Objekt: Artefakte Kennzahl, Risiko, Kontrolle, Chance

Allgemeines

	Kennzahl
	Risiko
	Kontrolle
	Chance

Wenn Kennzahlen, Risiken, Kontrollen oder Chancen als Objekte in das Prozessmodell eingefügt wurden, sind sie anschließend auch in den Prozessdetails unterhalb vom Prozessmodell in den entsprechenden Tabellen sichtbar. In diesen Tabellen können dem Prozess mit dem Button <Hinzufügen> ebenfalls Kennzahlen, Risiken oder Chancen zugewiesen werden, ohne dass hierfür ein extra Symbol im Prozessmodell auftaucht.

Dabei gilt der Grundsatz, dass Objekte, die in dem Prozessmodell per Drag & Drop angelegt wurden, auch nur über die Bearbeitung des Prozessmodells wieder entfernt werden können (im Beispiel 'Anteil Ausschuss'). Objekte, die in den Tabellen in den Prozessdetails angelegt wurden, können über das Mülleimer-Symbol auch wieder entfernt werden, ohne das Prozessmodell zu bearbeiten (im Beispiel 'Anzahl Aufträge).'

Kennzahl

Das Artefakt Kennzahl wird im Prozessmodell genutzt, um Zusammenhänge darzustellen, wie z. B.:

• Ein Prozess oder eine Aufgabe in einem Prozess beeinflusst den Wert einer Unternehmenskennzahl
• Bei einer Aufgabe im Prozessablauf muss eine bestimmte Kennzahl erfasst oder berücksichtigt werden

Im Beispiel wird dargestellt, dass sich die Aufgabe 'Maschine produzieren' auf die Kennzahl 'Anteil Ausschuss' auswirkt und diese im Prozessablauf beobachtet werden muss.

Mit einem Doppelklick auf das Symbol werden zusätzliche Informationen für diese Kennzahl eingeblendet und können bearbeitet werden. Dazu gehören:

• Der Name der Kennzahl sowie eine detailliertere Beschreibung
• Ein Hyperlink, um zu weiterführenden Informationen oder einem Ansprechpartner für die Kennzahl zu verlinken
• Das Hinterlegen der Formel zur Berechnung der Kennzahl im Feld Berechnungsbasis
• Unternehmensinterne Ziel- und Grenzwerte für die Kennzahl
• Die Einheit, in der die Kennzahl gemessen wird
• Das Intervall, in dem die Kennzahl regelmäßig erfasst werden soll (Messfrequenz)
• Im Bereich 'Verwendet in' wird angezeigt, in welchen Prozessen die Kennzahl wiederverwendet wurde
• Über Datei hinzufügen kann eine oder mehrere Dateianlagen hinzugefügt werden, in denen z. B. ein Dokument hinterlegt wird für den Fall, dass die Kennzahl momentan schlechter bewertet ist, als der anvisierte Grenzwert.

Verknüpfung zu einem Kennzahlen-Vorgang

Um die im Prozess dokumentierte Kennzahl auch aktiv in SmartProcess erfassen und auswerten zu können, muss ein neuer Vorgang des Kennzahlen-Workflows erstellt oder ein bereits bestehender Kennzahlenvorgang mit diesem Objekt verknüpft werden.

Das sich öffnende Fenster ist das Hauptformular des Kennzahlen-Workflows, womit thematisch vom Prozessmanagement in die Vorgangsbearbeitung gewechselt wird. In dem Formular werden die Daten aus dem Kennzahlen-Objekt übernommen.

Lediglich das Feld 'Verantwortlich' muss noch gefüllt werden, denn der Vorgang muss nun einer Person zugewiesen werden, damit diese wöchentlich von SmartProcess an die Erfassung der Kennzahl 'Anteil Ausschuss' erinnert wird. Mit einem Klick auf die Lupe öffnet sich die Benutzerverwaltung, aus der ein verantwortlicher Benutzer ausgewählt werden kann. Mit einem Klick auf Speichern wird der Kennzahlen-Vorgang gestartet.

Wenn der Kennzahlen-Vorgang auf diese Weise erstellt oder alternativ verknüpft wird, ist der Vorgang mit dem Kennzahlen-Objekt aus dem Prozessmodell verknüpft, was auch im Eigenschaftenfenster des Kennzahlen-Objekts sichtbar wird.

