

Bsp.: Die Aufgabe "Antrag bearbeiten" lässt sich erst ausführen, wenn ein Kunde einen Antrag per E-Mail gesendet hat.

Senden-Aufgabe

Kennzeichnet eine Aufgabe, die damit endet, dass eine Nachricht an eine dritte Person gesendet wird.

Bsp.: Die Aufgabe "Angebot erstellen" endet damit, dass einem Interessenten das Angebot per E-Mail zugesendet wird.

Geschäftsregel-Aufgabe

Kennzeichnet eine Aufgabe, bei der eine Geschäftsregel angewendet wird

Bsp.: Die Ermittlung des Rabatts für einen Kunden in Abhängigkeit von der Laufzeit, laufenden Kosten und der Auftragshöhe.

Aktivitätsmarkierungen

Mit einem Rechtsklick auf die Aufgabe kann festgelegt werden, ob und wie eine Aufgabe wiederholt ausgeführt wird.

Sequentiell

Eine Aufgabe, die so oft wiederholt wird, wie es die gegebene Situation erfordert. Durchführungen erfolgen einzeln nacheinander und die Menge an Wiederholungen kann direkt zu Beginn bestimmt werden.

  • Eine Bestellung über fünf verschiedene Artikel ist eingegangen. Für jede Position führt eine Person im Lager eine Bestandsprüfung durch.
  • Ein LKW liefert x Paletten Ware an. Aus jeder angelieferten Palette wird eine Probe gezogen.

Parallel

Eine Aufgabe, die so oft wiederholt wird, wie es die gegebene Situation erfordert. Durchführungen erfolgen alle parallel und die Menge an Wiederholungen kann direkt zu Beginn bestimmt werden.

  • Eine Bestellung über fünf verschiedene Artikel ist eingegangen. Für alle Positionen wird im Warenwirtschaftssystem eine Bestandsprüfung angestoßen.
  • Alle genommenen Proben werden im Labor automatisiert gleichzeitig ausgewertet.

Schleife

Eine Aufgabe, die solange wiederholt durchgeführt wird, bis ein definiertes Ziel erreicht ist. Durchführungen erfolgen einzeln nacheinander und die Menge der Wiederholungen ist zu Beginn nicht absehbar.

  • Einen Entwurf so oft überarbeiten, bis keine Änderungswünsche mehr eingehen.

Keine

Eine Aufgabe, die einmal durchgeführt wird.

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Objekt: Sub-Prozess

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