Die Verknüpfung kann zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder gelöst bzw. ersetzt werden:

Risiko

Das Artefakt Risiko wird im Prozessmodell genutzt, um Zusammenhänge darzustellen, wie z. B:

• Aufgrund der Durchführung einer Aufgabe kann ein Risiko für das Unternehmen entstehen
• Bei der Durchführung einer Aufgabe ist ein Risiko zu berücksichtigen

Im Beispiel besteht bei der Aufgabe 'Produktion vorbereiten' das Risiko, dass ein Lieferant die benötigten Produktionsmittel nicht rechtzeitig oder gar nicht liefert und bei der Aufgabe 'Maschine produzieren' das Risiko, dass die Natur durch den Produktionsprozess zu sehr belastet wird und die Richtwerte überschreitet.

Mit einem Doppelklick auf das Symbol werden zusätzliche Informationen für diese Risiken eingeblendet und können bearbeitet werden. Dazu gehören:

• Der Name des Risikos sowie eine detailliertere Beschreibung
• Ein Hyperlink, um zu weiterführenden Informationen oder einem Ansprechpartner für das Risiko zu verlinken
• Die Risikoklasse, bei der eine Klassifizierung in ein hohes, mittleres oder niedriges Risiko erfolgen kann
• Im Bereich 'Verwendet in' wird angezeigt, in welchen Prozessen das Risiko wiederverwendet wurde
• Über Datei hinzufügen kann eine oder mehrere Dateianlagen hinzugefügt werden, indem z. B. die Behandlungsstrategie für dieses Risiko festgehalten ist

Verknüpfung zu einem Workflow-Vorgang

Das Risiko-Modellierungsobjekt kann mit einem oder mehreren Risiko-Vorgängen verknüpft werden, um das dokumentierte Risiko aus dem Prozessmodell auch aktiv in einem Vorgang zu überwachen.

Im Gegensatz zu dem Kennzahlen-Modellierungsobjekt ist die Verknüpfung eines Workflow-Vorgangs beim Risiko-Modellierungsobjekt flexibler gestaltet:

• Mit <Neu erstellen> kann ein neuer Vorgang eines beliebigen Workflows erstellt und damit gleichzeitig zu dem Risiko-Objekt im Prozessmodell verknüpft werden

• Mit <Verknüpfen> kann ein bereits erstellter Risiko-Vorgang nachträglich zu dem Risiko-Objekt im Prozessmodell verknüpft werden
• Mit <Verknüpfung lösen> kann die Verknüpfung von Workflow-Vorgängen zu dem Risiko-Objekt nachträglich wieder entfernt werden

Chance

Das Artefakt Chance wird im Prozessmodell genutzt, um darzustellen, wann sich bei der Durchführung eines Prozesses oder einer Aufgabe Chancen für das Unternehmen ergeben könnten, die geprüft und ggf. genutzt werden.

Im Beispiel besteht bei der Aufgabe 'Produktion vorbereiten' die Chance, dass das benötigte Material für die Produktion zu geringeren Einkaufskosten erworben werden kann. Es sollte also regelmäßig eine Überprüfung stattfinden, ob der Preis des Lieferanten noch gerechtfertigt ist oder neu verhandelt werden sollte.

Die Eigenschaften des Chancen-Objekts entsprechen bis auf die Risikoklasse denen des Risiko-Objekts.

Das Objekt Chance kann mit einem oder mehreren Workflow-Vorgängen verknüpft werden, um die im Prozessmodell dokumentiere Chance auch aktiv regelmäßig in SmartProcess zu überprüfen und zu bewerten. Die Möglichkeiten der Verknüpfung sind dabei identisch mit den Möglichkeiten, die beim Risiko-Objekt aufgezeigt wurden.

Kontrolle

Das Artefakt Kontrolle wird im Prozessmodell genutzt, um darzustellen, dass es für bestehende Prozessrisiken entsprechende Kontrollmechanismen gibt. Sie werden also wahlweise direkt mit dem Risiko oder einer zugehörigen Aufgabe verbunden.

Die Eigenschaften des Kontrolle-Objekts entsprechen bis auf die Risikoklasse denen des Risiko-Objekts.

Das Objekt Kontrolle kann mit einem oder mehreren Workflow-Vorgängen verknüpft werden, um die im Prozessmodell dokumentiere Kontrolle auch aktiv regelmäßig in SmartProcess zu überprüfen und zu bewerten. Die Möglichkeiten der Verknüpfung sind dabei identisch mit den Möglichkeiten, die beim Risiko-Objekt aufgezeigt wurden.

Reporting

Im Menü Reporting besteht die Möglichkeit sich die modellierten Kennzahlen, Risiken und Chancen über alle Prozesse hinweg auszuwerten. Dabei kann z. B. eine Übersicht aller Kennzahlen aufgelistet werden, die im Unternehmen erfasst werden, inklusive einem Bezug dazu, von welchem Prozessablauf die Bewertung dieser Kennzahl beeinflusst wird.